22.05.2025
PDF-Rechnungen unverschlüsselt per E-Mail zu versenden, ist im Geschäftsalltag weit verbreitet. Doch hinter der vermeintlich einfachen Lösung verbergen sich Risiken: von fehlerhaften Zustellungen bis hin zu rechtlichen Unsicherheiten. Unternehmen, die ihre Rechnungen sicherer und effizienter stellen wollen, haben mit eBill und der E-Rechnung B2B zukunftsfähige Alternativen.
Sie möchten Schluss machen mit dem E-Mail-Versand von PDF-Rechnungen? PostFinance begleitet Sie Schritt für Schritt bei der Einführung von eBill und der E-Rechnung B2B.
Ein professionelles Rechnungswesen beginnt mit der Wahl einer passenden Rechnungsart – sie bildet die Grundlage für effiziente und reibungslose Prozesse. Für viele Unternehmen gilt beim Rechnungsversand nach wie vor das Verschicken von Rechnungen als PDF-Anhang per E-Mail als die einfachste Lösung– zumindest auf den ersten Blick. Im Vergleich zur klassischen Papierrechnung entfallen Druck, Kuvertierung, Porto und damit ein grosser Teil des manuellen Aufwands. Zudem lassen sich PDF-Rechnungen schnell erstellen und unkompliziert versenden. Doch im digitalen Zeitalter entwickelt sich auch Rechnungsstellung stetig weiter und bietet grosses Potenzial. Unsere Übersicht zeigt vier ausgewählte Rechnungsarten und wie sich diese im Digitalisierungsgrad und der Verarbeitung unterscheiden.
| Kriterien | Papierrechnung | PDF-Rechnung per E-Mail-Versand | Hoch digitalisierte Rechnung | Digital strukturierte Rechnung |
|---|---|---|---|---|
| Kriterien Format |
Papierrechnung Gedrucktes Dokument auf Papier |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand PDF (nicht strukturiert) |
Hoch digitalisierte Rechnung Strukturierte Datenformate (Input) und eBill inkl. pdf (Output) |
Digital strukturierte Rechnung Strukturierte Datenformate |
| Kriterien Digitalisierungsgrad der Daten |
Papierrechnung Nicht vorhanden |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand Niedrig (optisch lesbar) |
Hoch digitalisierte Rechnung Hoch |
Digital strukturierte Rechnung Sehr hoch (voll strukturiert) |
| Kriterien Versandkanal |
Papierrechnung Physische Zustellung per Post |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand E-Mail oder Kundenportale |
Hoch digitalisierte Rechnung Elektronisch via Schnittstelle in der Businesssoftware oder Plattformen wie dem eInvoicing-Portal von PostFinance |
Digital strukturierte Rechnung Elektronisch via Schnittstelle in der Businesssoftware oder Plattformen wie dem eInvoicing-Portal von PostFinance |
| Kriterien Empfangskanal |
Papierrechnung Briefkasten |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand E-Mail-Posteingang |
Hoch digitalisierte Rechnung eBill-Portal im E-Banking (eBill mit PDF) |
Digital strukturierte Rechnung Businesssoftware oder auf einer Plattform wie dem eInvoicing-Portal von PostFinance |
| Kriterien Automatisierung der Verarbeitung |
Papierrechnung Keine |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand Teilautomatisierung über Zwischenschritte möglich |
Hoch digitalisierte Rechnung Teilautomatisierung über Zwischenschritte möglich |
Digital strukturierte Rechnung Vollständig Automatisierung von ERP zu ERP |
| Kriterien Archivierung |
Papierrechnung Physische Ablage bzw. elektronische Ablage bei vorgängigem Einscannen |
PDF-Rechnung per E-Mail-Versand Elektronisch im PDF-Format |
Hoch digitalisierte Rechnung Elektronisch durch Download der PDF-Datei |
Digital strukturierte Rechnung Elektronisch in strukturierten Datenformaten |
Doch werfen wir nochmals einen genaueren Blick auf die weit verbreiteten PDF-Rechnungen: Im Grunde handelt es sich dabei um digitale Kopien von Papierrechnungen, die in Form eines Bildes dargestellt werden. Das heisst: PDF-Rechnungen sind zwar elektronische Dokumente, die aber nicht ohne weiteres automatisch von Softwareprogrammen ausgelesen werden können. Denn dafür wurde das PDF-Format nicht konzipiert. Die Folge sind Medienbrüche und die Notwendigkeit, Rechnungen manuell oder über Zwischenschritte in das Rechnungssystem einzupflegen.
Eine weitere Herausforderung von PDF-Rechnungen ist der Versandkanal: Werden PDF-Rechnungen ungesichert bzw. unverschlüsselt per E-Mail verschickt, kann dies Risiken bergen – sowohl beim Rechnungsversand als auch beim Rechnungsempfang.
Die Risiken des E-Mail-Versands von PDF-Rechnungen lassen sich verringern – etwa, indem man als Rechnungssteller:in die PDF-Rechnungen über gesicherte Kanäle oder Kundenportale versendet, die Dateien gegen Bearbeitung schützt, sie digital signiert und den Erhalt der Rechnung von der Empfänger:in bestätigen lässt. Oder dass man als Empfänger:in bei PDF-Rechnungen wachsam auf Betrug ist.
Noch vorteilhafter sind hoch digitalisierte Rechnungen bzw. digital strukturierte Rechnungen, wie sie PostFinance mit eBill bzw. der E-Rechnung B2B anbietet. Diese beiden Lösungen optimieren den gesamten Prozess vom Versand bis zur Verarbeitung – in folgenden Punkten:
Sowohl eBill als auch die E-Rechnung B2B schalten das Risiko des E-Mail-Versands konsequent aus, indem die Rechnungen direkt und sicher ins E-Banking bzw. ins ERP verschickt werden. Fehlversände oder Betrugsversuche werden damit praktisch ausgeschlossen.
Die E-Rechnung B2B erlaubt darüber hinaus eine vollständig automatisierte Verarbeitung von Rechnungen im B2B-Bereich. Die manuelle Verarbeitung der Rechnungsdaten entfällt – sowohl beim Rechnungsversand als auch beim Rechnungsempfang. Dadurch sinkt die Fehleranfälligkeit in den Rechnungsprozessen und die Durchlaufzeit steigt. Zudem ermöglicht die E-Rechnung B2B dank dem digital strukturierten Format (z. B. XML) eine maximale Qualität und Vollständigkeit der Zahlungsinformationen. Müssen zum Beispiel Chargennummern in der Rechnung ausgewiesen sein, wird dies über entsprechende Felder in den Files direkt von ERP zu ERP übermittelt.
Strukturierte Rechnungen erfüllen gesetzliche Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit . Sie ermöglichen es zum Beispiel, die Echtheit, Unveränderbarkeit, Vollständigkeit, Verfügbarkeit und Verständlichkeit der archivierten Rechnungsinformationen während der Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren (Verjährungsfristen und Spezialfälle vorbehalten) sicherzustellen.
Mit eBill und der E-Rechnung B2B erhalten Sie umfassende Unterstützung bei der Umstellung Ihrer Kund:innen auf die digitale Rechnung. Als Rechnungssteller:in können Sie über Abfragen prüfen, welche Privatpersonen oder Kleinunternehmen eBill-Rechnungen empfangen wollen (Look-up-Funktion) bzw. welche Geschäftspartner:innen die E-Rechnung B2B nutzen (Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory). Dies macht einen Abgleich leicht.
Korrekt ist, dass die Umstellung auf hoch digitalisierte Rechnungen mit einem initialen Aufwand verbunden ist: Um eBill oder die E-Rechnung B2B zu nutzen, müssen Schnittstellen eingerichtet, Prozesse angepasst und Mitarbeitende geschult werden. Doch der Aufwand lohnt sich. Denn von den zukunftsfähigen Rechnungsformaten profitieren die Unternehmen sowohl beim Versand als auch beim Empfang von Rechnungen. PostFinance bietet auch all jenen Unternehmen eine ideale Lösung an, die nach wie vor Papierrechnungen versenden: Mit Paper Bill kann der Druck und Versand von Papierrechnungen ausgelagert und maximal automatisiert werden – über dieselbe Schnittstelle, die auch für die elektronischen Rechnungen eBill und die E-Rechnung B2B genutzt wird.
Erfahren Sie in unserem Whitepaper, welche Verfahren sich für die Rechnungsstellung im B2C- und B2B-Bereich eignen – und wie Sie durch Umstellung auf digital strukturierte Formate langfristig Zeit und Kosten sparen.
Der unverschlüsselte E-Mail-Versand von PDF-Rechnungen gehört heute noch zum Alltag vieler Unternehmen. Doch diese bergen Risiken wie zum Beispiel Fehlversände und Betrug. Die Zukunft gehört den hoch digitalisierten Rechnungen, die beispielsweise XML-Formate verwenden: Sie stellen einen grossen Fortschritt dar, da sie eine vollständige Automatisierung und Integration mit Buchhaltungssystemen erlauben. Dies erhöht die Sicherheit und die Effizienz – auf Seiten der Rechnungssteller:innen wie der Empfänger:innen.
