È facile che la scadenza di una fattura venga dimenticata o che il cliente ne posticipi intenzionalmente il pagamento nei periodi di difficoltà finanziarie. Indipendentemente dalla ragione del ritardo, ciò comporta problemi di liquidità per numerose aziende. È pertanto assolutamente necessario cercare di evitare di correre questo rischio.

Evitare i mancati pagamenti

Le aziende dovrebbero attuare alcuni accorgimenti per evitare di dover attendere troppo a lungo il denaro che spetta loro. Le fatture dovrebbero essere emesse sempre in modo tempestivo, possibilmente subito dopo la chiusura dell’ordine. In alternativa può essere utile anche ridurre i termini di pagamento. Se finora si è previsto, ad esempio, un pagamento a 30 giorni, quest’ultimo potrebbe essere portato a 14. In questo modo si garantisce un margine maggiore in caso di ritardo. Anche gli acconti o le fatture intermedie possono rappresentare delle soluzioni da adottare in base all’importo dell’ordine. In altri casi, si fa ricorso anche a sconti per i pagamenti rapidi che motivano i clienti a saldare il prima possibile la somma dovuta.

Consiglio 1: se prima dell’ordine si ha già un’impressione negativa del cliente e della sua solvibilità, vale la pena raccogliere anticipatamente informazioni in merito.

Consiglio 2: le QR-fatture consentono di effettuare l’emissione e il pagamento delle fatture in tutta semplicità, agevolando sia l’emittente sia il destinatario.

Comunicare le inadempienze nei pagamenti

Se si verifica un mancato pagamento, è necessario reagire tempestivamente. La soluzione più semplice e piacevole per il cliente è quella di essere contattato personalmente, per telefono o per e-mail, allo scadere del termine. Può succedere che la fattura non sia arrivata o che sia stata dimenticata tra le mille cose da fare. Se invece il cliente ha problemi di liquidità, si può decidere di fissare un nuovo termine di pagamento oppure un piano rateale, di comune accordo tra le parti. Se il cliente non è raggiungibile e il pagamento tarda ad arrivare, si può ricorrere a un cordiale invito di pagamento per l’importo ancora in sospeso. Soprattutto per i clienti fissi, è meglio procedere dapprima a un ulteriore colloquio e soltanto successivamente al primo sollecito. Al contrario, non è consigliabile inviare immediatamente un sollecito, né usare toni minacciosi. In genere questo atteggiamento è controproducente e a volte viene percepito addirittura come una costrizione.

Consiglio: con la gentilezza si ottengono buoni risultati, ma non si deve ricorrere alle suppliche. Una prestazione fornita deve essere pagata. 

Sollecitare i pagamenti

Anche se la procedura di sollecito e, ancor di più, quella di esecuzione sono spiacevoli, occorre far valere la propria richiesta in modo obiettivo e cortese. Nel caso in cui questo aspetto non fosse regolamentato nel contratto, ogni azienda può decidere autonomamente quanti solleciti spedire e se applicare tasse di sollecito e interessi moratori. Se il pagamento non viene effettuato neanche a seguito dell’ultimo sollecito, si può optare per una perdita su debitori o avviare l’esecuzione.

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