Établir des factures, contrôler les inscriptions au crédit, régler les factures, tenir la comptabilité: pour beaucoup de petits entrepreneurs, les tâches administratives constituent un mal nécessaire accaparant du temps qui leur est précieux. Du temps qu’ils pourraient mieux mettre à profit en se consacrant à leur activité de base. Pourtant, ces tâches sont primordiales, puisque la survie de toute entreprise repose sur des finances saines. Si vous souhaitez supprimer des étapes inutiles, accroître votre flexibilité et venir à bout du format papier, vous pouvez progressivement dématérialiser votre bureau.

Numériser les justificatifs

On a tôt fait d’oublier ou de perdre des quittances, ou encore de les laisser s’empiler parce qu’on n’a pas le temps de les comptabiliser ou de les envoyer à la fiduciaire. Et lorsqu’on arrive enfin au bout de ce travail fastidieux, il faut encore archiver tous les documents. Tandis que certains continuent à les placer dans des classeurs – ce qui demande non seulement du temps mais aussi beaucoup de place – d’autres s’attellent au scannage des justificatifs. Dans ce domaine, il existe aujourd’hui de nombreux outils très pratiques pour se faciliter la tâche. Ainsi, il est par exemple possible de photographier immédiatement les quittances et de les télécharger ou de les envoyer. À noter: si les originaux ne sont pas conservés, les justificatifs doivent être lisibles et faciles à retrouver.

Astuce: l’application La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre PaperCut permet de photographier des justificatifs en toute simplicité et de les téléverser sur le portail de comptabilité souhaité.

Numériser la gestion des débiteurs et des créanciers

En ayant recours à des solutions en ligne, vous pouvez réaliser vos tâches administratives de manière simple et rapide. En principe, il vous suffit d’importer une fois les données relatives aux clients et aux produits pour pouvoir établir et gérer des offres, des confirmations d’ordre, des bulletins de livraison et des factures en ligne. À l’issue d’un mandat, les offres sont ainsi transformées en factures en un tournemain. Si vous intégrez également les factures, les paiements peuvent être automatiquement rapprochés, ce qui constitue pour vous un gain de temps. Celles et ceux qui misent sur une plateforme basée sur navigateur ont accès à tout moment à la gestion de leurs débiteurs et de leurs créanciers, et n’ont besoin de procéder ni à une installation ni à des opérations de maintenance.

Passer la comptabilité au numé

Une fois que toutes les étapes de travail importantes, telles que la gestion des justificatifs, des factures et des paiements, ont été automatisées, la comptabilité peut à son tour être dématérialisée. Là encore, les outils allégeant le travail des petites entreprises foisonnent. Qu’il s’agisse d’une simple comptabilité des salaires ou d’une comptabilité financière globale comprenant, par exemple, décomptes de TVA, enregistrements groupés et devises étrangères: la solution adéquate est celle qui couvre vos besoins et vous permet idéalement – même ci ceci n’est pas une obligation – de tenir une comptabilité en partie double. L’enregistrement comptable n’est pas plus compliqué mais, en raison de la saisie sur deux comptes différents, il a l’avantage de fournir des informations en vue de la future planification du budget.

Voici comment effectuer la transition

Si vous souhaitez sauter le pas vers le bureau électronique, ne numérisez pas simplement vos processus de façon inconsidérée. Il est primordial de planifier cette étape dans les moindres détails pour que la mutation intervienne sans accroc. Voici les principales questions que vous devez vous poser:

• Calendrier et programme: qu’est-ce qui doit être mis en œuvre pour quelle date? 
• Outils adéquats: quels sont les besoins à couvrir?
• Intégration fluide: les nouvelles solutions doivent-elles être compatibles avec d’anciens systèmes?
• Fiduciaire externe: comment fonctionnera la future collaboration?
• Phase de test: est-ce que tout fonctionne parfaitement comme prévu?