Impostare il portale eInvoicing

Nella sezione «Impostazioni» potete gestire e modificare autonomamente i dati della clientela e i dati di contatto e configurare altre impostazioni amministrative.

Gestire indirizzi e i dati della clientela

Gestite indirizzi e dati clienti in modo che siano visualizzati correttamente e aggiornati durante la ricerca delle persone di contatto.

Modificare i conti di accredito

Aggiungete i conti di accredito, modificateli o eliminateli.

Importante: utilizzate sempre lo stesso IBAN che usate per la fatturazione.

Configurazione delle opzioni di visualizzazione

Stabilite se e come volete che la vostra azienda venga visualizzata in eBill e nell’elenco Il link si apre in una nuova finestra eDirectory.ch. Impostate qui, ad esempio, il nome che desiderate utilizzare a tale scopo. Questo dato è particolarmente utile per distinguere fra vari ID o nel caso in cui la vostra azienda emetta fatture sotto un altro nome.

Modulo di adesione eBill e gestione del logo

Modificate la maschera di registrazione eBill e il logo per tutte le lingue supportate. Anche se il logo rimane identico, la compilazione deve essere eseguita per ogni lingua.

Gestione utenti

Nel vostro account utente potete aggiungere e rimuovere le e gli utenti che hanno accesso alla gestione delle fatture nel portale eInvoicing e assegnare o revocare i diritti di amministratrice/amministratore. Ciò vi consente di mantenere sempre il pieno controllo sulle autorizzazioni.

Ecco come aggiungere nuove e nuovi utenti in qualità di amministratrici/amministratori:

1. Accedete con il vostro account
2. Aprite la gestione utenti
3. Selezionate l’opzione «Aggiungere utente»
4. Inserite l’e-mail della nuova o del nuovo utente
5. La o il nuovo utente riceve un’e-mail con le istruzioni per la registrazione
6. Dopo la registrazione, attivate la nuova o il nuovo utente come amministratrice/amministratore

Gestione di Biller ID/Payer ID

Nel vostro account utente potete accedere a vari BillerID e PayerID Ulteriori informazioni I BillerID e i PayerID sono i numeri di identificazione univoci di emittenti e destinatari di fatture. È sufficiente cliccare sull’ID desiderato nell’angolo in alto a destra per utilizzarlo e gestirlo.

Grazie agli elenchi delle destinatarie e dei destinatari per l’e-fattura B2B e eBill potete aggiornare facilmente le vostre liste, il tutto direttamente nel portale eInvoicing.

eDirectory per l’e-fattura B2B

Se in qualità di emittenti di fatture utilizzate l’e-fattura B2B potete effettuare ricerche nell’elenco Il link si apre in una nuova finestra eDirectory.ch in base alle persone destinatarie Ulteriori informazioni Non tutte le persone destinatarie sono visibili. Destinatarie e destinatari possono gestire da soli la propria visibilità., ricevere l’e-fattura B2B e aggiungerla nel vostro elenco destinatari. Ciò è fondamentale per creare e gestire l’elenco destinatari prima di caricare le fatture in formato PDF o di allestire manualmente le fatture. In caso contrario non è possibile assegnarle correttamente.

Importante: per creare e modificare l’elenco destinatari è necessario avere un ruolo di amministratrice/amministratore.

Nell’elenco eDirectory potete effettuare ricerche anche in base alle e agli emittenti di fatture Ulteriori informazioni Non tutti gli e le emittenti di fatture sono visibili. Le e gli emittenti di fatture possono gestire da soli la propria visibilità..

Lookup per eBill

In qualità di emittenti di fatture eBill potete utilizzare la funzione Lookup per verificare quali privati o piccole imprese desiderano ricevere le fatture eBill. A tal fine inserite l’indirizzo e-mail o il numero IDI della persona destinataria (un numero dell’impresa). Se lo trovate potete inviare la prossima fattura come eBill.

Paper Bill – digitalizzare i destinatari

Se utilizzate Paper Bill, nel portale eInvoicing avete disposizione due analisi alla voce «Download»:

• l’eDirectory Lookup Report, grazie al quale potete identificare potenziali destinatarie e destinatari di e-fatture B2B e
• l’eBill Lookup Report, che vi mostra chi è già registrato come persona destinataria di eBill.

In questo modo saprete facilmente per quali destinatarie o destinatari potreste convertire le fatture da cartacee in digitali.

Invio delle fatture

Se il software che utilizzate ha un’interfaccia con PostFinance potete inviare le fatture direttamente tramite il vostro ERP e seguirne il recapito anche lì.

Diversamente avete la possibilità di inviare le fatture nel portale eInvoicing nei seguenti formati:

• Upload XML
• Upload PDF Ulteriori informazioni Tenete presente che il PDF deve essere denominato «BillerID_TransactionID.pdf». Raccomandazione: utilizzate come TransactionID il numero della fattura. (Ulteriori informazioni sui formati e sui campi di designazione richiesti sono riportati nel documento Il link si apre in una nuova finestra Manuale E-fattura)
• Registrazione manuale delle fatture

Ricezione delle fatture

Se il software che utilizzate ha un’interfaccia con PostFinance potete ricevere le fatture direttamente tramite il vostro ERP.

Diversamente avete la possibilità di ricevere e scaricare le fatture nel portale eInvoicing

Potete visualizzare lo stato di tutte le fatture nel protocollo di elaborazione per verificare se sono state trasmesse con successo. Se il vostro software ha un’interfaccia con PostFinance, potete richiamare queste informazioni direttamente nel software, altrimenti nel portale eInvoicing alla voce «Download».

In alternativa, nel portale eInvoicing avete la possibilità di verificare i dettagli delle singole fatture con la funzione «Cercare fatture».

Lì potete anche visualizzare i protocolli di registrazione e di disdetta di eBill per scoprire quali destinatarie o destinatari sono passati alla fattura digitale.