08.09.2025
Endlich beim «Büro machen» auf digital umstellen? Werden administrative Arbeiten automatisiert, sparen Kleinunternehmen einerseits Zeit und Nerven, andererseits haben sie dank Auswertungen in Echtzeit auch jederzeit den Überblick über ihre Finanzen. So legen Sie los.
Setzen Sie bei der Digitalisierung ganz einfach bei den Rechnungen an. Wieviel Kosten Sie mit der Umstellung auf digitale Rechnungen sparen können, zeigt Ihnen unser Sparrechner.
Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge überprüfen, Rechnungen zahlen, Buchhaltung führen: Für viele Kleinunternehmer:innen sind administrative Aufgaben ein nötiges Übel, das wertvolle Zeit frisst. Zeit, die sie besser für ihr Kerngeschäft nutzen könnten. Dennoch sind es wichtige Aufgaben, denn gesunde Finanzen sind für jede Firma überlebenswichtig. Wer unnötige Arbeitsschritte vermeiden, die Flexibilität erhöhen und dem Papierkrieg ein Ende bereiten möchte, kann sein Büro Schritt für Schritt digitalisieren.
Quittungen gehen schnell mal vergessen oder verloren. Oder sie stapeln sich, weil man nicht dazu kommt, sie zu verbuchen oder dem Treuhänder zu senden. Ist diese lästige Arbeit dann endlich erledigt, müssen die ganzen Unterlagen auch noch abgelegt werden. Die einen nutzen dafür noch immer Ordner, die neben viel Zeit auch viel Platz brauchen, während die anderen mit dem Einscannen der Belege beschäftigt sind. Dabei gibt es sehr nützliche Tools, die einem viel Arbeit abnehmen. Quittungen können so beispielsweise gleich abfotografiert und hochgeladen oder verschickt werden. Wichtig: Wenn die Originale nicht aufbewahrt werden, muss der Beleg gut lesbar und natürlich wieder auffindbar sein.
Tipp: Mit der App PaperCut (weiter auf manubu.com) können Belege einfach abfotografiert und ins Buchhaltungsportal der Wahl hochgeladen werden.
Mit Onlinelösungen kann die Büroarbeit rasch und unkompliziert erledigt werden. In der Regel reicht ein einmaliger Import von Kunden- und Produktdaten und schon können Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen online erstellt und verwaltet werden: So können zum Beispiel Offerten nach Auftragsabschluss im Handumdrehen in Rechnungen umgewandelt werden. Lassen sich dann auch noch Rechnungen integrieren, können Zahlungen automatisch abgeglichen werden. Das spart Zeit. Wer auf eine browserbasierte Plattform setzt, hat übrigens nicht nur das Debitoren- und Kreditorenmanagement jederzeit und überall im Griff, sondern benötigt zudem weder eine Installation noch eine Wartung.
Sind alle relevanten Arbeitsschritte wie Belege, Rechnungen und Zahlungen automatisiert worden, kann auch die Buchhaltung digitalisiert werden. Dafür stehen zahlreiche Buchhaltungstools zur Wahl, die insbesondere auch kleinen Unternehmen das Leben vereinfachen. Ob einfache Lohnbuchhaltung oder umfassendere Finanzbuchhaltung mit beispielsweise MWST-Abrechnung, Sammelbuchungen und Fremdwährungen: Die passende Lösung deckt die entsprechenden Bedürfnisse ab und ermöglicht idealerweise – auch wenn man nicht dazu verpflichtet ist – eine doppelte Buchführung. Die Verbuchung ist nicht aufwändiger, bietet aber, da sie auf zwei verschiedenen Konten erfasst wird, wegweisende Informationen für die künftige Budgetplanung.
Wer den Umstieg aufs papierlose Büro jetzt angehen will, sollte aber nicht einfach drauflos digitalisieren. Eine detaillierte Planung ist für eine reibungslose Umstellung von zentraler Bedeutung. Das sind die wichtigsten Schritte:
Ermitteln Sie, welche Prozesse in Ihrer Buchhaltung besonders ineffizient und damit unproduktiv sind. Indem Sie diese Aufgaben identifizieren und digitalisieren, verschaffen Sie sich mehr Luft für Ihre Kernaufgaben.
Berechnen Sie, wie viel Sie sparen, wenn Sie einen Prozess digitalisieren. Dazu eignet sich die Vollkostenrechnung. Sie möchten zum Beispiel herausfinden, ob sich die Umstellung auf digitale Rechnungsprozesse für Ihr Unternehmen lohnt? Mit unserem Rechner geht dies ganz einfach.
Definieren Sie, welche Digitalisierungsschritte bis wann umgesetzt sein sollen, und erstellen Sie einen groben Ablaufplan mit den Todos, damit sich die Zeit bis zur Inbetriebnahme des neuen Tools nicht unnötig hinauszögert. Rechnen Sie dabei auch eine Testphase mit ein, damit Sie prüfen können, ob alles wie gewünscht und fehlerfrei funktioniert.
Halten Sie fest, welche Bedürfnisse mit dem neuen Tool abgedeckt werden sollen, und vergleichen Sie die auf dem Markt gängigen Lösungen sorgfältig. Bei den Buchhaltungstools gibt es zum Beispiel bereits Lösungen, bei denen die Belegverbuchung KI-gestützt erfolgt.
Falls das neue Tool mit bestehenden Systemen kompatibel sein soll, ist dies bei der Auswahl unbedingt zu beachten.
Kleinunternehmen, die ihre Buchhaltung oder einen Teil davon ausgelagert haben, sollten frühzeitig prüfen, ob die Zusammenarbeit mit dem externen Treuhandbüro nach der Umstellung reibungslos klappen wird bzw. ob dieses mit dem neuen Tool arbeiten kann. Mehr zum Thema lesen Sie im Beitrag «Buchhaltung outsourcen oder selbst machen?».
