Come scrivere un’e-mail

Consiglio 1: oggetto chiaro

Ogni nuova e-mail deve avere un oggetto chiaro, soprattutto nel caso di destinatarie e destinatari che non si conoscono particolarmente bene. Se il messaggio di posta elettronica non ha un oggetto esplicito, la persona destinataria potrebbe facilmente spostarlo nella cartella dello spam o nel cestino senza leggerlo. Ecco perché nella scrittura delle e-mail vale il principio: più è precisa la formulazione dell’argomento nella riga dell’oggetto, meglio è.

Consiglio 2: scrivere in modo sintetico e incisivo

Per la redazione delle e-mail vale in generale il motto: «keep it short and simple». Arrivate subito al punto che volete comunicare a chi legge in modo sintetico e incisivo e se possibile evitate di scrivere frasi o testi inutilmente lunghi.

Consiglio 3: utilizzate le minuscole e le maiuscole

Scrivete le e-mail come fossero delle normali lettere, distinguendo tra minuscole e maiuscole. Se, ad esempio, scrivete delle singole parole o addirittura degli interi passaggi in maiuscolo, con ogni probabilità la vostra e-mail finirà nella cartella dello spam, perché questo è un parametro per il riconoscimento dello spam. Inoltre la persona destinataria potrebbe percepire il messaggio come scortese, oltre che difficile da leggere.

Consiglio 4: esprimere le critiche preferibilmente al telefono

I messaggi elettronici sono in generale ideali per le comunicazioni di lavoro. Per le questioni molto urgenti, importanti o personali è comunque preferibile prendere in mano il telefono o discutere dell’argomento direttamente in un colloquio personale, con la persona interessata presso la vostra azienda.

Consiglio 5: evitare gli allegati troppo pesanti

Se possibile evitate allegati di grandi dimensioni. Se documenti del genere sono necessari ai fini dello scambio, è preferibile informare precedentemente chi riceverà l’e-mail. Sarebbe infatti irritante riempire la casella di posta della persona destinataria con il vostro messaggio o rischiare che i documenti non vengano addirittura consegnati.

Consiglio 6: menzionare correttamente i titoli

Così come succede per le lettere cartacee, utilizzando l’appellativo sbagliato nel saluto rischiate, senza accorgervene, di giocarvi la simpatia di chi legge già dalla prima frase. Molte persone considerano ancora una manifestazione di buone maniere la menzione del loro titolo. Ricordate inoltre che, oltre a un appellativo corretto ed educato, anche una chiusura adeguata fa parte dei contenuti imprescindibili di una e-mail di lavoro.

Consiglio 7: controllare l’ortografia e la grammatica

Nella comunicazione scritta evitate errori di grammatica e di ortografia. Errori di questo tipo potrebbero far pensare a chi vi legge che non abbiate considerazione a sufficienza o che la richiesta non sia stata presa abbastanza seriamente. Prima di inviare un’e-mail assicuratevi sempre di rileggerla e correggerla, verificando l’eventuale presenza di errori di ortografia e grammatica. Nelle e-mail importanti, inoltre, applicate il «principio del doppio controllo» e fate rileggere il testo ancora una volta a una o a un collega.

Consiglio 8: cancellare le lunghe code di messaggio nelle e-mail

Nella comunicazione elettronica, i principi di brevità e sintesi valgono anche per l’inoltro delle e-mail. Per non perdere il filo anche nei lunghi scambi di e-mail, è consigliabile inoltrare soltanto le informazioni e i documenti rilevanti per la vostra destinataria o il vostro destinatario.

Consiglio 9: selezionare attentamente i destinatari

Prima di spedire un messaggio, dovreste pensare attentamente a chi volete inviarlo. Per evitare una inutile valanga di e-mail, mettete in copia «CC» soltanto le persone realmente interessate dall’argomento e che volete informare dell situazione. Quando scrivete una risposta, ricordate che occorre inviarla a tutte le persone che devono essere aggiornate. Le destinatarie e i destinatari per cui lo scambio di e-mail non è più rilevante possono essere cancellati dalla lista, previo accordo.

Consiglio 10: scrivere e-mail con il supporto dell’intelligenza artificiale

Utilizzate tool di IA come ChatGPT o Copilot per redigere le vostre e-mail più velocemente durante il lavoro quotidiano. Affinché io, l’intelligenza artificiale, possa assistervi nel miglior modo possibile, datemi istruzioni chiare e precise. Indicatemi le persone destinatarie, lo scopo dell’e-mail, il tono che desiderate utilizzare (ad es. formale o informale) e i punti principali da toccare o a cui rispondere. Tenete presente, tuttavia, che non dovrei ricevere alcuna informazione personale o aziendale per garantire la sicurezza delle informazioni. Nonostante vi faccia risparmiare tempo, è essenziale rileggere le e-mail generate automaticamente prima di inviarle al fine di assicurarsi che il contenuto sia corretto e professionale.

Attenzione: questo consiglio è stato scritto con l’aiuto dell’IA.

Successo garantito con e-mail efficaci

Grazie ai nostri preziosi consigli eviterete gli errori più comuni della comunicazione elettronica. Osservando le regole del galateo, la vostra comunicazione elettronica guadagnerà automaticamente in serietà e i vostri messaggi acquisiranno più rilevanza.