20.05.2025
Von drei Tagen auf zwei Minuten pro Rechnungslauf: Mit der Outsourcing-Lösung Paper Bill von PostFinance und der Unterstützung des Service-Provider DATA UNIT AG hat die Evard Antennenbau AG ihren Papierrechnungsversand radikal vereinfacht und automatisiert. Das Resultat: mehr Effizienz im Alltag und mehr Freiraum für wertschöpfende Tätigkeiten.
Möchten auch Sie Ihren Rechnungsversand zukunftsfit machen? Gerne beraten Sie unsere Expert:innen zu Paper Bill und weiteren Lösungen für den automatisierten Rechnungsversand.
Noch vor Kurzem wurden beim Telekommunikationsunternehmen Evard Antennenbau AG sämtliche Papierrechnungen im eigenen Haus gedruckt, verpackt und versendet – ein aufwändiger Prozess, der nicht nur viel Zeit, sondern auch personelle und materielle Ressourcen band. Hinzu kam, dass die eingesetzte Einpackmaschine häufig an ihre Grenzen stiess.
«Für uns bedeutet Paper Bill eine spürbare Entlastung.»
Pascal Sahli, Bereichsleiter Administration & Verkauf Evard Antennenbau AG
Mit dem Wechsel des ERP-Systems im vergangenen Jahr war klar: Auch der Papierrechnungsversand sollte überdacht werden. Denn die Anbieterin von Internet, TV, Telefonie und Mobilediensten, die im Seeland ein eigenes Kabelnetz betreibt, verschickt von den jährlich insgesamt 47’000 Rechnungen rund zwei Drittel auf Papier. «Früher waren bei jedem Rechnungslauf zwei Personen bis zu drei Tage beschäftigt – das war einfach nicht mehr zeitgemäss», sagt Pascal Sahli, Bereichsleiter Administration & Verkauf bei der Evard Antennenbau AG. Ziel war es, den Prozess zu verschlanken und effizienter zu gestalten. «Wir erhalten zwar wöchentlich immer mehr eBill-Anmeldungen», erklärt er. Aber Papier bleibe wohl bei den Kund:innen bis auf Weiteres die bevorzugte Rechnungsart.
Das Telekommunikationsunternehmen schaute sich nach einem Outsourcing-Service um und entschied sich für Paper Bill von PostFinance: Mit dieser Lösung werden die Papierrechnungen nun extern verarbeitet. Der neue Ablauf ist denkbar einfach. Die Evard Antennenbau AG schickt ihre Rechnungsdaten an den Service-Provider DATA UNIT AG. Dieser wiederum leitet sie im passenden Format an PostFinance weiter, die sich um den Druck und Versand kümmert, sodass die Rechnungen zuverlässig zum gewünschten Termin bei den Kund:innen eintreffen. «Heute braucht es nur noch eine Person und gerade mal zwei Minuten, bis der Rechnungslauf angestossen ist – und ab dann läuft alles von allein», so Sahli. Für das Unternehmen bedeutet das eine spürbare Entlastung. Mitarbeitende, die früher mit dem Rechnungsversand beschäftigt waren, können nun anderweitig eingesetzt werden.
Mit Paper Bill profitieren Unternehmen nicht nur von einer zentralen Lösung für den Druck und Versand von Papierrechnungen. Auf Wunsch unterstützt die Lösung auch beim Optimieren des Retourenmanagements – dank Statusrückmeldungen, die die Pflege ihrer Transaktions- und Stammdaten erleichtern.
Ausserdem bietet Paper Bill zwei Auswertungen, mit denen Unternehmen einfach erkennen, bei welchen Rechnungsempfänger:innen eine Umstellung auf digitale Rechnungen möglich ist:
So können Unternehmen den Anteil an Papierrechnungen gezielt reduzieren – und Rechnungen noch effizienter und nachhaltiger stellen.
Praktisch ist, dass die Evard Antennenbau AG ihre Rechnungsdaten auf die gleiche Art und Weise an die DATA UNIT AG übermitteln kann, wie es sich das Unternehmen schon von den eBill-Rechnungen gewohnt ist. «Wir haben unsere Lösung so aufgesetzt, dass die Kund:innen ihre Daten universal einliefern können – ganz gleich, ob sie eBill, Paper Bill oder andere Formate nutzen», erklärt Raphael Bucheli, ERP-Consultant bei der DATA UNIT AG. Im Auftrag der Evard Antennenbau AG hat die DATA UNIT AG bereits die Einführung von eBill unterstützt und jetzt auch Paper Bill umgesetzt. Dabei eng begleitet wurde das Projekt vom technischen Berater von PostFinance.
Der Aufwand auf Seite des Serviceproviders war gering. «Wenn ein Unternehmen schon eBill-Rechnungen verschicken kann, ist der Sprung auf Paper Bill aus technischer Sicht klein, wobei auch die Einführung von eBill keine grosse Sache ist», führt Raphael Bucheli aus. Und wie lief es auf Kundenseite? Die grösste Herausforderung habe darin bestanden, die Daten aus dem ERP-System korrekt aufzubereiten, um zwischen eBill und Papierrechnung unterscheiden zu können. «Das war mit unserem ERP-Partner all4cloud und der DATA UNIT AG aber schnell gelöst: Ist im Formular, das wir DATA UNIT AG zukommen lassen, die Payer-ID hinterlegt, handelt es sich um eine eBill. Ist das entsprechende Feld leer, dann handelt es sich um eine Papierrechnung», berichtet Sahli. Auch zeitlich ging alles schnell: Die Umsetzung inklusive Vorabklärungen dauerte rund zwei Monate.
Seine Tipps für Unternehmen, die denselben Schritt erwägen: «Wichtig ist, dass die Kundendaten korrekt und vollständig sind – das ist die Basis für alles.» Zudem rät Sahli dazu, im Vorfeld mit einer Vollkostenrechnung zu analysieren, welchen Aufwand man aktuell für den Rechnungsversand betreibt – inklusive aller Material- und Personalkosten. «Nur so lässt sich realistisch einschätzen, ob sich eine Umstellung überhaupt lohnt. Das hängt allem voran davon ab, wie viele Rechnungen ein Unternehmen verschickt.» Auch die Zusammenarbeit mit den beteiligten Partnern sollte frühzeitig beginnen. «Es lohnt sich, früh mit dem ERP-Partner, dem Service-Provider und PostFinance in Kontakt zu treten und alle Details zu klären – etwa, wie Rechnungen sortiert oder zusammengefasst werden sollen, wenn mehrere an dieselbe Empfänger:in gehen.»
Möchten Sie berechnen, wie viel Sie Ihre Rechnungsprozesse kosten? Mit einer Vollkostenrechnung schaffen Sie Klarheit.
Mehr erfahren über die Vollkostenrechnung im Blogbeitrag «Mit der Vollkostenrechnung Rechnungsprozesse optimieren».
«Unsere Kund:innen profitieren davon, dass wir die Einführung von Add-ons gemeinsam mit ihnen zügig anpacken und umsetzen und wir sie bei jedem Schritt begleiten.»
Als Service-Provider und Projektpartner haben wir uns ums Add-on im ERP gekümmert. Dieses erleichtert es unseren Kund:innen, auf digitale Rechnungslösungen umzusteigen – sei dies Paper Bill, eBill oder die E-Rechnung B2B. Dank dem Add-on müssen sich die Kund:innen nicht mehr darum kümmern, dass ihre Daten im korrekten Format bei PostFinance eintreffen. Die Transformation der Daten, die sie uns aus ihrem ERP übermitteln, sowie die Einlieferung der transformierten Daten an PostFinance übernehmen wir für sie.
Unsere Kund:innen profitieren davon, dass wir die Einführung von Add-ons gemeinsam mit ihnen zügig anpacken und umsetzen und dass wir sie bei jedem Schritt begleiten. Zudem gewährleisten wir hohe Sicherheitsstandards – sei dies mit dem rechtssicheren PDF/A-3-Format oder mit unserer Infrastruktur, auf der alle Services laufen.
Förderlich ist sicherlich eine lösungsorientierte Zusammenarbeit zwischen allen drei Parteien – der Kund:in, PostFinance und uns als Service-Provider. Wenn in diesem Dreiergespann die Informationen optimal zusammenlaufen, gibt es eine Win-win-win-Situation.
PostFinance bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihren Rechnungsversand zu digitalisieren. Dafür gibt es drei Produkte: eBill für den Versand an Privatpersonen und Kleinunternehmen, die E-Rechnung B2B von ERP zu ERP im Geschäftskundenbereich und Papier Bill für Papierrechnungen. Alle drei Lösungen funktionieren über dieselbe Schnittstelle: Rechnungsstellende Unternehmen liefern ihre Rechnungsdaten via Service-Provider oder direkt an PostFinance ein und PostFinance sorgt dafür, dass die Rechnungen im gewünschten Kanal bei den Empfänger:innen ankommen – eBill im E-Banking, die E-Rechnung B2B im ERP und Paper Bill im Briefkasten der Empfänger:innen.
