Optimiser le workflow créditeurs – voici comment faire

Cela fait bien longtemps que la comptabilité financière est, elle aussi, entrée dans l’ère du numérique. Vous souhaitez optimiser les processus dans votre entreprise, et plus précisément accélérer le workflow pour les comptes créditeurs? C’est faisable d’un point de vue numérique, et bonne nouvelle: tout se fait automatiquement. Cela permet d’économiser du temps et de l’argent.

Définition d’un workflow créditeurs

Quand une entreprise achète des prestations ou des produits à un fournisseur et reçoit une facture en contrepartie, le fournisseur devient un créancier. Le parcours de la facture fournisseur, de la réception du courrier à l’enregistrement comptable et au paiement, est appelé processus créancier. Si celui-ci est numérisé et automatisé, on parle alors d’un workflow créditeurs.

Améliorer les procédures

Une facture au format papier doit être traitée manuellement. Une fois saisie, elle est transmise aux différents responsables au sein de l’entreprise qui se chargeront de contrôler, de ventiler, de comptabiliser et de débloquer le montant indiqué. Même si, dans la plupart des cas, ces factures sont numérisées ou scannées dès leur réception, ce processus est plus long et moins sûr en ce qui concerne la confidentialité des données. En outre, avec l’allongement du délai de traitement, il existe un risque de paiement tardif des factures, ce qui peut donner lieu à des rappels.

La solution pour optimiser les processus et les rendre plus efficaces, c’est l’automatisation numérique des processus. Cela permet de baisser les frais administratifs d’environ 60% et de consacrer plus de temps à d’autres tâches.

Autres avantages du workflow créditeurs numérique

• Automatisation complète des factures liées aux commandes: le système ERP compare automatiquement la facture reçue avec la commande et la confirmation de livraison dans le système ERP. On parle aussi de «blind booking», c’est-à-dire de «réservation à l’aveugle». Si tout est en ordre, la facture est automatiquement validée, comptabilisée et payée, sans aucune étape manuelle.
• Une diminution du nombre d’erreurs: cela permet de minimiser les erreurs qui se produisent souvent lorsque les factures sont traitées manuellement.
• La sécurité des données: les données des créanciers que vous traitez sont à jour. De plus, vous augmentez la sécurité des données car seules les personnes autorisées peuvent avoir accès au document.
• La transparence du processus: du fait que toutes les procédures soient numérisées, il est possible d’identifier ce qui cloche lorsqu’une opération n’est pas encore validée.
• De l’autonomie: vous pouvez valider des factures via tablette ou ordinateur portable où que vous soyez et à tout moment.

Voici comment automatiser la comptabilité créanciers

Recevez vos factures uniquement sous forme électronique. Vous poserez ainsi les jalons d’une comptabilité créanciers automatisée. Pour cela, trois étapes suffisent:

1. Configurer l’e-facture B2B
2. Vérifier les fournisseurs qui utilisent également l’e-facture B2B
3. Établir la connexion aux fournisseurs

Vous souhaitez convaincre des fournisseurs supplémentaires de vous envoyer leurs factures sous forme d’e-facture B2B?

• Sur La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre eDirectory, vous trouverez le répertoire complet des partenaires commerciaux domiciliés en Suisse qui utilisent l’e-facture.
• Vous trouverez d’autres conseils sur la manière de rattacher les fournisseurs à l’e-facture B2B dans notre «Utiliser des factures fournisseurs électroniques».

Vous avez le choix entre les options suivantes pour vous raccorder au système PostFinance

• E-solution intégrée: vous pouvez intégrer l’e-facture B2B à votre système de comptabilité et importer les données via une interface dans votre système.
  
• Portail eInvoicing: celui-ci vous permet d’envoyer, de recevoir et de gérer en toute autonomie les factures sous forme électronique.
• eBill: si vous n’utilisez aucun logiciel et que vous recevez peu de factures sous forme électronique, vous pouvez utiliser eBill et valider les créances directement dans l’e-banking.

Quelle est l’importance du workflow créditeurs?

Grâce à des workflows optimisés et numérisés, la comptabilité peut traiter de plus grandes quantités de factures avec moins de ressources. Votre entreprise peut faire des économies grâce à des processus plus efficaces. Qui plus est, les délais de traitement sont plus courts et l’argent parvient ainsi plus rapidement à vos partenaires commerciaux, ce qui contribue à une bonne collaboration. Grâce à la représentation transparente des processus, ceux-ci peuvent être vérifiés simplement où que vous soyez. Tout ces éléments le prouvent: cela vaut la peine de numériser les processus.