Scambio elettronico di fatture: scoprite l’essenziale in breve

Da anni le fatture elettroniche stanno prendendo sempre più piede in Svizzera. Dal 2016, ad esempio, i fornitori dell’Amministrazione federale sono tenuti a inviare le proprie fatture in formato digitale se il valore contrattuale supera i 5’000 franchi. Da quanto è stata introdotta, eBill, la soluzione di fatturazione per la clientela privata, ha già superato i tre milioni di utenti. Se anche la vostra azienda sta considerando la possibilità di introdurre le fatture in formato elettronico, abbiamo qualche consiglio prezioso per voi. Lo scambio digitale offre infatti diversi vantaggi.

Che cos’è una fattura elettronica?

Una fattura elettronica viene emessa, trasmessa e ricevuta in un formato strutturato e predefinito (ad es. XML). Ciò significa che le fatture possono essere trasmesse da un software all’altro in modo completamente automatizzato ed elettronico o scambiate digitalmente tramite un portale di fatturazione.

Occorre effettuare una distinzione tra e-fattura B2B e eBill. L’e-fattura B2B è la soluzione ideale nel settore della clientela commerciale. L’emittente la invia direttamente al software di contabilità del partner commerciale, che può elaborarla direttamente e automaticamente. L’eBill, invece, è una formula pensata anche per la clientela privata. Con Il link si apre in una nuova finestra eBill la o il cliente riceve la fattura nell’e-banking, dove può controllarla e autorizzarne comodamente e facilmente il pagamento.

Cosa dovreste considerare nello scambio elettronico di fatture

• Potete utilizzare le fatture elettroniche sia con sia senza software (ERP). Se disponete già di una soluzione software di questo tipo, potrete continuare a creare le fatture come di consueto all’interno del vostro ERP. I dati di fatturazione sono trasmessi come file dati dal vostro sistema, per essere poi preparati e inoltrati automaticamente al destinatario in formato elettronico. Anche la ricezione avviene automaticamente. Verificate se il vostro software propone un’interfaccia per inviare e ricevere fatture strutturate e digitali oppure fatelo tramite il check online.
• In alternativa potete utilizzare il portale di eInvoicing che consente l’invio e la ricezione di e-fatture. Il portale di PostFinance è utile, ad esempio, alle e ai clienti che inviano o ricevono solo poche fatture o impiegano un sistema ERP che non offre un’interfaccia con la piattaforma di PostFinance. La fattura può essere caricata come documento PDF o registrata a mano direttamente nel portale eInvoicing.
• Assicuratevi un buon raggio d’azione nello scambio di fatture elettroniche collegandovi ad altri emittenti o destinatari di fatture che desiderano scambiare fatture digitali e strutturate. L’elenco Il link si apre in una nuova finestra eDirectory è una buona soluzione da abbinare all’e-fattura B2B. Qui le aziende trovano sempre più partner commerciali domiciliati in Svizzera che inviano e ricevono fatture elettroniche. Con eBill utilizzate preferibilmente la funzione «Lookup», che vi permette di trovare clienti che desiderano ricevere automaticamente fatture eBill. 

I vantaggi dello scambio elettronico di fatture a colpo d’occhio

L’invio di fatture elettroniche consente agli emittenti di risparmiare soprattutto tempo e denaro:

• Le fatture vengono consegnate in formato elettronico. In questo modo, i costi legati alla stampa e alla spedizione e il tragitto fino alla cassetta delle lettere saranno solo un ricordo.
• Grazie all’automazione è possibile emettere un numero elevato di fatture nel giro di poco tempo, il che è vantaggioso soprattutto per le grandi aziende.
• Migliora la puntualità nei pagamenti dei destinatari delle fatture con conseguente riduzione di costi e oneri per le procedure di sollecito.
• Il tasso di recapito aumenta visto che i cambiamenti di indirizzo non hanno più alcuna rilevanza.
• Termini di pagamento più brevi determinano un accredito più veloce.

Per il destinatario ricevere fatture digitali è particolarmente pratico, diretto e veloce.

• in quanto consente di ricevere le fatture in tutta semplicità mediante un’interfaccia e di elaborare ulteriormente i relativi dati in modo automatico.
• L’elaborazione diretta attraverso i canali di pagamento abituali resta possibile.
• Il destinatario non deve preoccuparsi dell’archiviazione fisica poiché tutti i dati vengono elaborati e gestiti automaticamente.

Insomma, i motivi per passare alle fatture elettroniche non mancano di certo.

«Digitalizzare» le fatture cartacee? Anche questo è possibile

Cosa dovete fare se, pur volendo digitalizzare al massimo i vostri processi di fatturazione, la vostra clientela non è ancora pronta per farlo? Potete innanzitutto optare per una soluzione intermedia: Paper Bill. L’offerta per le fatture cartacee che affida la stampa e la spedizione a un’interfaccia garantisce una digitalizzazione ottimale sul piano della spedizione: gli emittenti trasmettono i dati della fattura in formato elettronico, nello stesso formato dell’e-fattura B2B e di eBill. L’interfaccia invia la fattura in base alle preferenze dei destinatari. Coloro che non desiderano la fattura elettronica la ricevono in forma cartacea. Con Paper Bill le aziende beneficiano, inoltre, di un controllo automatico per verificare se i destinatari potrebbero ricevere le fatture anche in formato elettronico. In tal caso, l’emittente può passare alla fattura elettronica al momento di inviare quella successiva. È così che imprese come BWT Aqua AG sono in grado di digitalizzare quasi al 100% i processi debitori. Scoprire di più nell’articolo «Digitalizzazione dei processi aziendali e di fatturazione: l’esempio di BWT AQUA AG».