Kreditorenworkflow optimieren – so gelingt es

Die Digitalisierung hat längst auch die Finanzbuchhaltung erreicht. Sie wollen in Ihrer Firma Prozesse optimieren, konkret: den Workflow bei Kreditorenrechnungen beschleunigen? Das ist digital machbar – und das Gute dabei: Es läuft alles automatisch ab. Das spart viel Zeit und Geld.

Das ist ein Kreditorenworkflow

Wenn ein Unternehmen von einem Lieferanten Dienstleistungen oder Produkte bezieht und dafür eine Rechnung erhält, wird der Lieferant zum Kreditor. Der Weg der Lieferantenrechnung vom Posteingang zur Verbuchung und Zahlung wird als Kreditorenprozess bezeichnet. Wird dieser nun digitalisiert und automatisiert, spricht man von einem Kreditorenworkflow.

Weitere Vorteile des digitalen Kreditorenworkflows

• Vollautomatisierung bestellbezogener Rechnungen: Das ERP-System gleicht die eingegangene Rechnung automatisch mit der Bestellung und der Lieferbestätigung im ERP-System ab. Man spricht dabei auch von «Blind Booking», also «Blindem Buchen». Sofern alles in Ordnung ist, wird die Rechnung automatisch freigegeben, verbucht und bezahlt – ohne einen einzigen manuellen Schritt.
• Mehr Nachhaltigkeit: Sie sparen Papier, da ein Papierbeleg nicht mehr x-mal für die Freigabe kopiert werden muss, und Platz – denn statt in Aktenordnern haben Sie alles in einer Software vereint.
• Geringere Fehlerquote: Fehler, zu denen es bei einer manuellen Bearbeitung häufig kommt, lassen sich minimieren.
• Datensicherheit: Sie verarbeiten stets aktuelle Daten der Kreditoren und erhöhen die Datensicherheit – denn es können nur Zugangsberechtigte das Dokument einsehen.
• Prozesstransparenz: Dadurch, dass alle Abläufe digital dargestellt sind, lässt sich nachprüfen, wo es hakt, wenn ein Vorgang noch nicht freigegeben ist.
• Unabhängigkeit: Sie können Rechnungen via Tablet oder Laptop von überall aus und jederzeit freigeben.

Diese Optionen für eine Anbindung an das PostFinance-System gibt es

• Integrierte E-Lösung: Sie können die E-Rechnung B2B in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren und die Daten über eine Schnittstelle in Ihr System importieren
• eInvoicing Portal: Dort können Sie die Rechnungen elektronisch versenden, empfangen und selbstständig verwalten
• eBill: Wer keine Software einsetzt und nur wenige Rechnungen elektronisch erhält, kann eBill nutzen und Forderungen direkt im E-Banking freigeben

Welche Bedeutung hat der Kreditorenworkflow?

Durch optimierte, digitalisierte Workflows können in der Buchhaltung grössere Mengen Rechnungen mit weniger Ressourcenaufwand verarbeitet werden. Ihr Unternehmen kann dank effizienteren Prozessen Kosten einsparen. Zudem verkürzen sich Durchlaufzeiten und das Geld landet schneller bei Ihren Geschäftspartnern – das trägt zu einem guten Miteinander bei. Dank der transparent abgebildeten Abläufe lassen sich diese einfach und von überall aus prüfen. All das zeigt: Es lohnt sich, Prozesse zu digitalisieren.

Die Abläufe verbessern

Eine Rechnung in Papierform muss manuell bearbeitet werden. Sie wird nach der Erfassung an die jeweiligen Verantwortlichen innerhalb des Hauses weitergereicht, die den ausgewiesenen Betrag kontrollieren, kontieren, verbuchen und freigeben. Selbst wenn diese Rechnungen in den meisten Fällen bereits beim Rechnungseingang digitalisiert beziehungsweise eingescannt werden, ist dieser Prozess langatmiger und unsicherer in puncto vertraulicher Daten. und womöglich anfällig für Fehler. Zudem besteht durch die verlängerte Bearbeitungszeit das Risiko, dass Rechnungen später bezahlt werden, was zu Mahnungen führen kann.

Die Lösung, um die Prozesse zu optimieren und effizienter zu gestalten, heisst digitale Prozessautomatisierung. Damit lassen sich die Verwaltungskosten um rund 60% senken – und es bleibt mehr Zeit für andere Aufgaben.

Empfangen Sie Rechnungen von präferierten Lieferanten nur noch elektronisch. Damit legen Sie den Grundstein für eine automatisierte Kreditorenbuchhaltung. Das ist in drei Schritten erledigt:

1. E-Rechnung B2B einrichten
2. Prüfen, welche Lieferanten auch E-Rechnung B2B nutzen
3. Verbindung zu Lieferanten herstellen

Sie möchten zusätzliche Lieferanten dafür gewinnen, dass sie Ihnen die Rechnungen als E-Rechnung B2B zukommen lassen?

• Im Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Verzeichnis eDirectory.ch finden Sie eine umfassende Sammlung in der Schweiz domizilierter Geschäftspartner, die E-Rechnungen versenden und empfangen.
• Weitere Tipps, wie Sie Lieferanten an die E-Rechnung B2B anbinden können, erhalten Sie in unserer Checkliste «Elektronische Kreditorenrechnungen nutzen».