Pourquoi PostFinance organise-t-elle des tables rondes dédiées à l’e-facture?

Nicole Walker: Lors de nos entretiens de conseil, nous avons remarqué que les clientes et les clients qui exercent dans le même secteur d’activité rencontrent souvent des défis similaires dans l’utilisation de l’e-facture. Avec nos tables rondes, nous encourageons les échanges au-delà des frontières de l’entreprise. Nous offrons aux personnes responsables de l’e-facture dans leur entreprise la possibilité de découvrir des bonnes pratiques, d’apprendre les unes des autres et de chercher ensemble des solutions qui font avancer tout le monde. En tant que prestataire de l’e-facture, nous en profitons également: nous prenons en compte les conclusions des tables rondes dans le développement du produit et dans notre communication. 

Quels sont les sujets qui préoccupent le plus la clientèle de l’e-facture?

L’interconnexion entre les émetteurs et les destinataires de factures est un sujet important. Plus le nombre d’émetteurs et de destinataires de factures recourant à l’e-facture au sein d’un secteur est élevé, et plus chaque entreprise concernée peut profiter des avantages de l’e-facture. Pour les destinataires de factures, la question se pose donc de savoir comment relier le plus grand nombre possible de fournisseurs à l’e-facture. C’est le démarrage de cette mise en réseau qui s’avère le plus difficile. Toutefois, dès que la masse critique est atteinte sur un marché, l’e-facture devient une évidence dans le secteur. 

Les premières tables rondes sont terminées. Quel bilan tirez-vous?

Jusqu’à présent, nous avons organisé trois tables rondes avec des représentantes et des représentants de différents hôpitaux. Les réactions des participantes et des participants sont très positives. En effet, les discussions ont rapidement montré que l’on était dans le même bateau et que l’on était confronté à des problèmes similaires pour lesquels il existait peut-être des solutions communes. Pour beaucoup, les tables rondes permettent donc d’approfondir les échanges et d’aborder les projets ensemble. L’échange d’expériences fait progresser tout le monde. 

Encore quelques questions fondamentales: à quel moment vaut-il la peine pour une entreprise de passer à l’e-facture?

Dès que la nécessité de rendre les processus de facturation plus efficaces se fait sentir au sein de l’entreprise. Que ce soit parce que celle-ci veut réduire ses coûts ou parce que la charge de travail est trop importante. L’e-facture permet d’automatiser facilement les processus liés aux factures. En tant que responsable des finances ou des achats d’une entreprise, la première chose que je ferais serait de numériser les processus liés à l’établissement et à la réception des factures. Il s’agit là d’un grand potentiel pour les entreprises: en implémentant des processus hautement efficaces, elles économisent des ressources et encaissent plus rapidement les paiements. Par ailleurs, l’automatisation des processus de facturation incite souvent à numériser d’autres processus commerciaux. 

Comment se traduit concrètement ce gain en efficacité?

Supposons que, jusqu’à présent, les factures soient reçues sur papier. Cela implique une charge de travail importante. Chaque facture doit être ouverte, imputée puis transmise. Avec l’e-facture, les factures sont traitées automatiquement. La clientèle passe commande et le fournisseur lui envoie la marchandise. La facture peut ensuite être attribuée à la commande correspondante. Grâce à l’e-facture, la charge de travail diminue considérablement, l’efficacité augmente et les coûts sont réduits. C’est donc rentable. 

L’e-facture est plus répandue dans l’espace européen qu’en Suisse. La pression sur les entreprises suisses pour qu’elles passent à l’e-facture va-t-elle augmenter?

On peut s’attendre à ce que l’e-facture devienne une obligation légale dans les pays de l’UE au cours des prochaines années. On parle également d’e-invoice pour désigner ces factures électroniques. Selon moi, cela aura également des conséquences pour les entreprises suisses. Car même si l’e-facture ne sera pas obligatoire dans notre pays, cela engendrera une pression en faveur d’un échange structuré de données. Les entreprises qui sont déjà familiarisées avec l’e-facture auront un avantage. Et nous serons prêts à les aider pour l’échange international de factures. 

Dans quelle mesure les entreprises profitent-elles de la mise en œuvre de l’e-facture avec PostFinance?

Nous nous sommes spécialisés dans les solutions de paiement et offrons un conseil complet dans ce domaine. Ainsi, en matière d’e-facture, notre clientèle bénéficie d’un accompagnement personnalisé par des conseillères et des conseillers. Si nécessaire, elle peut en outre compter sur le savoir-faire de nos spécialistes techniques qui l’aident à mettre en œuvre l’e-facture – et ce, quels que soient les processus de facturation utilisés (programme propre ou logiciel) et qu’il s’agisse d’une simple adaptation du processus ou de questions spécifiques concernant le manuel. Nous aidons également notre clientèle à établir un réseau entre les émetteurs de factures et leurs fournisseurs. Comme une grande partie du trafic des paiements suisse passe par nous, nous pouvons déterminer les paires d’émetteurs et de destinataires de factures, ce qui joue en notre faveur. 

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