Elektronischer Rechnungsaustausch – darauf kommt es an

Elektronische Rechnungen gewinnen in der Schweiz seit Jahren an Bedeutung. So müssen Lieferanten der Bundesverwaltung beispielsweise seit 2016 ihre Rechnungen bei einem Vertragswert von mehr als 5’000 Franken digital einreichen. Und eBill, die Rechnungslösung für Privatkund:innen, zählt mittlerweile bereits über drei Millionen Nutzende. Wenn Sie auch mit dem Gedanken spielen, auf die elektronische Variante umzustellen, haben wir hier ein paar Tipps für Sie. Denn der digitale Austausch bringt viele Vorteile mit sich.

Was ist eine elektronische Rechnung?

Eine elektronische Rechnung wird in einem vordefinierten, strukturierten Format (z.B. XML) ausgestellt, übermittelt und empfangen. Dadurch können Rechnungen vollständig automatisiert und elektronisch von Software zu Software verarbeitet beziehungsweise über ein Rechnungsportal digital ausgetauscht werden.

Zu unterscheiden ist zwischen der E-Rechnung B2B und eBill. Die E-Rechnung B2B eignet sich ideal im Geschäftskundenbereich. Der Rechnungssteller sendet die E-Rechnung B2B direkt in die Buchhaltungssoftware des Geschäftspartners, wo dieser sie direkt und automatisiert weiterverarbeiten kann. eBill hingegen ist auch im Bereich Privatkund:innen optimal. Mit Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eBill empfängt die Kund:in die Rechnung im E-Banking, wo diese einfach und bequem überprüft und zur Bezahlung freigegeben werden kann.

Das sollten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch beachten

• Elektronische Rechnungen können Sie sowohl mit als auch ohne Software (ERP) nutzen. Falls Sie bereits eine Softwarelösung (ERP) im Einsatz haben, können Sie die Rechnungen wie gewohnt in Ihrem ERP erstellen. Die Rechnungsdaten werden als Datenfile aus Ihrem System übermittelt, aufbereitet und automatisch in elektronischer Form an den Empfänger weitergeleitet. Auch der Empfang läuft automatisiert. Prüfen Sie dazu, ob Ihre Software eine Schnittstelle für den Versand und Empfang von digital strukturierten Rechnungen anbietet, oder nutzen Sie dazu den Onlinecheck.
• Alternativ können Sie das eInvoicing-Portal nutzen, in dem man Rechnungen ebenfalls elektronisch versenden und empfangen kann. Das Portal der PostFinance ist beispielsweise hilfreich für Kund:innen, die nur wenige Rechnungen versenden oder empfangen – oder deren ERP keine Schnittstelle zu PostFinance anbietet. Die Rechnung kann als PDF-Dokument hochgeladen oder direkt manuell im eInvoicing-Portal erfasst werden.
• Sorgen Sie dafür, dass Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch Reichweite erzielen, indem Sie sich mit anderen Rechnungsstellern bzw. Rechnungsempfängern vernetzen, die Rechnungen ebenfalls digital strukturiert austauschen möchten. Bei der E-Rechnung B2B ist das Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory eine gute Lösung. Unternehmen finden dort immer mehr in der Schweiz domizilierte Geschäftspartner, die E-Rechnungen versenden und empfangen. Bei eBill nutzen Sie am besten «Look-up». Mit dieser Funktion finden Sie Kund:innen, die automatisch eBill-Rechnungen erhalten wollen. 

Das sind die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs

Der elektronische Rechnungsversand spart Rechnungsstellern vor allem Zeit und Kosten:

• Rechnungen werden elektronisch ausgeliefert. Das spart sowohl Druck- als auch Versandkosten – und den Weg zum Briefkasten.
• Durch die Automatisierung können innerhalb kurzer Zeit viele Rechnungen gestellt werden – das ist besonders für grosse Unternehmen interessant.
• Bessere Zahlungsmoral der Rechnungsempfängerinnen und dadurch geringere Kosten und weniger Aufwand für Mahnprozesse.
• Die Zustellrate ist höher, da ein Adresswechsel keine Rolle spielt.
• Verkürzte Zahlungsfristen führen zu einem schnelleren Zahlungseingang.

Für den Rechnungsempfänger ist der Empfang von digitalen Rechnungen vor allem bequem, direkt und schnell:

• Er kann die Rechnungen unkompliziert elektronisch über eine Schnittstelle empfangen und die Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten.
• Die direkte Weiterverarbeitung über die gewohnten Zahlungswege besteht nach wie vor.
• Der Empfänger muss sich nicht um eine physische Archivierung kümmern, da die Daten alle automatisch weiterverarbeitet und verwaltet werden.

All das sind gute Gründe, auf elektronische Rechnungen umzusteigen.

Papierrechnungen «digitalisieren»? – auch das geht

Was, wenn Sie als Rechnungssteller Ihre Rechnungsprozesse maximal digitalisieren möchten, aber Ihre Kund:innen noch nicht so weit sind? Ein Zwischenschritt in der Digitalisierung ist Paper Bill. Die Lösung für Papierrechnungen, mit der der Druck und Versand an eine Schnittstelle ausgelagert wird, bietet eine maximale Digitalisierung auf der Versandseite: Die Rechnungssteller liefern die Rechnungsdaten elektronisch ein – im selben Format wie die E-Rechnung B2B und eBill. Die Schnittstelle stellt die Rechnung dann je nach Präferenz des Empfängers zu. Empfänger, die keine elektronische Rechnung wünschen, erhalten sie in Papierform. Zudem profitieren Unternehmen bei Paper Bill von einer automatischen Prüfung, ob die Empfänger:in die Rechnungen auch elektronisch empfangen könnte. Falls dies der Fall ist, kann der Rechnungssteller bei einem nächsten Rechnungsversand auf die elektronische Rechnung umstellen. Unternehmen wie BWT Aqua AG gelingt es auf diese Weise, ihre Debitorenprozesse zu nahezu 100 Prozent zu digitalisieren. Mehr erfahren Sie im Artikel «Wie BWT AQUA AG Geschäfts- und Rechnungsprozesse digitalisiert».