Temps de lecture 4 minutes
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Créé le 22.07.2019
Guide pour une bonne utilisation du courrier électronique
Aujourd’hui, l’e-mail est la forme de communication électronique la plus répandue au travail. Il convient donc d’autant plus de faire preuve de professionnalisme lorsqu’on écrit et qu’on envoie des courriers électroniques, sans quoi des projets entiers, voire même toute une carrière dans le pire des cas, peuvent rapidement capoter. Le problème est que l’on n’atteint pas toujours le but souhaité avec un e-mail. Des malentendus, voire des conflits peuvent apparaître, qu’il est pourtant facile d’éviter avec un peu de soin. Notre guide contient neuf conseils pour vous aider à améliorer la communication par e-mail au sein de votre entreprise et avec vos partenaires externes.
Conseil 1: un objet clair
Tout nouvel e-mail doit comporter un objet clair, tout particulièrement si vous l’adressez à un destinataire que vous ne connaissez pas bien encore. Si votre courrier électronique ne comporte pas d’objet parlant, il se peut très bien que votre destinataire l’envoie sans le lire dans son dossier de spam ou dans sa corbeille. C’est pourquoi le principe suivant s’applique lorsqu’on rédige un e-mail: plus l’objet est formulé de manière précise, mieux c’est.
Conseil 2: rester bref et concis
La rédaction d’un courrier électronique se doit d’être courte et simple. Le message doit être bref et concis: pour ce faire, évitez si possible les longues phrases et les textes à développement.
Conseil 3: respecter les majuscules et les minuscules
Rédigez votre e-mail comme une lettre normale, en utilisant pour ce faire les majuscules et les minuscules. Par contre, si vous écrivez des mots ou des passages entiers tout en majuscules, votre e-mail atterrira très probablement dans le dossier de spam, car il s’agit là d’un critère de reconnaissance automatique du courrier indésirable. À cela s’ajoute le fait que votre message pourrait être perçu comme impoli par votre destinataire, et qu’il est aussi plus difficile à lire ainsi.
Conseil 4: préférer le téléphone pour les critiques
Le courrier électronique est en principe une bonne chose dans le monde professionnel. Cependant, si vous avez un message urgent, important ou personnel à faire passer, il peut être préférable de le communiquer par téléphone ou au cours d’un entretien personnel avec la personne concernée dans votre entreprise.
Conseil 5: éviter les pièces attachées trop volumineuses
Évitez si possible d’attacher à votre e-mail des fichiers joints trop importants. Si des documents sont nécessaires à l’échange, informez-en brièvement votre destinataire en amont. Il serait en effet fâcheux d’encombrer sa boîte électronique avec votre courrier ou de risquer que vos documents électroniques ne lui parviennent pas du tout.
Conseil 6: s’adresser à la personne par le bon titre
Comme dans une lettre traditionnelle, la manière dont vous vous adressez à votre destinataire compte: utilisez le mauvais titre et vous perdrez sa sympathie d’emblée sans l’avoir voulu. L’énonciation du titre de votre interlocuteur reste de bon ton de nos jours. Veillez en outre impérativement, à côté de cette énonciation polie et correcte du titre, à bien conclure votre e-mail professionnel.
Conseil 7: vérifier l’orthographe et la grammaire
Évitez toute faute de grammaire ou d’orthographe dans votre communication écrite: les erreurs peuvent en effet donner l’impression à votre destinataire que vous ne le respectez pas ou que vous ne prenez pas sa demande suffisamment au sérieux. Par conséquent, relisez toujours vos e-mails avant de les envoyer et vérifiez que leur contenu ne contienne ni faute de grammaire, ni faute d’orthographe. Soumettez par ailleurs les courriers électroniques importants au principe du «double regard» en les faisant relire par un ou une collègue.
Conseil 8: effacer les longues discussions
Dans la conversation par e-mail, le principe de rester bref et concis s’applique aussi aux transferts d’e-mails. Seuls les informations et les documents qui ont une importance pour votre destinataire doivent lui être transmis, surtout lorsque l’échange d’e-mails est long.
Conseil 9: sélectionner le destinataire avec soin
Avant d’envoyer votre courrier électronique, réfléchissez bien à qui vous voulez le faire parvenir. Pour éviter un flux d’e-mails inutile, n’envoyez copie de votre courrier électronique qu’aux personnes que le sujet concerne réellement et qui doivent être informées de son évolution récente. De plus, lorsque vous rédigez une réponse, veillez à bien répondre à toutes les personnes qui doivent être tenues au courant. Les destinataires que l’échange ne concerne plus peuvent être supprimés de la liste des destinataires après entente.
Une communication électronique réussie
Avec ces conseils de base, vous voilà désormais bien outillé pour éviter tout faux pas lors de la rédaction de vos e-mails. Si vous suivez les principes de ce guide, votre communication électronique gagnera automatiquement en sérieux, et vos messages auront de ce fait davantage de poids.
