Savoir manier le courrier électronique

Conseil 1: un objet clair

Tout nouvel e-mail doit comporter un objet clair, tout particulièrement si vous l’adressez à une ou un destinataire que vous ne connaissez pas bien encore. Si votre courrier électronique ne comporte pas d’objet parlant, il se peut très bien que votre destinataire l’envoie sans le lire dans son dossier de spam ou dans sa corbeille. C’est pourquoi le principe suivant s’applique lorsqu’on rédige un e-mail: plus l’objet est formulé de manière précise, mieux c’est.

Conseil 2: rester bref et concis

La rédaction d’un courrier électronique se doit d’être courte et simple. Le message doit être bref et concis: pour ce faire, évitez si possible les longues phrases et les textes à développement.

Conseil 3: respecter les majuscules et les minuscules

Rédigez votre e-mail comme une lettre normale, en utilisant pour ce faire les majuscules et les minuscules. Par contre, si vous écrivez des mots ou des passages entiers tout en majuscules, votre e-mail atterrira très probablement dans le dossier de spam, car il s’agit là d’un critère de reconnaissance automatique du courrier indésirable. À cela s’ajoute le fait que votre message pourrait être perçu comme impoli par votre destinataire, et qu’il est aussi plus difficile à lire ainsi.

Conseil 4: préférer le téléphone pour les critiques

Le courrier électronique est en principe une bonne chose dans le monde professionnel. Cependant, si vous avez un message urgent, important ou personnel à faire passer, il peut être préférable de le communiquer par téléphone ou au cours d’un entretien personnel avec la personne concernée dans votre entreprise.

Conseil 5: éviter les pièces attachées trop volumineuses

Évitez si possible d’attacher à votre e-mail des fichiers joints trop importants. Si des documents sont nécessaires à l’échange, informez-en brièvement votre destinataire en amont. Il serait en effet fâcheux d’encombrer sa boîte électronique avec votre courrier ou de risquer que vos documents électroniques ne lui parviennent pas du tout.

Conseil 6: s’adresser à la personne par le bon titre

Comme dans une lettre traditionnelle, la manière dont vous vous adressez à votre destinataire compte: utilisez le mauvais titre et vous perdrez sa sympathie d’emblée sans l’avoir voulu. L’énonciation du titre de votre interlocuteur reste de bon ton de nos jours. Veillez en outre impérativement, à côté de cette énonciation polie et correcte du titre, à bien conclure votre e-mail professionnel.

Conseil 7: vérifier l’orthographe et la grammaire

Évitez toute faute de grammaire ou d’orthographe dans votre communication écrite: les erreurs peuvent en effet donner l’impression à votre destinataire que vous lui manquez de respect ou que vous ne prenez pas sa demande suffisamment au sérieux. Par conséquent, relisez toujours vos e-mails avant de les envoyer et vérifiez que leur contenu ne contienne ni faute de grammaire, ni faute d’orthographe. Soumettez par ailleurs les courriers électroniques importants au principe du «double regard» en les faisant relire par une ou un collègue.

Conseil 8: effacer les longues discussions

Dans la conversation par e-mail, le principe de rester bref et concis s’applique aussi aux transferts d’e-mails. Seuls les informations et les documents qui ont une importance pour votre destinataire doivent lui être transmis, surtout lorsque l’échange d’e-mails est long.

Conseil 9: sélectionner le destinataire avec soin

Avant d’envoyer votre courrier électronique, réfléchissez bien à qui vous voulez le faire parvenir. Pour éviter un flux d’e-mails inutile, n’envoyez copie de votre courrier électronique qu’aux personnes que le sujet concerne réellement et qui doivent être informées de son évolution récente. De plus, lorsque vous rédigez une réponse, veillez à bien répondre à toutes les personnes qui doivent être tenues au courant. Les destinataires que l’échange ne concerne plus peuvent être supprimés de la liste des destinataires après entente.

Conseil 10: rédiger des e-mails avec l’aide de l’IA

Avant d’envoyer votre courrier électronique, réfléchissez bien à qui vous voulez le faire parvenir. Pour éviter un flux d’e-mails inutile, n’envoyez copie de votre courrier électronique qu’aux personnes que le sujet concerne réellement et qui doivent être informées de son évolution récente. De plus, lorsque vous rédigez une réponse, veillez à bien répondre à toutes les personnes qui doivent être tenues au courant. Les destinataires que l’échange ne concerne plus peuvent être supprimés de la liste des destinataires après entente.

Une communication électronique réussie

Avec ces conseils de base, vous voilà désormais bien outillé pour éviter tout faux pas lors de la rédaction de vos e-mails. Si vous suivez les principes de ce guide, votre communication électronique gagnera automatiquement en sérieux, et vos messages auront de ce fait davantage de poids.