08.09.2025
Passare finalmente al digitale per la gestione della burocrazia da ufficio? Automatizzare le pratiche amministrative permette alle piccole imprese non solo di risparmiare tempo e fatica, ma anche di avere sempre sotto controllo la propria situazione finanziaria grazie a tabulati disponibili in tempo reale. Di seguito vi spieghiamo come fare.
Sul fronte della digitalizzazione partite in tutta semplicità dalle fatture. Il nostro calcolatore del risparmio vi mostrerà quanto potete risparmiare passando alle fatture digitali.
Emettere le fatture e pagarle, controllare i pagamenti ricevuti, gestire la contabilità: per molti piccoli imprenditori le attività amministrative sono un male necessario che sottrae tempo prezioso, che potrebbe essere dedicato in modo più proficuo al core business. Queste attività sono però importanti in quanto la sopravvivenza di qualsiasi azienda dipende sostanzialmente dalla sua salute finanziaria. Chi desidera evitare passaggi inutili, aumentare la flessibilità e dire finalmente addio alla carta può digitalizzare gradualmente il proprio ufficio.
Le ricevute finiscono spesso nel dimenticatoio o vanno perse. Oppure si accumulano sulla scrivania perché nessuno ha tempo per registrarle o inviarle al fiduciario. E una volta liquidate queste noiose pendenze, il lavoro non è ancora finito perché si deve archiviare tutta la documentazione, ricorrendo ad appositi classificatori, che non sottraggono solo molto tempo ma anche parecchio spazio, oppure a lunghi processi di scansione. Per queste operazioni sono disponibili oggi strumenti molto utili ed efficienti che permettono ad esempio di fotografare le ricevute e caricarle o spedirle immediatamente. Importante: se gli originali non vengono conservati, il giustificativo deve essere ben leggibile e naturalmente facilmente reperibile.
Consiglio: con l’app PaperCut è possibile fotografare i giustificativi in tutta semplicità e caricarli nel portale di contabilità prescelto.
Le soluzioni online permettono di sbrigare le pratiche d’ufficio in modo semplice e rapido. In genere basta importare un’unica volta i dati di clienti e prodotti per poter redigere e gestire online preventivi, conferme d’ordine, bollettini di consegna, fatture e, ad esempio, convertire velocemente un preventivo in fattura in seguito alla chiusura dell’ordine. In più, integrando le fatture è possibile effettuare i pagamenti automaticamente, con un conseguente risparmio di tempo. Affidarsi a una piattaforma basata su browser non solo permette di avere il pieno controllo della gestione debitori e creditori sempre e ovunque, ma anche di eliminare i costi e gli interventi di installazione e manutenzione.
Una volta che tutte le fasi operative principali che riguardano ad esempio giustificativi, fatture e pagamenti sono state automatizzate, è possibile digitalizzare anche la contabilità, affidandosi a uno dei numerosi strumenti in commercio in grado di semplificare la vita, soprattutto alle piccole imprese. Una contabilità semplice o una contabilità finanziaria più completa che include ad esempio conteggio dell’IVA, contabilizzazioni collettive e valute estere: la soluzione prescelta deve soddisfare le esigenze del cliente e consentire idealmente di eseguire, anche quando non sussiste l’obbligo di farlo, una contabilità in partita doppia. In questo caso la registrazione non è più dispendiosa, ma essendo effettuata su due diversi conti fornisce utili informazioni per la pianificazione futura del budget.
Chi desidera affrontare ora il passaggio alla contabilità digitale non dovrebbe farlo alla cieca: una pianificazione dettagliata, infatti, è fondamentale per assicurare il successo di quest’operazione. Ecco i passaggi più importanti.
Individuate quali processi della vostra contabilità sono particolarmente inefficienti e quindi improduttivi. Identificando e digitalizzando queste attività, avrete più tempo da dedicare ai compiti principali.
Calcolate quanto risparmiate digitalizzando un processo. Il calcolo dei costi complessivi è il modo ideale per scoprirlo. Desiderate sapere, ad esempio, se alla vostra azienda conviene passare alla fatturazione digitale? Con il nostro calcolatore lo potete scoprire in tutta semplicità.
Stabilite entro quando devono essere attuate le varie fasi della digitalizzazione e create un programma di massima con le operazioni da svolgere in modo tale da evitare ritardi inutili fino alla messa in esercizio del nuovo tool. Prevedete anche una fase di test, in modo da poter verificare se tutto funziona correttamente e come previsto.
Stabilite quali esigenze devono essere soddisfatte con il nuovo tool e confrontate accuratamente le soluzioni in uso sul mercato. Ad esempio, per quanto riguarda i tool di contabilità esistono già soluzioni che prevedono la contabilizzazione dei giustificativi con il supporto dell’IA.
Se il nuovo tool deve essere compatibile con i sistemi esistenti, occorre assolutamente tenerne conto durante la scelta.
e piccole imprese che esternalizzano la contabilità o una parte di essa dovrebbero verificare tempestivamente se la collaborazione con l’ufficio fiduciario esterno funzionerà alla perfezione una volta effettuato il passaggio e/o se tale ufficio potrà lavorare con il nuovo tool. Scoprite di più sull’argomento nell’articolo «Esternalizzare la contabilità o pensarci da sé?».
