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Rapport d’expérience: externaliser efficacement les factures papier

20.05.2025

De trois jours à deux minutes par facturation: avec la solution d’externalisation Paper Bill de PostFinance et le soutien du prestataire de services DATA UNIT AG, Evard Antennenbau AG a considérablement simplifié et automatisé l’envoi de ses factures papier. Résultat? Un gain d’efficacité au quotidien et plus de place pour les tâches à valeur ajoutée.

En bref

  • L’envoi de ses factures papiers impliquait une lourde charge de travail en interne pour Evard Antennenbau AG.
  • Avec Paper Bill de PostFinance et DATA UNIT AG, l’entreprise a pu externaliser et automatiser le processus.
  • Découvrez dans ce rapport d’expérience comment l’entreprise économise du temps, des coûts et des ressources internes.

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La facturation papier, un processus chronophage

Jusqu’à une date récente, l’entreprise de télécommunications Evard Antennenbau AG imprimait, emballait et envoyait encore toutes ses factures papier en interne – un travail fastidieux très chronophage et exigeant de mobiliser des ressources personnelles et matérielles. En outre, la machine utilisée pour emballer les documents avait souvent du mal à traiter le volume requis.

«Paper Bill nous facilite nettement le travail.»

Pascal Sahli, responsable administration & ventes chez Evard Antennenbau AG

Le papier reste le format préféré pour les factures

Lors du changement du système ERP l’an dernier, l’entreprise a décidé qu’elle devait absolument repenser aussi son processus d’envoi de factures papier. Le fournisseur, qui propose des services mobiles en plus d’Internet, de la télévision et de la téléphonie et qui exploite son propre réseau câblé dans la région de Seeland, envoie en effet 47’000 factures par an, dont les deux tiers environ au format papier. «Avant, chaque facturation pouvait prendre jusqu’à trois jours et nécessitait de mobiliser deux personnes – le processus était donc tout simplement obsolète», raconte Pascal Sahli, responsable administration & ventes chez Evard Antennenbau AG. L’objectif était de concevoir un processus plus léger et plus efficace. «C’est vrai que nous recevons chaque semaine de plus en plus d’inscriptions eBill», ajoute-t-il. Mais selon lui, le papier reste encore bel et bien le format que préfère la clientèle en matière de facturation.

L’externalisation, une étape logique

L’entreprise de télécommunications a donc recherché un service d’externalisation et a opté pour Paper Bill de PostFinance: avec cette solution, elle n’effectue plus le traitement de ses factures papier en interne. Le nouveau processus est très simple. Evard Antennenbau AG envoie ses données de facturation au prestataire de services DATA UNIT AG. Ce dernier les transmet à son tour dans le bon format à PostFinance, qui se charge de l’impression et de l’envoi: ainsi, les factures sont distribuées à la clientèle en toute fiabilité et dans le respect des délais souhaités. «Dorénavant, le processus de facturation ne nécessite de mobiliser qu’une seule personne et peut être lancé en à peine deux minutes – ensuite, le reste se fait tout seul», explique Pascal Sahli. Cela facilite nettement le travail de l’entreprise. Les membres du personnel qui se consacraient auparavant à l’envoi des factures peuvent maintenant s’occuper d’autres tâches.

Paper Bill: plus qu’une solution d’externalisation

Avec Paper Bill, les entreprises profitent non seulement d’une solution centralisée pour l’impression et l’envoi de leurs factures papier, mais elles peuvent aussi bénéficier d’un soutien en matière d’optimisation de la gestion des retours – grâce aux informations sur le statut, qui leur permettent de gérer plus facilement leurs données de transaction et de base.

Enfin, Paper Bill leur propose deux évaluations pour identifier en toute simplicité les destinataires de factures pouvant recevoir des factures numériques:

  • eBill Lookup Report: indique les clientes et les clients (particuliers et petites entreprises) déjà inscrits en tant que destinataires de factures sur eBill;
  • eDirectory Lookup Report: identifie les destinataires potentiels des e-factures B2B dans le secteur de la clientèle commerciale.

Les entreprises peuvent ainsi réduire de manière ciblée la part de factures papier – et profiter d’un processus de facturation encore plus efficace et durable.

Une solution universelle pour tous les formats de facturation

La solution est pratique pour Evard Antennenbau AG, car l’entreprise peut envoyer ses données de facturation à DATA UNIT AG comme elle a déjà l’habitude de le faire pour ses factures eBill. «Nous avons fait en sorte que notre solution permette à la clientèle de livrer ses données de manière universelle, et ce, qu’elle utilise eBill, Paper Bill ou tout autre type de format», relate Raphael Bucheli, consultant ERP chez DATA UNIT AG. Après avoir participé à l’introduction d’eBill, DATA UNIT AG a aussi mis en œuvre récemment Paper Bill pour le compte d’Evard Antennenbau AG. Le conseiller technique de PostFinance a suivi de près le projet.

Une mise en œuvre fluide et rapide

La tâche a été très simple pour le prestataire de services. «Lorsqu’une entreprise est déjà en mesure d’envoyer des factures eBill, le passage à Paper Bill est simple sur le plan technique, et introduire eBill n’est pas compliqué non plus», affirme Raphael Bucheli. Et comment les choses se sont-elles déroulées pour le client? Le principal défi a consisté à préparer correctement les données depuis le système ERP afin de pouvoir différencier les factures eBill et les factures papier. «Mais nous avons rapidement résolu ce problème avec all4cloud, notre partenaire ERP, et DATA UNIT AG: si le formulaire que nous envoyons à DATA UNIT AG comporte l’ID destinataire, c’est qu’il s’agit d’une facture eBill. Si le champ correspondant est vide, il s’agit alors d’une facture papier», explique Pascal Sahli. Enfin, tout s’est accéléré: avec les clarifications préalables, la mise en œuvre a duré environ deux mois.

Approche gagnante: une préparation minutieuse

Que conseille Pascal Sahli aux entreprises qui envisagent de franchir le pas? «L’important est que les données clients soient exactes et complètes – c’est à la base de tout.» En outre, Pascal Sahli recommande de réaliser au préalable un calcul des coûts complets afin de déterminer la charge que représente actuellement l’envoi de factures – et ce, en tenant compte de tous les frais de matériel et de personnel. «Sans cela, impossible d’estimer de manière réaliste si le changement en vaut vraiment la peine. Le nombre de factures envoyées par l’entreprise joue ici un rôle déterminant.» Il est aussi conseillé de commencer à collaborer assez tôt avec les partenaires participants. «C’est une bonne idée de contacter assez tôt le partenaire ERP, le prestataire de services et PostFinance pour clarifier tous les détails, par exemple les modalités de tri ou de regroupement des factures lorsque l’on en envoie plusieurs au même destinataire.»

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Entretien avec Raphael Bucheli, consultant ERP chez DATA UNIT AG pour l’introduction de Paper Bill chez Evard Antennenbau AG

«Nous lançons et mettons rapidement en œuvre des add-ons en collaboration avec nos clientes et clients, que nous accompagnons à chaque étape. C’est intéressant pour eux.»

  • En tant que prestataire de services et partenaire de projet, nous nous sommes occupés de l’add-on dans le système ERP. Notre clientèle peut ainsi passer plus facilement aux solutions de facturation numériques, qu’il s’agisse de Paper Bill, d’eBill ou de l’e-facture B2B. Grâce à l’add-on, les clientes et clients n’ont plus besoin de veiller à ce que leurs données soient livrées à PostFinance dans le bon format. Nous nous chargeons pour eux de transformer les données qu’ils nous envoient depuis leur système ERP et de les livrer ensuite à PostFinance.

  • Nous lançons et mettons rapidement en œuvre des add-ons en collaboration avec nos clientes et clients, que nous accompagnons à chaque étape. C’est intéressant pour eux. Nous respectons en outre des normes de sécurité élevées, que ce soit avec le format PDF/A-3 répondant aux exigences de sécurité juridique ou avec notre infrastructure utilisée par tous les services.

  • Je pense qu’il est important que les trois parties – la cliente ou le client, PostFinance et nous en tant que prestataire de services – collaborent selon une approche orientée vers les solutions. Tout le monde est gagnant lorsque les informations circulent de manière optimale au sein de ce trio.

Contexte: Paper Bill, eBill et e-facture

PostFinance permet aux entreprises de numériser leur processus d’envoi de factures. Trois produits sont proposés en ce sens: eBill pour l’envoi de factures à des particuliers et à de petites entreprises, l’e-facture B2B d’un système ERP à un autre pour la clientèle commerciale et Paper Bill pour les factures papier. Toutes ces solutions fonctionnent avec la même interface: l’entreprise qui émet la facture livre directement ses données de facturation à PostFinance ou fait appel à un prestataire de services pour s’en charger, puis PostFinance veille à ce que les factures soient distribuées à leurs destinataires via le canal souhaité – avec eBill dans l’e-banking, avec l’e-facture B2B dans le système ERP ou avec Paper Bill dans la boîte aux lettres des destinataires.

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