Échange de factures électroniques – l’essentiel

Depuis des années en Suisse, les factures électroniques prennent une importance croissante. Ainsi par exemple, depuis 2016, les fournisseurs de l’administration fédérale doivent soumettre leurs factures par voie numérique pour les contrats d’une valeur de plus de 5’000 francs. Et eBill, la solution de facturation pour les particuliers, compte déjà plus de trois millions d’utilisateurs. Si vous êtes en réflexion pour passer à la variante électronique, nous avons quelques conseils à partager avec vous. En effet, l’échange électronique apporte de nombreux avantages.

Qu’est-ce qu’une facture électronique?

Une facture électronique est établie, transmise et reçue dans un format prédéfini et structuré (p. ex. XML). Les factures transmises de logiciel à logiciel peuvent être entièrement automatisées et traitées par voie électronique ou échangées sur un portail de facturation par voie numérique.

Il convient de faire la distinction entre l’e-facture B2B et eBill. L’e-facture B2B convient parfaitement au secteur de la clientèle commerciale. L’émetteur envoie l’e-facture B2B directement dans le logiciel de comptabilité du partenaire commercial, où celui-ci peut la traiter de manière directe et automatisée. Quant à eBill, il s’agit d’une solution optimale dans le domaine de la clientèle privée. Avec La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eBill, la cliente ou le client reçoit la facture dans son e-banking, où il peut la vérifier facilement et valider le paiement.

Ce que vous devez prendre en compte pour l’échange électronique de factures

• Vous pouvez utiliser les factures électroniques avec ou sans logiciel (ERP). Si vous utilisez déjà votre propre solution logicielle (ERP), vous pouvez établir les factures comme d’habitude dans votre système ERP. Les données de facturation sont envoyées depuis votre système sous forme de fichier de données. Les factures sont traitées et transmises automatiquement à leurs destinataires par voie électronique. La réception fonctionne aussi de manière automatisée. Pour cela, vérifiez si votre logiciel propose une interface pour l’envoi et la réception de factures structurées sous forme numérique ou utilisez le contrôle en ligne à cet effet.
• Une autre option est d’utiliser le portail eInvoicing, sur lequel vous pouvez également envoyer et recevoir des factures par voie électronique. Par exemple, le portail de PostFinance est utile pour les clientes et les clients qui n’envoient ou ne reçoivent que peu de factures– ou dont le système ERP ne propose pas d’interface vers PostFinance. La facture peut être téléchargée sous forme de document PDF ou directement saisie manuellement dans le portail eInvoicing.
• Boostez la portée de vos échanges électroniques de factures en vous mettant en réseau avec d’autres émetteurs ou destinataires de factures qui souhaitent également échanger des factures sous forme numérique structurée. Pour l’e-facture B2B, le répertoire La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory est une bonne solution. Les entreprises y trouvent de plus en plus de partenaires commerciaux domiciliés en Suisse qui envoient et reçoivent des e-factures. Pour eBill, le mieux est d’utiliser «Look-up». Cette fonction vous permet de repérer la clientèle qui souhaite recevoir automatiquement des factures eBill. 

Voici les avantages de l’échange de factures électroniques

Pour les émetteurs de factures, l’envoi électronique de factures fait surtout économiser du temps et des coûts:

• Les factures sont livrées électroniquement. Vous vous épargnez ainsi des coûts d’impression et d’envoi– et le trajet jusqu’à la boîte aux lettres.
• Grâce à l’automatisation, il est possible d’envoyer en peu de temps un grand nombre de factures– ce qui est intéressant tout particulièrement pour les grandes entreprises.
• Meilleure morale de paiement des destinataires de factures occasionnant un gain de temps et des économies pour les procédures de rappel.
• Le taux de distribution est supérieur, puisque les changements d’adresse ne jouent aucun rôle.
• La réduction des délais de paiement entraîne une réception des paiement plus rapide.

Pour le destinataire de la facture, la réception de factures numériques est avant tout pratique, directe et rapide:

• il peut recevoir facilement ses factures par voie électronique via une interface et traiter les données des factures de façon automatisée.
• Le traitement direct selon les modes de paiement habituels est toujours possible.
• Le destinataire ne doit pas se soucier d’archiver physiquement les factures, car les données sont toutes traitées et gérées automatiquement.

Autant de bonnes raisons de passer aux factures électroniques.

«Numériser» les factures papier? − c’est aussi possible

Que faire si, en tant qu’émetteur de factures, vous souhaitez dématérialiser au maximum vos processus de facturation, mais que votre clientèle n’est pas encore prête? Une étape intermédiaire dans la transformation numérique est Paper Bill. Cette solution pour les factures papier, qui permet d’externaliser l’impression et l’envoi vers une interface, permet un envoi entièrement numérique: les émetteurs de factures livrent les données de facturation par voie électronique, dans le même format que l’e-facture B2B et l’eBill. L’interface délivre ensuite la facture en fonction des préférences du destinataire. Les destinataires qui ne souhaitent pas recevoir de facture électronique la reçoivent sous forme papier. De plus, avec Paper Bill, les entreprises bénéficient d’un contrôle automatique pour vérifier si les destinataires pourraient également recevoir les factures par voie électronique. Si c’est le cas, l’émetteur de la facture peut passer à la facture électronique lors d’un prochain envoi de facture. Des entreprises comme BWT Aqua AG parviennent ainsi à dématérialiser la quasi-totalité de leurs processus débiteurs. Pour en savoir plus, lisez l’article «Comment BWT AQUA AG dématérialise ses processus d’affaires et de facturation».