20.05.2025
Da tre giorni a due minuti per ogni fatturazione: con la soluzione di outsourcing Paper Bill di PostFinance e il supporto del fornitore di servizi DATA UNIT AG, l’azienda Evard Antennenbau AG ha semplificato e automatizzato radicalmente l’invio di fatture cartacee. Il risultato? Più efficienza nella vita quotidiana e più spazio da dedicare alle attività che creano valore.
Volete rendere anche voi l’invio di fatture a prova di futuro? Il nostro personale esperto sarà lieto di consigliarvi su Paper Bill e altre soluzioni per l’invio automatizzato delle fatture.
Fino a poco tempo fa, tutte le fatture cartacee dell’azienda di telecomunicazioni Evard Antennenbau AG venivano stampate, imbustate e spedite internamente : un processo che assorbiva non solo tempo, ma anche risorse umane e materiale. Inoltre il macchinario per l’imbustamento utilizzato si scontrava spesso con i propri limiti.
«Paper Bill ha alleggerito sensibilmente il nostro lavoro»
Pascal Sahli, responsabile dell’unità Amministrazione e vendita di Evard Antennenbau AG
Con il passaggio, l’anno scorso, al nuovo sistema ERP l’azienda ha capito che anche la spedizione delle fatture cartacee avrebbe dovuto essere rivista. Il fornitore di servizi internet, televisivi, di telefonia e di telefonia mobile, che gestisce una propria rete via cavo nel Seeland, invia infatti circa due terzi delle sue 47’000 fatture annuali su carta. «Prima per ogni fatturazione venivano impiegate due persone, a volte anche per tre giorni : questo modo di lavorare non era più al passo con i tempi» afferma Pascal Sahli, responsabile Amministrazione e vendite di Evard Antennenbau AG. L’obiettivo era pertanto snellire il processo e renderlo più efficiente. «Ogni settimana riceviamo sempre più registrazioni a eBill», afferma. Ma per il momento la fatturazione cartacea rimane la soluzione preferita dalla clientela.
L’azienda di telecomunicazioni, che cercava un servizio di outsourcing, ha optato per Paper Bill di PostFinance: così ora le fatture cartacee vengono elaborate esternamente. Il nuovo processo è molto semplice. L’Evard Antennenbau AG invia i dati di fatturazione al fornitore di servizi DATA UNIT AG, che li trasmette a sua volta a PostFinance nel formato appropriato. PostFinance si occupa della stampa e della spedizione per far arrivare le fatture alla clientela in modo affidabile alla data desiderata. «Oggi basta una sola persona e servono appena due minuti per avviare il processo di fatturazione: da qui in poi si svolge tutto in modo automatizzato», afferma Sahli. Paper Bill ha alleggerito sensibilmente il lavoro dell’azienda. Il personale che prima era impegnato nella spedizione delle fatture ora può dedicarsi ad altre mansioni.
Con Paper Bill le aziende beneficiano di una soluzione centralizzata che non solo consente la stampa e l’invio di fatture cartacee, ma supporta anche su richiesta l’ottimizzazione della gestione degli invii di ritorno, grazie a feedback sullo stato che facilitano la gestione dei dati di base e delle transazioni.
Paper Bill offre inoltre alle aziende la possibilità di effettuare due analisi per identificare facilmente con quali destinatari è possibile passare alle fatture digitali:
Le aziende possono così ridurre in modo mirato la percentuale di fatture cartacee e di emettere fatture in modo ancora più efficiente e sostenibile.
La possibilità di trasmettere i dati delle fatture a DATA UNIT AG con le stesse modalità con cui l’azienda Evard Antennenbau AG è già abituata a ricevere fatture eBill è particolarmente pratica. «Abbiamo configurato la nostra soluzione in modo che la clientela possa inviare dati in modo universale, indipendentemente dal fatto che utilizzi eBill, Paper Bill o altri formati», spiega Raphael Bucheli, consulente ERP di DATA UNIT AG. Su incarico dell’Evard Antennenbau AG, DATA UNIT AG ha già supportato l’implementazione di eBill e ora ha introdotto anche Paper Bill. Il progetto è stato seguito da vicino dal consulente tecnico di PostFinance.
L’investimento da parte del fornitore di servizi è stato contenuto. «Se un’azienda è già in grado di inviare fatture eBill, il passaggio a Paper Bill comporta un investimento minimo dal punto di vista tecnico. Anche introdurre eBill non è complicato», afferma Raphael Bucheli. Come è andata sul fronte del cliente? Il problema principale è stato preparare correttamente i dati presenti nel sistema ERP per poter distinguere tra eBill e fatture cartacee. «Ma il problema è stato risolto in tempi brevi con il nostro partner ERP all4cloud e con DATA UNIT AG: se il PayerID è registrato nel modulo che inviamo a DATA UNIT AG, si tratta di un eBill. Se, invece, il campo corrispondente è vuoto, la fattura è cartacea», precisa Sahli. Anche i tempi d’implementazione sono stati rapidi: circa due mesi, inclusi i chiarimenti preliminari.
I suoi consigli alle aziende che stanno pensando di compiere lo stesso passo: «La condizione essenziale è che i dati della clientela siano corretti e completi ». Sahli consiglia anche di analizzare a monte, effettuando un calcolo complessivo, i costi attuali d’invio delle fatture, compresi quelli di materiale e personale. «È l’unico modo per valutare con cognizione di causa se vale la pena cambiare. La decisione dipende soprattutto dal numero di fatture inviate dall’azienda». Anche la collaborazione con i partner coinvolti dovrebbe iniziare sin dalle prime battute. «Vale la pena contattare tempestivamente il partner ERP, il fornitore di servizi e PostFinance e chiarire tutti i dettagli, per esempio come smistare o raggruppare le fatture se molte di queste sono indirizzate allo stesso destinatario».
Volete calcolare quanto vi costano i processi di fatturazione? Scopritelo effettuando un calcolo dei costi complessivi.
Scoprite di più sul calcolo dei costi complessivi nell’articolo «Ottimizzare i processi di fatturazione con il calcolo dei costi complessivi».
«Gestiamo e attuiamo rapidamente insieme alla clientela l’introduzione di add-on e garantiamo un affiancamento in ogni fase del processo, e questo è per l’azienda un vantaggio».
In qualità di fornitori di servizi e partner di progetto ci occupiamo dell’add-on nell’ERP. Ciò facilita alla nostra clientela il passaggio a soluzioni di fatturazione digitale , che si tratti di Paper Bill, eBill o e-fattura B2B. Grazie all’add-on, le e i clienti non devono più preoccuparsi che i loro dati arrivino a PostFinance nel formato corretto. Trasformiamo i dati che ci inviano dal loro ERP e li trasmettiamo a PostFinance.
«Gestiamo e attuiamo rapidamente insieme alla clientela l’introduzione di add-on e garantiamo un affiancamento in ogni fase del processo, e questo è per l’azienda un vantaggio». Assicuriamo inoltre elevati standard di sicurezza grazie sia al formato PDF/A-3, legalmente sicuro, sia alla nostra infrastruttura, su cui poggiano tutti i servizi.
Una collaborazione orientata alla soluzione fra tutte e tre le parti – cliente, PostFinance e noi come fornitore di servizi – è sicuramente favorevole. Se in questo triangolo la trasmissione delle informazioni avviene in modo ottimale, si crea una situazione vantaggiosa per tutti.
PostFinance offre alle aziende l’opportunità di digitalizzare l’invio delle fatture mettendo a disposizione tre prodotti: eBill per l’invio a privati e piccole imprese, e-fattura B2B da ERP a ERP nel settore della clientela commerciale e Paper Bill per le fatture cartacee. Tutte e tre le soluzioni funzionano attraverso la stessa interfaccia: le aziende che emettono fatture inviano i dati di fatturazione tramite un fornitore di servizi o direttamente a PostFinance e PostFinance si assicura che le fatture arrivino al destinatario attraverso il canale desiderato : eBill nell’e-banking, e-fattura B2B nell’ERP e Paper Bill nella cassetta delle lettere della destinataria o del destinatario.
