Die BWT AQUA AG hat es sich zur Aufgabe gemacht, Wassertechnologien zu entwickeln, zu produzieren und zu vermarkten, die dem Menschen eine bessere Lebensqualität bieten und der Industrie ökonomisch und ökologisch sinnvolle Wege der Wasseraufbereitung ermöglichen. Für das in Aesch BL ansässige und zur international tätigen BWT-Holding gehörende Unternehmen sind optimierte Prozesse und Abläufe eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Wirtschaften. Dabei spielen die Digitalisierung und die Automatisierung eine zentrale Rolle. Im Wassertechnologieunternehmen, das über 420 Mitarbeitende beschäftigt, werden die meisten Geschäftsprozesse über das zentrale ERP-System und dessen Schnittstellen abgebildet und sind somit grösstenteils digitalisiert. «Digitale Prozesse tragen dazu bei, Arbeitsabläufe zu vereinfachen, grössere Volumina zu bewältigen und effizienter zu arbeiten», erklärt Ulrich Landthaler, Leiter ICT von BWT AQUA AG.

Prozesse digitalisieren mit Strategie

Deshalb sei und bleibe die Digitalisierung ein Schwerpunktthema bei der BWT AQUA AG. «Wir verfolgen unsere digitale Strategie kontinuierlich und konsequent. Das heisst konkret: Wir eruieren, wo eine Digitalisierung sinnvoll ist, und entscheiden nach dem Kosten-Nutzen-Prinzip, welche Prozesse wir digitalisieren. Aber auch die Bedürfnisse unserer Kundschaft sind ein wichtiger Indikator.» Zu dieser zählen übrigens Privathaushalte ebenso wie zum Beispiel Spitäler, Gewerbe- und Industriebetriebe, Pharma- und Biotechunternehmen oder Hotels, Gemeinden und Städte. Denn die Lösungen von BWT sind überall dort anzutreffen, wo innovative Produkte rund um Wasser und Wasseraufbereitung gefragt sind – wie etwa Wasserspender, Enthärtungsanlagen, Rein- und Reinstwasser oder Umkehrosmoseanlagen. Für den ICT-Leiter ist bei jedem Digitalisierungsvorhaben eine gute Vorbereitung unentbehrlich für den Erfolg. «Um einen Digitalisierungsschritt umsetzen zu können, sind bereinigte Daten und geschultes Personal eine absolut notwendige Voraussetzung. Aber auch Fragen zur Datensicherheit und zum Schutz persönlicher Daten müssen vorgängig sorgfältig geklärt werden.» Mit Blick auf die Zukunft ist Ulrich Landthaler überzeugt: «Der Einsatz von KI wird einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung darstellen.»

So digital sind die Rechnungsprozesse

Auch den Debitorenprozess hat die BWT AQUA AG mittlerweile zu nahezu 100 Prozent digitalisiert. Zum einen setzt das Unternehmen auf elektronische Rechnungen. Das heisst: Es sendet ihren Kund:innen, wo möglich, digital strukturierte Rechnungen in Form von eBill und der E-Rechnung B2B vom eigenen ERP-System aus direkt ins E-Banking bzw. in die Software der Empfänger:innen. Zum anderen hat die BWT AQUA AG den Prozess ihres Papierrechnungsversands maximal digitalisiert, indem sie Paper Bill nutzt. Bei dieser Dienstleistung übernimmt PostFinance den gesamten Druck und Versand der Papierrechnungen und kümmert sich um das Retourenmanagement. Maximal digital ist diese Lösung für die BWT AQUA AG, da das Unternehmen nur noch seine Rechnungsdaten einliefern muss – digital und über dieselbe Schnittstelle wie bei den digital strukturierten Rechnungen. Manuelle Schritte hingegen entfallen gänzlich. Wie viele andere Unternehmen hierzulande versendet die BWT AQUA AG den Löwenanteil ihrer Rechnungen – konkret zwischen 80 und 85 Prozent – nach wie vor in Papierform. «Den Druck und Versand von Papierrechnungen auszulagern war nebst der Umstellung auf digital strukturierte Rechnungen ein wichtiger Schritt in der Reorganisation unserer Rechnungsstellung. Es hat dazu beigetragen, die Arbeitsabläufe zu optimieren», so Ulrich Landthaler. In naher Zukunft plant die BWT AQUA AG, auch ihre Kreditorenprozesse über die digitale Schnittstelle zu PostFinance zu digitalisieren.

Warum hat sich die BWT AQUA AG für Paper Bill entschieden?

Einerseits können wir damit unsere eigenen Prozesse effizienter gestalten, andererseits auch den Wünschen unserer Kund:innen entgegenkommen, die nach wie vor eine Papierrechnung bevorzugen. Und nicht zuletzt deckt sich das Vorgehen mit unserer Firmenstrategie, Prozesse und Workflows ständig zu modernisieren und zu optimieren, was wiederum den Vorteil hat, dass wir uns auf unsere Kernkompetenzen konzentrieren können.

Auf welcher Basis hat sich die BWT AQUA AG entschieden, diese Dienstleistung in die Obhut von PostFinance zu legen?

Wir fanden die Idee, den Versand und Druck unserer Papierrechnungen in professionelle Hände verlagern zu können, von Anfang an interessant. Eine Kosten-Nutzenrechnung hat uns dann Gewissheit gebracht, dass dies betriebswirtschaftlich die beste Lösung ist. 

Welche Vorteile bringt das Auslagern von Papierrechnungen?

Paper Bill ermöglicht einen effizienteren Einsatz von Ressourcen, minimiert Fehler und ermöglicht eine bessere Nachverfolgung und Transparenz. 

Wie haben Sie die Zusammenarbeit mit PostFinance bei der Umstellung auf Paper Bill erlebt?

Stets konstruktiv und partnerschaftlich. Herausforderungen und Problemstellungen wurden grösstenteils im Team gelöst und wir konnten stets auf die Unterstützung von PostFinance zählen. 

Rechnungsprozesse umfassend digitalisieren

Für Unternehmen wie die BWT AQUA AG, die ihre Rechnungsprozesse umfassend digitalisieren möchten, bietet PostFinance eine gesamtheitliche Output-Management-Lösung aus einer Hand.

Rechnungssteller liefern ihre Rechnungsdaten in strukturierter Form elektronisch via gesicherte Schnittstelle an PostFinance ein. PostFinance erkennt aufgrund der eingelieferten Datensätze, auf welchem gewünschten Weg die Rechnungen zu den Endempfänger:innen gelangen sollen:
als eBill, E-Rechnung B2B oder als Papierrechnung physisch per Post.

Vom Druck und Versand bis zu den Retouren

Mit der Einführung von Paper Bill lassen sich die Rechnungsprozesse der Kunden auch für den physischen Rechnungsversand frühzeitig digitalisieren. PostFinance koordiniert dabei mit einem Druckpartner den taggerechten Druck, die Couvertierung sowie die Übergabe der Sendungen an die Schweizerische Post. Sämtliche Prozessschritte werden den Kunden transparent in einem Verarbeitungsprotokoll zurückgemeldet. Was passiert mit Rechnungen, die den Empfänger:innen nicht zugestellt werden konnten? Dies ist für viele Rechnungssteller ein grosser Painpoint. Mit einem integrierten Zusatzservice automatisieren Kunden auch diesen Prozess und erhalten von PostFinance die gemäss Poststellenverzeichnis korrekten Adressdaten in einer strukturierten Verarbeitungsmeldung zurückgemeldet.

Brücke zur automatisierten Rechnungsstellung

«PostFinance verfolgt mit der Einführung von Paper Bill nicht das Ziel, den Papierkanal der Kunden zu fördern, sondern mehr und mehr Kund:innen für den elektronischen Rechnungsempfang zu gewinnen – sofern diese dies wünschen», erklärt Thomas Studer, Kundenberater Billing Solutions bei PostFinance. «Wir unterstützen die Firmen dabei, diese Kund:innen zu finden.» Dazu stehen die kostenlosen Zusatzservices eBill LookUp und der eDirectory LookUp zur Verfügung. Insofern dient die Dienstleistung für Papierrechnungen auch als Brücke zu einer mehr und mehr digitalisierten Rechnungsstellung. Dies ist im Interesse aller: Der Rechnungssteller ermöglicht seinen Kund:innen eine automatisierte Rechnungsverarbeitung und senkt gleichzeitig kontinuierlich seine eigenen Kosten. Denn digital strukturierte Rechnungen sind wesentlich günstiger als der physische Versand via Papier – und erst noch besser für die Umwelt, da die CO₂-Emissionen erwiesenermassen tiefer sind.

Wie unterstützt PostFinance Unternehmen bei der Optimierung ihrer Rechnungsprozesse?

Wir analysieren mit dem Kunden die Prozesse des Rechnungsversands bzw. des Rechnungsempfangs – mit dem Ziel, diese gesamtheitlich zu digitalisieren und wir begleiten ihn als erfahrene Partnerin zuverlässig bei der Umstellung auf die gewünschten Billing-Lösungen. 

Inwiefern profitierte die BWT AQUA AG davon, dass sie bereits die digitalen Rechnungsarten eBill und E-Rechnung B2B via PostFinance nutzt?

Wenn ein Kunde wie die BWT Aqua AG die digitalen Rechnungsarten und die Schnittstelle zu PostFinance bereits kennt und nutzt, ist der Aufwand, auf Paper Bill umzusteigen, geringer. 

Was empfehlen Sie einem Unternehmen, das Paper Bill neu nutzen möchte?

Falls das Unternehmen den Druck und das Verpacken bisher intern vorgenommen hat, empfehle ich, eine Vollkostenrechnung aufzubereiten. Diese stellt alle Aufwände wie zum Beispiel die Infrastrukturkosten und die Lohnkosten für manuelle Arbeitsschritte den Kosten für die externe Lösung gegenüber. Das Resultat sorgt für Klarheit. Denn oft sind sich Firmen ihrer effektiven jährlichen Kosten für die interne Lösung gar nicht bewusst.

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