E-Mail schreiben leicht gemacht

Tipp 1: Klarer Betreff

Zu jeder neuen E-Mail gehört ein klarer Betreff. Dies gilt insbesondere bei Empfänger:innen, die Sie noch nicht so gut kennen. Hat die elektronische Post keinen aussagekräftigen Betreff, kann sie von Empfänger:innen schnell ungelesen in den Spamordner oder den elektronischen Papierkorb verschoben werden. Deshalb gilt beim Schreiben von E-Mails der Grundsatz: Je genauer die Formulierung des Themas in der Betreffzeile, desto besser.

Tipp 2: Kurz und prägnant schreiben

Für das Mailschreiben gilt grundsätzlich das Motto:«keep it short and simple». Bringen Sie Ihr Anliegen für die Leser:innen kurz und prägnant auf den Punkt und vermeiden Sie nach Möglichkeit das Schreiben unnötig langer Sätze und Texte.

Tipp 3: Gross- und Kleinschreibung verwenden

Verfassen Sie eine E-Mail wie einen normalen Brief und verwenden Sie beim Schreiben Gross- und Kleinschreibung. Wenn Sie zum Beispiel einzelne Wörter oder sogar ganze Passagen in Grossbuchstaben schreiben, landet Ihre E-Mail mit grosser Wahrscheinlichkeit im Spamordner, denn dies ist ein Kriterium für die Spamerkennung. Hinzu kommt, dass die Empfänger:innen die Nachricht als unhöflich auffassen können und sie so auch schwieriger zu lesen ist.

Tipp 4: Kritik besser am Telefon äussern

Elektronische Nachrichten sind bei der Arbeit grundsätzlich eine gute Sache. Bei sehr dringenden, wichtigen oder persönlichen Angelegenheiten sollten Sie aber lieber auch mal zum Hörer greifen oder das Thema gleich in einem persönlichen Gespräch mit der betreffenden Person in Ihrem Unternehmen besprechen.

Tipp 5: Auf grosse Dokumente im Anhang verzichten

Vermeiden Sie wenn möglich grosse Dateianhänge. Falls die Dokumente für den Austausch notwendig sind, informieren Sie die Empfänger:innen am besten kurz vorher. Denn es wäre ärgerlich, mit Ihrer E-Post das E-Mail-Postfach der Empfänger:innen zu überfüllen oder zu riskieren, dass die elektronischen Dokumente gar nicht erst ankommen.

Tipp 6: Titel richtig nennen

Wie bei einem Brief gilt: Mit einer falschen Anrede bei der Begrüssung können – ohne dass Sie es merken – bereits im ersten Satz die Sympathien der E-Mail-Empfänger:innen verspielt werden. Für viele Menschen gehört die Nennung ihres Titels nämlich nach wie vor zum guten Ton. Beachten Sie zudem unbedingt, dass neben der höflichen und korrekten Anrede auch ein angemessener Schluss zum Inhalt jeder geschäftlichen E-Mail gehört. Die Anrede für Personen mit Doktortitel wäre beispielsweise wie folgt: Sehr geehrte Frau Dr. Meier. Und mit «Mit freundlichen Grüssen» ist ein angemessener und höflicher Schluss sichergestellt.

Tipp 7: Rechtschreibung und Grammatik prüfen

Vermeiden Sie in der schriftlichen Kommunikation Fehler in der Grammatik und der Rechtschreibung. Denn diese könnten bei den Empfänger:innen den Eindruck erwecken, dass Sie sie nicht wertschätzen oder ihr Anliegen nicht genügend ernst nehmen. Lesen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden deshalb immer Korrektur und überprüfen Sie den Inhalt auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Setzen Sie bei wichtigen E-Mails ausserdem auf das «4-Augen-Prinzip» und geben Sie den E-Mail-Text besser noch einmal einer Kolleg:in zu lesen.

Tipp 8: Lange E-Mail-Verläufe löschen

Das Motto «kurz und prägnant schreiben» gilt in der E-Mail-Konversation auch für das Weiterleiten von E-Mails. Um auch bei längerem E-Mail-Verkehr die Übersicht zu behalten, sollten nur die für die Empfänger:innen relevanten Informationen und Dokumente weitergeleitet werden.

Tipp 9: Empfänger:innen sorgfältig auswählen

Als Absender:in sollten Sie vor dem Senden der elektronischen Post überlegen, an wen Sie die Nachricht richten wollen. Um eine unnötige E-Mail-Flut zu vermeiden, sollten Sie nur diejenigen Personen ins «CC» nehmen, die auch wirklich in die Thematik eingebunden sind und über den aktuellen Stand informiert werden wollen. Beachten Sie ausserdem beim Verfassen von Antworten, dass allen Personen geantwortet wird, die auf dem Laufenden gehalten werden sollen. Empfänger:innen, für die der E-Mail-Verkehr nicht mehr relevant ist, können nach Absprache aus der Empfängerliste gelöscht werden.

Tipp 10: E-Mails mit KI-Unterstützung erstellen

Utilisez des outils d’IA tels que ChatGPT ou Copilot pour rédiger vos e-mails quotidiens plus rapidement. Pour que je – l’IA – puisse vous fournir la meilleure assistance possible, veuillez me donner des consignes claires et précises. Indiquez-moi qui est la ou le destinataire, quel est l’objet de votre e-mail, quel ton vous souhaitez employer (p. ex. formel ou informel) et quels sont les points importants que vous souhaitez aborder ou auxquels vous souhaitez répondre. Rappelez-vous toutefois de ne pas me transmettre d’informations personnelles ou commerciales afin de garantir la sécurité de vos données. Malgré un gain de temps considérable, il reste indispensable de relire les e-mails générés automatiquement avant de les envoyer pour vérifier que le contenu est correct et professionnel.

Remarque: ce conseil a été rédigé à l’aide de l’IA.

Mit guten E-Mails zum Erfolg

Mit den wichtigsten Tipps aus unserem E-Mail-Knigge sind Sie nun gut gerüstet, um Fehler an der E-Mail-Front zu vermeiden. Wenn Sie sich an die E-Mail-Etikette halten, werden Ihre elektronische Kommunikation automatisch an Seriosität und Ihre Mitteilungen entsprechend an Gewicht gewinnen.