08.09.2025
Transférer enfin vos processus administratifs au format numérique? En automatisant leurs tâches administratives, les petites entreprises sont doublement gagnantes: en plus d’économiser du temps et de ménager leurs nerfs, les responsables disposent à tout moment d’un aperçu des finances de l’entreprise en temps réel grâce aux relevés. Il ne vous reste plus qu’à vous lancer.
En matière de transition numérique, misez tout simplement sur les factures. Utilisez notre calculateur d’économies pour savoir combien vous pouvez économiser en passant aux factures numériques.
Établir des factures, contrôler les inscriptions au crédit, régler les factures, tenir la comptabilité: pour beaucoup de petits entrepreneurs, les tâches administratives constituent un mal nécessaire accaparant du temps qui leur est précieux. Du temps qu’ils pourraient mieux mettre à profit en se consacrant à leur activité de base. Pourtant, ces tâches sont primordiales, puisque la survie de toute entreprise repose sur des finances saines. Si vous souhaitez supprimer des étapes inutiles, accroître votre flexibilité et venir à bout du format papier, vous pouvez progressivement dématérialiser votre bureau.
On a tôt fait d’oublier ou de perdre des quittances, ou encore de les laisser s’empiler parce qu’on n’a pas le temps de les comptabiliser ou de les envoyer à la fiduciaire. Et lorsqu’on arrive enfin au bout de ce travail fastidieux, il faut encore archiver tous les documents. Tandis que certains continuent à les placer dans des classeurs – ce qui demande non seulement du temps mais aussi beaucoup de place – d’autres s’attellent au scannage des justificatifs. Dans ce domaine, il existe aujourd’hui de nombreux outils très pratiques pour se faciliter la tâche. Ainsi, il est par exemple possible de photographier immédiatement les quittances et de les télécharger ou de les envoyer. À noter: si les originaux ne sont pas conservés, les justificatifs doivent être lisibles et faciles à retrouver.
Astuce: l’application PaperCut permet de photographier des justificatifs en toute simplicité et de les téléverser sur le portail de comptabilité souhaité.
En ayant recours à des solutions en ligne, vous pouvez réaliser vos tâches administratives de manière simple et rapide. En principe, il vous suffit d’importer une fois les données relatives aux clients et aux produits pour pouvoir établir et gérer des offres, des confirmations d’ordre, des bulletins de livraison et des factures en ligne. À l’issue d’un mandat, les offres sont ainsi transformées en factures en un tournemain. Si vous intégrez également les factures, les paiements peuvent être automatiquement rapprochés, ce qui permet de gagner du temps. Celles et ceux qui misent sur une plateforme basée sur navigateur ont accès à tout moment à la gestion de leurs débiteurs et de leurs créanciers, et n’ont besoin de procéder ni à une installation ni à des opérations de maintenance.
Une fois que toutes les étapes de travail importantes, telles que la gestion des justificatifs, des factures et des paiements, ont été automatisées, la comptabilité peut à son tour être dématérialisée. Là encore, les outils allégeant le travail des petites entreprises foisonnent. Qu’il s’agisse d’une simple comptabilité des salaires ou d’une comptabilité financière globale comprenant, par exemple, décomptes de TVA, enregistrements groupés et devises étrangères: la solution adéquate est celle qui couvre vos besoins et vous permet idéalement – même ci ceci n’est pas une obligation – de tenir une comptabilité en partie double. L’enregistrement comptable n’est pas plus compliqué mais, en raison de la saisie sur deux comptes différents, il a l’avantage de fournir des informations en vue de la future planification du budget.
Si vous souhaitez sauter le pas vers le bureau électronique, ne numérisez pas simplement vos processus de façon inconsidérée. Il est primordial de planifier cette étape dans les moindres détails pour que la mutation intervienne sans accroc. Voici les principales étapes:
Déterminez quels processus de votre comptabilité sont particulièrement inefficaces et, donc, improductifs. En identifiant et en dématérialisant ces tâches, vous vous ménagez plus de temps pour vos tâches principales.
Calculez combien vous économiserez en dématérialisant un processus. Le calcul des coûts complets s’y prête bien. Vous souhaitez par exemple savoir si le passage aux processus de facturation numériques est rentable pour votre entreprise? Rien de plus simple avec notre calculateur!
Définissez les différentes étapes de la transformation numérique, de même que le délai de leur mise en œuvre, et établissez un plan de déroulement sommaire comprenant les tâches à réaliser, pour ne pas perdre de temps d’ici à la mise en service du nouvel outil. Prévoyez également une phase de test afin de pouvoir vérifier que tout fonctionne parfaitement, comme prévu.
Déterminez les besoins devant être couverts par le nouvel outil et comparez attentivement les solutions les plus courantes sur le marché. Concernant les outils de comptabilité, il existe déjà des solutions qui s’appuient sur l’IA pour la comptabilisation des justificatifs.
Si le nouvel outil doit être compatible avec les systèmes existants, il faut impérativement que vous en teniez compte dans votre choix.
Les petites entreprises qui ont externalisé tout ou partie de leur comptabilité devraient vérifier suffisamment tôt si la collaboration avec la fiduciaire externe se déroulera sans accroc après la transition numérique et si celle-ci pourra travailler avec le nouvel outil. Pour en savoir plus sur ce sujet, lisez l’article «Externaliser la comptabilité ou la faire soi-même?».
