Il peut arriver qu’une facture soit vite oubliée, ou que le client retarde volontairement le paiement car il se trouve en difficulté financière. Quelle que soit la raison, de nombreuses entreprises connaissent des problèmes de liquidités à cause des retards de paiement. La priorité devrait donc être d’empêcher les défauts de paiement.

Prévenir les défauts de paiement

Pour que les entreprises n’attendent pas trop longtemps leur argent, elles devraient tenir compte de certains conseils. Les factures devraient toujours être établies rapidement, idéalement juste après la fin du mandat. Il peut aussi être utile de raccourcir le délai de paiement. Ceux qui accordaient jusqu’ici 30 jours peuvent par exemple stipuler par contrat que la facture doit être acquittée sous 14 jours. Ainsi, on a encore un peu de marge en cas de retard de paiement. Selon l’ampleur du mandat, il est aussi possible de recourir à des acomptes ou paiements intermédiaires. Dans certains secteurs, les paiements par escompte sont également courants pour inciter les clients à payer plus rapidement le montant de la facture.

Conseil 1: quand on a une mauvaise impression avant même le mandat, il faut se renseigner sur le client en amont et vérifier sa solvabilité.

Conseil 2: avec les QR-factures, il est très facile d’établir et de payer des factures. Cela profite à la fois à l’émetteur et au destinataire de la facture.

Communiquer les défauts de paiement

En cas de défaut de paiement, il faut réagir rapidement. Le plus simple et le plus sympathique consiste à relancer le client personnellement, par téléphone ou par e-mail, à expiration du délai. La facture n’a peut-être pas été reçue ou est passée à la trappe à cause d’une surcharge de travail. Si le client a un problème de liquidités, on trouve idéalement une nouvelle date de paiement ou un plan de versement qui convient aux deux parties. Si le client n’est pas joignable ou que le paiement n’est pas acquitté, on peut attirer son attention sur le montant à payer à l’aide d’un rappel amical. Une conversation supplémentaire est particulièrement recommandée pour les clients habituels avant d’envoyer le premier rappel. En revanche, il n’est pas conseillé d’envoyer immédiatement un rappel ni de proférer des menaces. C’est généralement contreproductif et même apparenté à de la coercition dans certaines circonstances.

Remarque: l’amabilité permet de progresser, mais il ne faut pas se transformer en quémandeur. Une prestation réalisée doit être payée. 

Exiger des paiements

Même si une procédure de rappel – voire une poursuite en dernier recours – n’est jamais agréable, il faut faire valoir son droit poliment et factuellement pour recouvrer sa créance. Si rien n’est régi par contrat, chaque entrepreneur peut décider lui-même du nombre de rappels qu’il envoie et de la possibilité de facturer des frais de rappel et des intérêts de retard. Si le dernier rappel reste sans effet, on peut soit avoir recours à la perte sur débiteurs, soit introduire des poursuites.

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