Elektronischer Rechnungsaustausch – darauf kommt es an

Elektronische Rechnungen gewinnen in der Schweiz seit Jahren an Bedeutung. So müssen Lieferanten der Bundesverwaltung beispielsweise seit 2016 ihre Rechnungen bei einem Vertragswert von mehr als 5'000 Franken digital einreichen. Nach Angaben der Behörde konnte dadurch der Anteil der E-Rechnungen kontinuierlich von 18% im Dezember 2014 auf gut 75% im Dezember 2021 gesteigert werden. Wenn Sie auch mit dem Gedanken spielen, auf die elektronische Variante umzustellen, haben wir hier ein paar Tipps für Sie. Denn der digitale Austausch bringt viele Vorteile mit sich.

Was ist eine elektronische Rechnung?

E-Rechnungen werden als elektronische Dokumente in einem strukturierten Datenformat versandt, beispielsweise als sogenannte EDI-Daten (Electronic Data Interchange). Diese Daten kann der Empfänger in seinem Rechnungssystem direkt und automatisiert weiterverarbeiten. Eine weitere Möglichkeit bietet der digitale Rechnungsstandard Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eBill, bei dem Rechnungen an Privatkunden direkt in deren E-Banking integriert werden. Der Empfänger kann sie dort einfach und bequem überprüfen und sofort zur Bezahlung freigeben. PostFinance bietet einige Möglichkeiten, den Rechnungsprozess zu digitalisieren.

Das sollten Sie beim elektronischen Rechnungsaustausch beachten

• Mit der E-Rechnung nutzen Sie eine voll digitale Lösung, die deutliche Vorteile beispielsweise gegenüber einer per Mail verschickten PDF-Rechnung aufweist. Denn um die E-Mail-Rechnung zu bezahlen, muss der Empfänger einige Angaben zur Zahlung wie etwa die Referenznummer im E-Banking manuell eingeben. Dieser Medienbruch kann eine schlechtere Zahlungsmoral zur Folge haben. Bequemer ist es für den Empfänger, wenn die Daten automatisiert weiterverarbeitet werden können.
• Überlegen Sie sich, ob Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch eine Direktanbindung oder aber ein eInvoicing-Portal nutzen wollen. Ersteres ist dann gut, wenn Sie bereits eine eigene Softwarelösung haben – dann können Sie die Rechnungen wie gewohnt in Ihrem ERP erstellen. Die Rechnungsdaten werden als Datenfile aus Ihrem System übermittelt, aufbereitet und automatisch in elektronischer Form an den Empfänger weitergeleitet. Alternativ können Sie ein eInvoicing-Portal nutzen, in dem man Rechnungen ebenfalls elektronisch versenden und empfangen kann. Das Portal der PostFinance ist beispielsweise hilfreich für Kunden, die nur wenige Rechnungen versenden oder empfangen – oder deren ERP keine Schnittstelle zur Plattform von PostFinance anbietet.
• Achten Sie auch auf die Vernetzung zwischen Rechnungsstellern und den Rechnungsempfängern. Gute Lösungen dafür sind entweder der Standard eBill – bei dem wie oben schon erwähnt die Rechnungen direkt in das E-Banking der Privatkunden integriert wird – oder auch das Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory. Wer als Unternehmer oder Unternehmerin den Austausch elektronischer Rechnungen mit seinen Geschäftspartnern verstärken möchte, findet dort alle in der Schweiz domizilierten Geschäftspartner, die E-Rechnungen versenden und empfangen wollen.

Das sind die Vorteile des elektronischen Rechnungsaustauschs

Der elektronische Rechnungsversand spart Rechnungsstellern vor allem Zeit und Kosten:

• Sie profitieren von der direkten Auslieferung der E-Rechnungen aus Ihrer Software. Dabei sparen Sie sich sowohl Druck- als auch Versandkosten – und den Weg zum Briefkasten.
• Durch die Automatisierung können innerhalb kurzer Zeit viele Rechnungen gestellt werden – das ist besonders für grosse Unternehmen interessant.
• Bessere Zahlungsmoral der Rechnungsempfängerinnen und -empfänger und dadurch geringere Kosten und weniger Aufwand für Mahnprozesse.
• Die Zustellrate ist höher, da ein Adresswechsel keine Rolle spielt.
• Verkürzte Zahlungsfristen führen zu einem schnelleren Zahlungseingang.

Für den Rechnungsempfänger wiederum ist die E-Rechnung vor allem bequem, direkt und schnell:

• Er kann die Rechnungen unkompliziert elektronisch über eine Schnittstelle empfangen und die Rechnungsdaten automatisiert weiterverarbeiten.
• Die direkte Weiterverarbeitung über die gewohnten Zahlungswege besteht nach wie vor.
• Der Empfänger muss sich nicht um eine physische Archivierung kümmern, da die Daten alle automatisch weiterverarbeitet und verwaltet werden.

All das sind gute Gründe, auf elektronische Rechnungen umzusteigen.