Come ottimizzare il workflow fatture

Da tempo la digitalizzazione ha fatto il suo ingresso anche nel mondo della contabilità finanziaria. Vorreste ottimizzare i processi della vostra azienda nell’ottica di accelerare il workflow delle fatture creditori? Esiste una soluzione digitale e il bello è che tutto avviene in automatico, risparmiando tempo e denaro.

Cos’è il workflow fatture

Se un’impresa acquista servizi o prodotti da un fornitore e riceve una fattura, il fornitore diventa un creditore. Il percorso della fattura del fornitore, dall’arrivo per posta alla registrazione e al pagamento, è noto come processo creditori. Se viene digitalizzato e automatizzato, si parla di workflow fatture.

Migliorare le procedure

Una fattura cartacea deve essere elaborata manualmente. Una volta registrata, passa alla persona responsabile all’interno dell’azienda che controlla l’importo da versare, lo registra sul conto, lo contabilizza e ne autorizza il pagamento. Anche se nella maggior parte dei casi le fatture vengono digitalizzate o scansionate al momento della ricezione, questo processo richiede più tempo ed è meno sicuro dal punto di vista della riservatezza dei dati. L’allungamento dei tempi di elaborazione comporta anche il rischio che le fatture vengano pagate più tardi, con conseguenti solleciti.

Esiste tuttavia una soluzione per ottimizzare i processi e renderli più efficienti: l’automazione digitale. Le spese amministrative si riducono così di circa il 60% e, inoltre, rimane più tempo per altre attività.

Ulteriori vantaggi del workflow fatture digitale

• Automazione completa delle fatture riferite a ordinazioni: il sistema ERP confronta automaticamente la fattura in arrivo con l’ordine e la conferma della consegna. In questo caso si parla anche di «blind booking», cioè di «prenotazioni alla cieca». Se tutto è in ordine, la fattura viene automaticamente autorizzata, contabilizzata e pagata, senza alcun passaggio manuale.
• Più sostenibilità: non dovendo più fotocopiare diverse volte i giustificativi cartacei per autorizzarli, risparmiate carta; l’archiviazione delle informazioni nel software anziché nei raccoglitori consente inoltre di guadagnare spazio.
• Percentuale di errore inferiore: si riducono al minimo gli errori che spesso si verificano in fase di elaborazione manuale.
• Sicurezza dei dati: elaborate sempre dati aggiornati dei creditori e beneficiate di una maggiore sicurezza, dato che solo le persone autorizzate hanno accesso ai documenti.
• Processi trasparenti: grazie alla panoramica digitale delle procedure, quando un passaggio non è ancora stato autorizzato è possibile controllare dov’è il problema.
• Autonomia: potete autorizzare le fatture su tablet o laptop dovunque e in qualsiasi momento.

Come automatizzare la contabilità creditori

Fatevi spedire le fatture da fornitori privilegiati unicamente in modalità elettronica: sarete già a buon punto per automatizzare la contabilità creditori. Per farlo, basteranno tre passaggi:

1. impostare l’e-fattura B2B
2. verificare quali fornitori utilizzano anche l’e-fattura B2B
3. stabilire il collegamento questi ultimi

Desiderate che altri fornitori vi inviino le fatture sotto forma di e-fatture B2B?

• In Il link si apre in una nuova finestra eDirectory trovate un elenco completo di tutti i partner commerciali domiciliati in Svizzera che inviano e ricevono le e-fatture.
• Ulteriori consigli su come collegare i fornitori all’e-fattura B2B sono riportati nella nostra lista di controllo «Usare le fatture creditori elettroniche».

Opzioni per il collegamento al sistema di PostFinance

• Soluzione elettronica integrata: potete integrare l’e-fattura nel vostro software di contabilità e importare i dati nel vostro sistema mediante una piattaforma.
• Portale eInvoicing: qui potete inviare, ricevere e gestire in autonomia le fatture in formato elettronico.
• eBill: chi non impiega un software e riceve solo poche fatture in modalità elettronica, può utilizzare eBill e autorizzare i crediti direttamente nell’e-banking.

Perché il workflow fatture è così importante?

Ottimizzando e digitalizzando i workflow consentite alla contabilità di trattare notevoli quantità di fatture con meno risorse. La vostra impresa può risparmiare sui costi grazie a processi più efficienti che permettono di ridurre i tempi di esecuzione e far pervenire il denaro più rapidamente ai vostri partner commerciali, favorendo una buona collaborazione. La visualizzazione chiara delle procedure permette di verificarle facilmente e ovunque. Tutto ciò dimostra che digitalizzare i processi conviene.