22.05.2025
Inviare fatture in PDF non cifrate per e-mail è una consuetudine molto diffusa nelle aziende. Ma questa soluzione apparentemente semplice cela dei rischi: dal mancato recapito alle incertezze giuridiche. Le imprese che desiderano emettere fatture in modo più sicuro ed efficiente possono adottare alternative innovative come eBill e l’e-fattura B2B.
Volete dire addio all’invio delle fatture in formato PDF per e-mail? PostFinance vi accompagna passo dopo passo nell’introduzione di eBill e dell’e-fattura B2B.
Una contabilità professionale inizia dalla scelta del tipo di fattura più adatto, che rappresenta la base per sviluppare processi efficienti e impeccabili. Per molte aziende, l’invio di fatture in PDF per e-mail continua a essere la soluzione più semplice, almeno in apparenza. Rispetto alla classica fattura cartacea, vengono meno la stampa, l’imbustamento, le spese di porto, ovvero gran parte del lavoro manuale. Inoltre, le fatture in formato PDF possono essere generate rapidamente e spedite con estrema semplicità. Tuttavia, nell’era digitale, anche la fatturazione è in continua evoluzione e offre un grande potenziale. Di seguito presentiamo quattro tipologie di fatture, mettendo in evidenza le differenze in termini di grado di digitalizzazione e di elaborazione.
| Criteri | Fattura cartacea | Invio fattura PDF per e-mail | Fattura altamente digitalizzata | Fattura strutturata in formato digitale |
|---|---|---|---|---|
| Criteri Formato |
Fattura cartacea Documento stampato su carta |
Invio fattura PDF per e-mail PDF (non strutturato) |
Fattura altamente digitalizzata Formati di dati strutturati (input) e eBill incl. PDF (output) |
Fattura strutturata in formato digitale Formati di dati strutturati |
| Criteri Grado di digitalizzazione dei dati |
Fattura cartacea Non disponibile |
Invio fattura PDF per e-mail Basso (otticamente leggibile) |
Fattura altamente digitalizzata Elevato |
Fattura strutturata in formato digitale Molto elevato (completamente strutturato) |
| Criteri Canale di invio |
Fattura cartacea Recapito fisico per posta |
Invio fattura PDF per e-mail E-mail o portali clienti |
Fattura altamente digitalizzata Elettronico tramite interfaccia nel software aziendale o piattaforme come il portale eInvoicing di PostFinance |
Fattura strutturata in formato digitale Elettronico tramite interfaccia nel software aziendale o piattaforme come il portale eInvoicing di PostFinance |
| Criteri Canale di ricezione |
Fattura cartacea Cassetta delle lettere |
Invio fattura PDF per e-mail E-mail in arrivo |
Fattura altamente digitalizzata Portale eBill nell’e-banking (eBill con PDF) |
Fattura strutturata in formato digitale Software aziendale o su una piattaforma come l’eInvoicing di PostFinance |
| Criteri Automazione dell’elaborazione |
Fattura cartacea Nessuna |
Invio fattura PDF per e-mail Automazione parziale possibile tramite passaggi intermedi |
Fattura altamente digitalizzata Automazione parziale possibile tramite passaggi intermedi |
Fattura strutturata in formato digitale Automazione completa da ERP a ERP |
| Criteri Archiviazione |
Fattura cartacea Archiviazione fisica o archiviazione elettronica previa scansione |
Invio fattura PDF per e-mail Elettronica in formato PDF |
Fattura altamente digitalizzata Elettronica tramite download del file PDF |
Fattura strutturata in formato digitale Elettronica in formati di dati strutturati |
Ma osserviamo ancora più da vicino le fatture in PDF, così ampiamente diffuse: si tratta fondamentalmente di copie digitali di fatture cartacee, riprodotte sotto forma di immagine. Questo significa che, sebbene siano documenti elettronici, le fatture PDF non possono essere lette direttamente dai programmi software, poiché il formato PDF non è stato concepito per questo scopo. Ne derivano interruzioni mediali e la necessità di inserire le fatture nel sistema di fatturazione manualmente o tramite passaggi intermedi.
Un’ulteriore sfida legata alle fatture in PDF è il canale di trasmissione: l’invio per e-mail dei documenti contabili in questo formato senza protezione o cifratura può comportare dei rischi, sia per la spedizione sia per la ricezione.
I rischi legati all’invio di fatture PDF tramite e-mail possono essere ridotti, ad esempio, optando per canali di spedizione sicuri o portali clienti, proteggendo i file da modifiche non autorizzate, apponendo la firma digitale e chiedendo una conferma di ricezione alla persona destinataria. Anche i destinatari, da parte loro, devono prestare attenzione alle frodi.
Una formula ancora più vantaggiosa è rappresentata dalle fatture altamente digitalizzate o strutturate in formato digitale, come quelle offerta da PostFinance con eBill o l’e-fattura B2B. Queste due soluzioni ottimizzano l’intero processo, dall’invio all’elaborazione, nei punti indicati di seguito.
Sia eBill sia l’e-fattura B2B azzerano il rischio legato all’invio per e-mail, poiché le fatture vengono trasmesse direttamente e in modo sicuro all’e-banking o all’ERP. Questo elimina praticamente errori di invio o tentativi di frode.
L’e-fattura B2B consente inoltre un’elaborazione completamente automatizzata delle fatture nel settore B2B. Non è più necessario elaborare manualmente i dati delle fatture, né in fase di invio né di ricezione. Ciò riduce la possibilità di errori nei processi di fatturazione, accelerando i tempi di elaborazione. Inoltre, grazie al formato strutturato digitalmente (ad es. XML), l’e-fattura B2B garantisce la massima qualità e completezza delle informazioni di pagamento. Se, ad esempio, sulla fattura devono essere indicati i numeri di lotto, questi vengono trasmessi direttamente da ERP a ERP tramite appositi campi nei file.
Le fatture strutturate soddisfano i requisiti legali in materia di tracciabilità e sicurezza di revisione . Queste fatture consentono, ad esempio, di garantire l’autenticità, l’immutabilità, la completezza, la disponibilità e la comprensibilità delle informazioni contenute nelle fatture, per tutta la durata di archiviazione obbligatoria di dieci anni (salvo termini di prescrizione e casi particolari).
Con eBill e l’e-fattura B2B ricevete un supporto completo per accompagnare la vostra clientela verso la fatturazione digitale. In qualità di emittenti di fatture, potete verificare quali privati o piccole imprese desiderano ricevere fatture eBill (funzione Lookup) o quali partner commerciali utilizzano l’e-fattura B2B (Il link si apre in una nuova finestra eDirectory). Questo semplifica il confronto.
Sicuramente il passaggio a fatture altamente digitalizzate comporta un investimento iniziale: per utilizzare eBill o l’e-fattura B2B è necessario configurare interfacce, adeguare i processi e formare il personale. Ma è un impegno che ripaga. Infatti, i formati di fatturazione innovativi offrono vantaggi concreti alle aziende, sia nell’invio sia nella ricezione delle fatture. PostFinance offre una soluzione ideale anche a tutte le aziende che continuano a inviare fatture cartacee: con Paper Bill è possibile esternalizzare e automatizzare al massimo la stampa e l’invio delle fatture cartacee, utilizzando la stessa interfaccia dedicata alle fatture elettroniche eBill e alle e-fatture B2B.
Scoprite nel nostro white paper quali sono le procedure più adatte alla fatturazione nei settore B2C e B2B e come risparmiare tempo e costi nel lungo periodo passando a formati strutturati digitalmente.
L’invio non cifrato di fatture PDF via e-mail è ancora una consuetudine in molte aziende. Tuttavia, questa modalità cela vari rischi come errori di trasmissione e tentativi di frode. Il futuro appartiene alle fatture altamente digitalizzate basate, ad esempio, su formati XML: queste soluzioni rappresentano un importante passo avanti poiché consentono l’automazione completa e l’integrazione con i sistemi contabili. Il risultato è un incremento della sicurezza e dell’efficienza, sia per chi emette sia per chi riceve le fatture.
