Offene Rechnung: Was tun, wenn Kund:innen nicht zahlen?

Die Zahlungsfrist ist abgelaufen: was jetzt zählt

Prüfen Sie zuerst, ob die Zahlung inzwischen eingegangen ist oder noch Fragen zur Rechnung offen sind. Ist die Rechnung weiterhin unbezahlt, ist rechtlich entscheidend, wann der Verzug beginnt.

Wurde ein bestimmter Zahlungstermin vereinbart, kann der Verzug bereits mit Ablauf dieses Termins eintreten. Andernfalls braucht es grundsätzlich eine Mahnung. Wie oft Sie mahnen, ist in der Schweiz gesetzlich nicht vorgeschrieben.

Oft reicht eine freundliche Zahlungserinnerung

Bei Kund:innen, die sonst pünktlich zahlen, lässt sich eine offene Rechnung manchmal bereits mit einem Anruf oder einer E-Mail klären. Vielleicht ist die Rechnung schlicht untergegangen. Bleibt die Zahlung aus, schicken Sie eine schriftliche Zahlungserinnerung und nennen darin ein neues Zahlungsdatum. Üblich ist eine Frist von 10 bis 14 Tagen.

Wenn die Zahlungserinnerung nichts bewirkt

Ist die neue Zahlungsfrist verstrichen, können Sie verbindlicher mahnen. Nennen Sie nochmals den offenen Betrag und setzen Sie eine neue Zahlungsfrist. Bleibt auch diese ohne Wirkung, können Sie in einer letzten Mahnung eine Betreibung ankündigen.

Verzugszins: Wann sind 5 Prozent geschuldet?

Geraten Kund:innen mit einer Geldschuld in Verzug, beträgt der gesetzliche Verzugszins nach Art. 104 Abs. 1 OR grundsätzlich 5 Prozent pro Jahr. Ab wann er geschuldet ist, hängt davon ab, wann der Verzug beginnt.

Haben Sie einen bestimmten Zahlungstermin als Verfalltag vereinbart, tritt der Verzug grundsätzlich mit Ablauf dieses Tages ein. Wurde kein Verfalltag vereinbart, braucht es grundsätzlich eine Mahnung, um den Verzug auszulösen.

Wurde vertraglich ein höherer Zinssatz vereinbart, kann dieser auch während des Verzugs gelten.

Wann dürfen Sie Mahngebühren verlangen?

Anders als beim Verzugszins gibt es für Mahngebühren keine gesetzlich festgelegte Pauschale. Möchten Sie für den zusätzlichen Mahnaufwand eine Gebühr verrechnen, muss diese in der Regel vertraglich vereinbart worden sein, zum Beispiel in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen, die Bestandteil des Vertrags sind.

Auch nach der Mahnung bleibt die Rechnung offen

Ist auch die letzte Zahlungsfrist verstrichen, können Sie eine Betreibung einleiten. Prüfen Sie vorher, ob die Forderung berechtigt ist und ob sich eine Betreibung angesichts des offenen Betrags und der Erfolgsaussichten lohnt.

So leiten Sie eine Betreibung ein

Für die Betreibung reichen Sie beim zuständigen Betreibungsamt ein Betreibungsbegehren ein. Das Betreibungsamt stellt daraufhin einen Zahlungsbefehl aus.

Die betriebene Person kann innerhalb von zehn Tagen Rechtsvorschlag erheben und damit die Forderung bestreiten. Die Betreibung wird für den bestrittenen Betrag vorerst gestoppt. Möchten Sie die Forderung weiter durchsetzen, müssen Sie den Rechtsvorschlag beseitigen. Je nach vorhandenen Unterlagen geschieht dies über ein Rechtsöffnungsverfahren oder indem Sie die Forderung gerichtlich geltend machen. Danach können Sie die Betreibung fortsetzen. 

Mit tilbago können Sie Betreibungen digital einleiten und die einzelnen Schritte online verwalten.

Was kostet eine Betreibung?

Die Kosten einer Betreibung hängen unter anderem von der Höhe der Forderung ab. Bei kleineren Forderungen fallen entsprechend tiefere Gebühren an. Je nach Verfahrensverlauf können zusätzliche Kosten entstehen, beispielsweise wenn Rechtsvorschlag erhoben wird und weitere rechtliche Schritte nötig sind.

Die Betreibungskosten müssen Sie zunächst vorschiessen. Grundsätzlich trägt sie jedoch die betriebene Person, sofern die Forderung berechtigt ist. Eine Betreibung garantiert nicht, dass Sie Ihr Geld erhalten. Reichen die finanziellen Mittel der betriebenen Person nicht aus, kann die Forderung ganz oder teilweise offenbleiben.

So lassen sich Zahlungsausstände künftig reduzieren

Klare Zahlungsbedingungen, eine zeitnahe Rechnungsstellung und der passende Rechnungsweg können dazu beitragen, dass Rechnungen schneller bezahlt werden.

Rechnungen zeitnah stellen und klare Zahlungsfristen vereinbaren

Versenden Sie die Rechnung möglichst direkt nach Abschluss des Auftrags und nennen Sie ein konkretes Fälligkeitsdatum. Je nach Auftrag kann auch eine kürzere Zahlungsfrist als 30 Tage sinnvoll sein. Bei grösseren Aufträgen reduzieren Anzahlungen oder Teilzahlungen den Betrag, den Sie bis zur vollständigen Bezahlung vorfinanzieren müssen.

Zahlungsfähigkeit bei grösseren Aufträgen prüfen

Bei neuen Geschäftsbeziehungen oder höheren Auftragssummen kann eine Bonitätsprüfung helfen, das Ausfallrisiko vor Vertragsabschluss einzuschätzen. Ein Betreibungsregisterauszug zeigt beispielsweise, ob gegen ein Unternehmen oder eine Person Betreibungen verzeichnet sind. Er bildet die Zahlungsfähigkeit jedoch nicht vollständig ab.

Rechnungen digital versenden

Digitale Rechnungen gelangen direkt dorthin, wo sie verarbeitet und bezahlt werden: eBill ins E-Banking von Privatkund:innen, E-Rechnungen B2B in die Systeme von Geschäftskund:innen. Das reduziert manuelle Schritte bei der Verarbeitung und kann den Zahlungseingang beschleunigen.

Hinweis: Dieser Beitrag vermittelt die wichtigsten Grundlagen zu offenen Rechnungen, Mahnungen und Betreibungen in der Schweiz. Welche rechtlichen Schritte im Einzelfall möglich sind, hängt unter anderem von der Forderung und den getroffenen Vereinbarungen ab. Lassen Sie sich bei Bedarf von einer Rechtsfachperson beraten.