eInvoicing-Portal einrichten

Im Bereich «Einstellungen» können Sie selbstständig Kundendaten und Kontaktangaben verwalten und anpassen sowie weitere administrative Einstellungen vornehmen.

Adress- und Kundendaten verwalten

Verwalten Sie Ihre Adress- und Kundendaten, damit diese bei der Suche nach Ansprechpartner:innen korrekt und aktuell angezeigt werden.

Gutschriftenkonten bearbeiten

Fügen Sie Gutschriftenkonten hinzu, bearbeiten oder entfernen Sie sie.

Wichtig: Verwenden Sie stets dieselbe IBAN, die Sie auch zur Fakturierung verwenden.

Konfiguration der Anzeigeoptionen

Bestimmen Sie, ob und wie Ihr Unternehmen in eBill und im Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory.ch angezeigt wird. Legen Sie hier beispielsweise Ihren Anzeigenamen fest. Dies ist besonders hilfreich zur Unterscheidung verschiedener IDs oder wenn Ihr Unternehmen unter einem anderen Namen Rechnungen stellt.

eBill-Anmeldeformular und Logo-Management

Passen Sie die eBill-Anmeldemaske sowie das Logo für alle unterstützten Sprachen an. Auch wenn das Logo identisch bleibt, muss es für jede Sprache ausgefüllt werden.

Benutzerverwaltung

In Ihrem Benutzerkonto können Sie Benutzer:innen hinzufügen und entfernen, die Zugriff auf Ihre Rechnungsverwaltung im eInvoicing-Portal haben, und ihnen Administratorrechte zuweisen oder entziehen. Dadurch behalten Sie jederzeit die volle Kontrolle über die Berechtigungen.

So fügen Sie als Administrator:in neue Benutzer:innen hinzu:

1. Melden Sie sich mit Ihrem Admin-Konto an
2. Öffnen Sie die Benutzerverwaltung
3. Wählen Sie die Option «Benutzer:in hinzufügen»
4. Geben Sie die E-Mail-Adresse der neuen Benutzer:in ein
5. Die neue Benutzer:in erhält eine E-Mail mit einer Anleitung zur Registrierung
6. Nach erfolgreicher Registrierung aktivieren Sie als Administrator:in die neue Benutzer:in

Verwaltung Biller ID/Payer ID

In Ihrem Benutzerkonto können Sie auf verschiedene Biller- und Payer-IDs Weitere Informationen Die Biller-ID und Payer-ID sind die eindeutigen Identifikationsnummern für Rechnungssteller:innen und Rechnungsempfänger:innen zugreifen. Klicken Sie dazu einfach oben rechts auf die gewünschte ID, um sie zu nutzen und zu verwalten.

Mit den Empfängerverzeichnissen für die E-Rechnung B2B und eBill halten Sie Ihre Empfängerlisten einfach à jour – dies alles direkt im eInvoicing-Portal.

eDirectory für die E-Rechnung B2B

Wenn Sie als Rechnungssteller die E-Rechnung B2B nutzen, können Sie im Verzeichnis Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster eDirectory.ch nach Empfänger:innen suchen Weitere Informationen Nicht alle Empfänger:innen sind sichtbar. Empfänger:innen können die Sichtbarkeit selbst steuern., die E-Rechnung B2B empfangen können und diese Ihrem Empfängerverzeichnis hinzufügen. Dies ist entscheidend, um das Empfängerverzeichnis vor dem Upload der PDF-Rechnungen bzw. vor der manuellen Erstellung von Rechnungen anzulegen und zu pflegen, da Rechnungen andernfalls nicht korrekt zugeordnet werden können.

Wichtig: Für die Erstellung und Bearbeitung des Empfängerverzeichnisses benötigen Sie eine Admin-Rolle.

Im Verzeichnis eDirectory können Sie auch nach Rechnungssteller:innen suchen Weitere Informationen Nicht alle Rechnungsteller:innen sind sichtbar. Rechnungsteller:innen können die Sichtbarkeit selbst steuern..

Look-up für eBill

Als eBill-Rechnungssteller:in können Sie mit der Look-up-Funktion prüfen, welche Privatpersonen oder Kleinunternehmen eBill-Rechnungen empfangen wollen. Dafür geben Sie die E-Mail-Adresse oder die UID-Nummer (eine Unternehmensnummer) der Empfänger:in ein. Bei einem Treffer können die nächste Rechnung einfach eine eBill senden.

Paper Bill – Rechnungsempfänger digitalisieren

Wenn Sie Paper Bill nutzen, stehen Ihnen im eInvoicing-Portal unter «Downloads» zwei Auswertungen zur Verfügung:

• der eDirectory Lookup Report, mit dem Sie potenzielle Empfänger:innen für die E-Rechnungen B2B identifizieren können und
• der eBill Lookup Report, der Ihnen zeigt, wer bereits für den Empfang von eBills registriert ist.

So erkennen Sie einfach, bei welchen Rechnungsempfänger:innen eine Umstellung von Papier- auf Digitalrechnungen möglich wäre.

Rechnungsversand

Wenn Sie eine Software mit Schnittstelle zu PostFinance nutzen, können Sie Ihre Rechnungen direkt über Ihr ERP übermitteln und dann auch dort die Zustellung nachverfolgen.

Andernfalls können sie Ihre Rechnungen im eInvoicing-Portal in den folgenden Formaten übermitteln:

• XML-Upload
• PDF-Upload Weitere Informationen Bitte beachten Sie, dass das PDF dem Naming «BillerID_TransactionID.pdf» entsprechen muss. Empfehlung: Verwenden Sie als TransactionID die Rechnungsnummer. (Weitere Informationen zu den erforderlichen Bezeichnungsformaten und Feldern finden Sie im Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Handbuch E-Rechnung)
• Manuelle Erfassung der Rechnungen

Rechnungsempfang

Wenn Sie eine Software mit Schnittstelle zu PostFinance nutzen, können Sie Ihre Rechnungen direkt in Ihrem ERP empfangen.

Andernfalls können sie Ihre Rechnungen im eInvoicing-Portal empfangen und herunterladen.

Sie können den Status all Ihrer Rechnungen im Verarbeitungsprotokoll einsehen und so nachverfolgen, ob die Rechnungen erfolgreich übermittelt wurden. Wenn Ihre Software eine Schnittstelle zu PostFinance hat, können Sie diese Informationen direkt in Ihrer Software abrufen; andernfalls im eInvoicing-Portal unter «Downloads».

Alternativ haben Sie im eInvoicing-Portal die Möglichkeit, mit der Funktion «Rechnungen suchen» die Details einzelner Rechnungen zu überprüfen.

An gleicher Stelle können Sie auch die An-/Abmeldeprotokolle von eBill einsehen, um zu erfahren, welche Rechnungsempfänger:innen gewechselt haben.