22.05.2025
L’envoi de factures PDF par e-mail non crypté est une pratique courante dans le quotidien des entreprises. Mais cette solution prétendument simple comporte bien des risques – cela va des distributions erronées aux incertitudes sur le plan juridique. Avec eBill et l’e-facture B2B, les entreprises qui souhaitent établir des factures de manière plus sûre et plus efficace disposent d’alternatives prometteuses.
Vous voulez en finir avec l’envoi de factures PDF par e-mail? PostFinance vous accompagne pas à pas dans l’introduction d’eBill et de l’e-facture B2B.
Une comptabilité professionnelle commence par le choix d’un type de facture approprié – une étape essentielle pour obtenir des processus efficaces et fluides. Pour de nombreuses entreprises, la solution la plus simple pour émettre des factures reste l’envoi de factures au format PDF jointes à un e-mail – du moins, en apparence. Cette méthode évite d’avoir à imprimer, mettre sous pli et affranchir comme c’est le cas avec la facture papier classique, ce qui réduit massivement la charge de travail manuel. De plus, les factures PDF sont créées rapidement et envoyées en toute simplicité. Mais à l’ère du numérique, la facturation évolue elle aussi constamment et recèle un fort potentiel. Notre vue d’ensemble porte sur quatre types de factures et souligne les différences qui existent en termes de degré de numérisation et de traitement.
| Critères | Facture papier | Envoi de facture PDF par e-mail | Facture hautement numérique | Facture structurée sous forme numérique |
|---|---|---|---|---|
| Critères Format |
Facture papier Document imprimé sur papier |
Envoi de facture PDF par e-mail PDF (non structuré) |
Facture hautement numérique Formats de données structurés (input) et eBill, y c. pdf (output) |
Facture structurée sous forme numérique Formats de données structurés |
| Critères Degré de numérisation des données |
Facture papier Non disponible |
Envoi de facture PDF par e-mail Faible (lisible) |
Facture hautement numérique Élevé |
Facture structurée sous forme numérique Très élevé (structuration totale) |
| Critères Canal d’envoi |
Facture papier Distribution physique par la Poste |
Envoi de facture PDF par e-mail E-mail ou portails clients |
Facture hautement numérique Électronique via l’interface dans le logiciel d’entreprise ou les plateformes telles que le portail eInvoicing de PostFinance |
Facture structurée sous forme numérique Électronique via l’interface dans le logiciel d’entreprise ou les plateformes comme le portail eInvoicing de PostFinance |
| Critères Canal de réception |
Facture papier Boîte aux lettres |
Envoi de facture PDF par e-mail Boîte de réception d’e-mails |
Facture hautement numérique Portail eBill dans l’e-banking (eBill avec PDF) |
Facture structurée sous forme numérique Logiciel d’entreprise ou sur une plateforme comme le portail eInvoicing de PostFinance |
| Critères Automatisation du traitement |
Facture papier Aucune |
Envoi de facture PDF par e-mail Possibilité d’automatisation partielle par le biais d’étapes intermédiaires |
Facture hautement numérique Possibilité d’automatisation partielle par le biais d’étapes intermédiaires |
Facture structurée sous forme numérique Automatisation intégrale ERP à ERP |
| Critères Archivage |
Facture papier Archivage physique ou archivage électronique avec scannage au préalable |
Envoi de facture PDF par e-mail Électronique au format PDF |
Facture hautement numérique Électronique par téléchargement du fichier PDF |
Facture structurée sous forme numérique Électronique dans des formats de données structurés |
Intéressons-nous de plus près aux factures PDF, largement répandues: il s’agit en réalité de copies numériques de factures papier, qui se présentent sous la forme d’une image. Les factures PDF sont donc, certes, des documents électroniques, mais elles ne peuvent pas être lues automatiquement par des logiciels – le format PDF ne s’y prêtant pas. Les conséquences en sont des ruptures de médias et la nécessité de saisir les factures manuellement ou via des étapes intermédiaires dans le système de facturation.
Le canal d’envoi est une autre problématique des factures PDF: l’envoi de factures PDF par e-mail non sécurisé ou non crypté peut être risqué, aussi bien lors de l’envoi que de la réception des factures.
Les risques liés à l’envoi de factures PDF par e-mail peuvent être réduits, par exemple en envoyant les documents via des canaux sécurisés ou des portails clients, en protégeant les fichiers contre la modification, en apposant une signature numérique et en faisant confirmer la réception de la facture par la ou le destinataire. Du côté des destinataires, il faut redoubler de vigilance face aux fraudes à la facture PDF.
Les factures hautement numériques ou les factures structurées sous forme numérique, comme celles proposées par PostFinance avec eBill ou l’e-facture B2B, présentent bien d’autres atouts. Ces deux solutions optimisent l’ensemble du processus – de l’envoi au traitement – au regard des points suivants:
eBill et l’e-facture B2B éliminent systématiquement le risque lié à l’émission d’e-mails en envoyant les factures directement et en toute sécurité dans l’e-banking ou le système ERP. Les erreurs d’envoi ou les tentatives d’escroquerie sont ainsi pratiquement exclues.
Avec un traitement entièrement automatisé des factures dans le secteur B2B, l’e-facture B2B met fin au traitement manuel des données de facturation – que ce soit lors de l’envoi ou de la réception des factures. Le risque d’erreurs dans les processus de facturation est ainsi réduit et le délai d’exécution est amélioré. En outre, l’e-facture B2B permet d’atteindre une qualité et une exhaustivité maximales des informations de paiement grâce au format structuré sous forme numérique (p. ex. XML). Si, par exemple, les numéros de lots doivent figurer sur la facture, ils sont transmis directement d’un système ERP à un autre via les champs correspondants dans les fichiers.
Les factures structurées répondent aux exigences légales de traçabilité et de conformité aux normes de révision . Elles permettent par exemple de garantir l’authenticité, l’inaltérabilité, l’exhaustivité, la disponibilité et l’intelligibilité des informations de facturation archivées pendant la durée de conservation de dix ans (sous réserve de délais de prescription et de cas spéciaux).
Avec eBill et l’e-facture B2B, vous bénéficiez d’un soutien complet dans le passage de votre clientèle à la facturation numérique. En tant qu’émettrice ou émetteur de factures, vous pouvez vérifier par le biais de requêtes quels sont les particuliers ou les petites entreprises qui souhaitent recevoir des factures eBill (fonction look-up) ou quels partenaires commerciaux utilisent l’e-facture B2B (La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory). La comparaison est ainsi facilitée.
C’est un fait: le passage à des factures hautement numériques requiert un investissement initial. L’utilisation d’eBill ou de l’e-facture B2B implique la mise en place d’interfaces, l’adaptation des processus et la formation du personnel. Mais l’effort en vaut la peine. Les entreprises profitent en effet de formats de facturation innovants tant pour l’envoi que pour la réception des factures. PostFinance propose également une solution adaptée aux entreprises qui continuent d’envoyer des factures papier: Paper Bill permet d’externaliser et d’automatiser au maximum l’impression et l’envoi de factures papier – et ce, via la même interface que celle utilisée pour les factures électroniques eBill et l’e-facture B2B.
Découvrez dans notre livre blanc les méthodes de facturation adaptées aux secteurs B2C et B2B, et comment économiser du temps et de l’argent à long terme en passant à des formats structurés sous forme numérique.
De nombreuses entreprises envoient encore des factures PDF par e-mail non crypté – une procédure qui n’est pas sans risques, tels des erreurs et des escroqueries. L’avenir est à la facture hautement numérique, qui utilise notamment des formats XML: très élaborée, elle permet une automatisation et une intégration complètes avec les systèmes comptables, ce qui accroît la sécurité et l’efficacité, tant du côté des émettrices et émetteurs de factures que des destinataires.
