29.12.2023
Sempre più clienti preferiscono ricevere le fatture come eBill direttamente nel proprio online banking. Per semplificare al massimo la ricerca di clienti che prediligono le fatture digitali, eBill offre agli emittenti di fatture la soluzione Lookup. Helvetia ha implementato questa funzione in collaborazione con PostFinance. Claudia Ulrich, responsabile di progetto presso Helvetia, spiega in che modo ha agito la compagnia assicurativa e se le aspettative sono state soddisfatte.
Claudia Ulrich riveste dal 2018 questa funzione nel settore ECM (Enterprise Content Management) di Helvetia. Gestisce progetti per la digitalizzazione dell’elaborazione di input e output. Helvetia Assicurazioni è un gruppo assicurativo internazionale con oltre 12’000 collaboratrici e collaboratori e più di 7 milioni di clienti.
La convenience per la clientela è parte integrante della strategia di Helvetia: vogliamo fornire alla nostra clientela servizi semplificati al massimo, tenendo fede alla nostra promessa del marchio anche nell’ambito della fatturazione. Facciamo il possibile per accontentare i clienti di Helvetia Assicurazioni Svizzera che desiderano ricevere le fatture sotto forma di eBill, e la funzione Lookup ci aiuta a farlo.
Con eBill le e i clienti possono indicare agli emittenti delle fatture che in futuro desiderano ricevere tutte le fatture tramite la piattaforma. Basta selezionare un’unica volta «Aggiungere automaticamente l’emittente della fattura» nel portale eBill del proprio online banking. Come società di fatturazione, abbiamo quindi la possibilità di cercare e trovare manualmente queste e questi clienti tramite il loro indirizzo e-mail o, nel caso delle aziende, tramite il loro numero di identificazione delle imprese (IDI). La funzione Lookup consente di consultare la banca dati di Lookup in modo automatizzato. Abbiamo scelto di utilizzare questa opzione per soddisfare i desideri della nostra clientela in modo semplice e veloce.
In occasione del passaggio alla nuova infrastruttura eBill nel 2022, abbiamo analizzato, in collaborazione con il nostro partner di rete PostFinance, i vari processi attraverso i quali la clientela può registrarsi a eBill e abbiamo deciso di adottare un approccio graduale. In un primo progetto, abbiamo implementato le due procedure di base «Registrazione presso l’emittente di fatture» mediante un modulo e la registrazione diretta. L’implementazione di Lookup è avvenuta in un secondo progetto dopo un’analisi del potenziale. Volevamo sapere in anticipo quante nuove registrazioni di eBill ci saremmo potuti aspettare se avessimo impostato Lookup. Da una sincronizzazione dei dati è emerso che avremmo ottenuto un buon risultato. Questo ha dato slancio al progetto Lookup: la motivazione e il supporto di tutte le parti coinvolte sono stati notevoli.
Le e i clienti che desiderano ricevere le fatture tramite eBill hanno quattro modi per attivare gli emittenti di fatture nel portale eBill. Ecco una panoramica delle modalità di registrazione:
Selezioniamo le o i clienti che non hanno ancora effettuato la registrazione in eBill e utilizziamo il loro indirizzo e-mail o IDI per richiedere tramite un’interfaccia del nostro partner di rete PostFinance nel sistema eBill, se desiderano effettuare la registrazione. L’interfaccia ci restituisce le informazioni che a nostra volta acquisiamo nei nostri sistemi, in modo che la clientela pronta per eBill riceva una fattura eBill con il successivo invio delle fatture, come richiesto.
Per noi è importante poter fornire alla clientela in qualsiasi momento informazioni sul modo in cui è avvenuta la registrazione a eBill presso Helvetia o se la registrazione ha funzionato. Vogliamo inoltre confermare alla clientela anche automaticamente l’avvenuta registrazione a eBill tramite Lookup. A tale scopo abbiamo anche sviluppato un’applicazione di monitoraggio.
Tre mesi, compreso l’ampliamento della nostra applicazione di monitoraggio. La breve durata è dovuta anche al fatto che il nostro team di progetto dispone già di una vasta esperienza, acquisita durante il passaggio alla nuova infrastruttura eBill. In linea di massima si può dire che sia l’implementazione sia l’utilizzo di Lookup non presentano alcuna difficoltà.
Internamente quattro: il settore specializzato Finanze Svizzera in qualità di sponsor del progetto ha svolto un ruolo guida per tutte le questioni tecniche e ha messo a punto con noi i processi orientati alla soluzione. L’IT, anch’essa coinvolta fin dall’inizio, era responsabile ad esempio delle interfacce e dello sviluppo della nostra app. La gestione dati di vendita ci ha fornito dati di base affidabili e corretti per la sincronizzazione dati e il Marketing ci ha supportato nella comunicazione con la clientela attraverso campagne e materiali di marketing. Il progetto è stato supportato esternamente da PostFinance, che ha operato come partner di rete e ci ha fornito consulenza su tutte le questioni tecniche.
Una volta al mese, prima delle nostre operazioni di fatturazione. La consultazione automatica dei dati ci consente di determinare quali clienti si sono registrati alla funzione «Aggiungere automaticamente l’emittente della fattura» dopo l’ultimo invio dell’ultima fattura e richiedono quindi eBill. Tutto questo si svolge automaticamente in background una volta al mese a un orario prestabilito.
Prendiamo come esempio l’assicurazione veicoli a motore, che funge da media per gli altri settori: novembre è sempre il mese con il maggior numero di fatture dell’anno. Nel 2023 eravamo già in grado di inviare una fattura elettronica al 25% dei destinatari delle nostre fatture. In tutti i settori in cui offriamo eBill, abbiamo raddoppiato il numero di registrazioni al servizio in un anno, superando così i nostri obiettivi di progetto.
Un ruolo significativo, perché questo aumento non sarebbe stato possibile senza Lookup.
Non saprei indicare nessuno svantaggio. Lookup è stabile e facile da implementare e utilizzare.
Vogliamo aumentare ulteriormente il numero di utenti eBill, informando la nostra clientela sull’argomento attraverso campagne di marketing su diversi canali e offrendo in futuro eBill in modo capillare, non solo nei settori principali, ma in tutti i settori e per tutti i prodotti. Indipendentemente da ciò, stiamo portando avanti un’iniziativa per la digitalizzazione dei documenti. Il nostro obiettivo è ridurre sempre più il numero di fatture cartacee a favore del formato elettronico attraverso il nostro portale clienti. Questo ci consentirà anche di dare un ulteriore impulso a eBill.
Fondamentalmente a tutte le aziende che dispongono di dati anagrafici corretti e affidabili. Questo permetterebbe di evitare gli errori di attribuzione e consentirebbe la corretta sincronizzazione dei dati tramite Lookup. In altre parole: un’elevata qualità dei dati di base è il presupposto per l’utilizzo di Lookup.
In fin dei conti è vantaggioso per tutti se il maggior numero possibile di emittenti di fatture che utilizzano eBill sincronizza i propri dati con Lookup. Per la clientela l’esperienza si fa più positiva: più fatture riceve su eBill, meglio è. In fondo, con l’impostazione «Aggiungere automaticamente l’emittente della fattura», si sono auspicati che tutti gli emittenti di fatture inviassero loro fatture eBill. Inoltre, per ogni fattura cartacea sostituita con eBill, le aziende possono risparmiare sui costi e fare qualcosa per la sostenibilità.
