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Creato il 22.07.2019
Il galateo della posta elettronica: come inviare correttamente le e-mail
Nella quotidianità lavorativa le e-mail sono la forma più utilizzata di comunicazione elettronica. Ed ecco perché, nella redazione delle e-mail e nell’invio della posta elettronica, occorre comportarsi in modo professionale, per non rischiare di compromettere interi progetti o, nel peggiore dei casi, anche carriere. Perché non sempre con un messaggio elettronico si raggiunge l’obiettivo prefissato. Spesso sorgono incomprensioni o addirittura conflitti che però, con un minimo impegno, si possono facilmente evitare. Il nostro galateo della posta elettronica aiuta, con nove consigli, a migliorare la comunicazione via e-mail all’interno della vostra azienda e con i partner esterni.
Consiglio 1: oggetto chiaro
Ogni nuova e-mail deve avere un oggetto chiaro. Questo vale soprattutto nel caso di destinatari che non si conoscono particolarmente bene. Se il messaggio di posta elettronica non ha un oggetto esplicito, può essere velocemente spostato dal destinatario nella cartella dello spam o nel cestino senza essere letto. Ecco perché nella scrittura delle e-mail vale il principio: più è precisa la formulazione dell’argomento nella riga dell’oggetto, meglio è.
Consiglio 2: scrivere in modo sintetico e incisivo
Per la redazione delle e-mail vale in generale il motto: «keep it short and simple». Arrivate subito al punto per il lettore, in modo sintetico e incisivo, e se possibile evitate di scrivere frasi o testi inutilmente lunghi.
Consiglio 3: utilizzate le minuscole e le maiuscole
Scrivete le e-mail come fossero delle normali lettere, distinguendo tra minuscole e maiuscole. Se, ad esempio, scrivete delle singole parole o addirittura degli interi passaggi in maiuscolo, con ogni probabilità la vostra e-mail finirà nella cartella dello spam, perché questo è un parametro per il riconoscimento dello spam. Inoltre il destinatario potrebbe percepire il messaggio come scortese, oltre che difficile da leggere.
Consiglio 4: esprimere le critiche preferibilmente al telefono
I messaggi elettronici sono in generale ideali per le comunicazioni di lavoro. Per le questioni molto urgenti, importanti o personali è comunque preferibile prendere in mano il telefono o discutere dell’argomento direttamente in un colloquio personale, con la persona interessata presso la vostra azienda.
Consiglio 5: evitare gli allegati troppo pesanti
Se possibile, evitare allegati di grandi dimensioni. Se tali documenti sono necessari ai fini dello scambio, è preferibile informare precedentemente il destinatario. Perché sarebbe irritante riempire la casella di posta del destinatario con il proprio messaggio o rischiare che i documenti non vengano addirittura consegnati.
Consiglio 6: menzionare correttamente i titoli
Così come succede per le lettere cartacee, utilizzando l'appellativo sbagliato nel saluto rischiate, senza accorgervene, di giocarvi la simpatia del destinatario dell’e-mail già dalla prima frase. Molte persone considerano ancora una manifestazione di buone maniere la menzione del loro titolo. Ricordate inoltre che, oltre a un appellativo corretto ed educato, anche una chiusura adeguata fa parte dei contenuti imprescindibili di una e-mail di lavoro.
Consiglio 7: controllare l’ortografia e la grammatica
Nella comunicazione scritta evitate errori di grammatica e di ortografia. Infatti errori di questo tipo possono creare nel destinatario l’impressione di non essere stimati o che non venga presa abbastanza seriamente la sua richiesta. Prima di inviare un’e-mail assicuratevi sempre di rileggerla e correggerla, verificando l’eventuale presenza di errori di ortografia e grammatica. Nelle e-mail importanti, inoltre, applicate il «principio del doppio controllo» e fate rileggere il testo ancora una volta a una/un collega.
Consiglio 8: cancellare le lunghe code di messaggio nelle e-mail
Nella comunicazione elettronica, i principi di brevità e sintesi valgono anche per l’inoltro delle e-mail. Per non perdere il filo anche nei lunghi scambi di e-mail, è consigliabile inoltrare soltanto le informazioni e i documenti rilevanti per il destinatario.
Consiglio 9: selezionare attentamente i destinatari
Prima di spedire un messaggio, dovreste pensare a chi volete inviarlo. Per evitare una inutile valanga di e-mail, mettete in copia «CC» soltanto le persone realmente interessate dall’argomento e che volete informare dell situazione. Quando scrivete una risposta, ricordate che occorre inviarla a tutte le persone che devono essere aggiornate. I destinatari per i quali lo scambio di e-mail non è più rilevante possono essere cancellati dalla lista, previo consenso.
Successo garantito con e-mail efficaci
Grazie ai nostri preziosi consigli eviterete gli errori più comuni della comunicazione elettronica. Osservando le regole del galateo, la vostra comunicazione elettronica guadagnerà automaticamente in serietà e i vostri messaggi acquisiranno più rilevanza.
