Eine Rechnung kann schnell vergessen gehen oder der Kunde zögert die Zahlung absichtlich etwas heraus, da er gerade in einem finanziellen Engpass steckt. Was auch immer der Grund ist: Viele Unternehmen kommen durch den Zahlungsverzug in Liquiditätsprobleme. Erste Priorität sollte somit sein, Zahlungsausfälle zu verhindern.

Zahlungsausfällen vorbeugen

Damit Unternehmen nicht zu lange auf ihr Geld warten müssen, sollten sie einige Tipps berücksichtigen. Rechnungen sollten immer zeitnah gestellt werden – am besten gleich nach Auftragsabschluss. Es kann zudem hilfreich sein, das Zahlungsziel zu verkürzen. Wer bislang 30 Tage gewährt hat, kann beispielsweise vertraglich regeln, dass die Rechnung nach 14 Tagen beglichen sein muss. So hat man bei einem Zahlungsverzug noch etwas Puffer. Weitere Möglichkeiten sind je nach Auftragsgrösse auch Anzahlungen oder Zwischenrechnungen. In einigen Branchen sind ausserdem Zahlungen per Skonto üblich, um Kunden zu motivieren, den Rechnungsbetrag schneller zu begleichen.

Tipp 1: Wer schon vor dem Auftrag ein ungutes Gefühl hat, sollte sich vorab über den Kunden informieren und die Bonität überprüfen.

Tipp 2: Mit QR-Rechnungen ist das Ausstellen und Bezahlen von Rechnungen besonders einfach. Dies hilft dem Rechnungssteller und dem Rechnungsempfänger.

Zahlungsausstände kommunizieren

Kommt es zu einem Zahlungsausfall, sollte rasch reagiert werden. Am einfachsten und sympathischsten ist es, wenn nach Ablauf der Frist persönlich, telefonisch oder per Mail nachgefasst wird. Vielleicht ist die Rechnung nicht angekommen oder in der Hektik untergegangen. Hat der Kunde ein Liquiditätsproblem, findet sich im besten Fall ein neuer Zahlungstermin oder ein Ratenplan, mit dem beide Parteien einverstanden sind. Wenn der Kunde nicht erreichbar ist oder der Zahlung nicht nachkommt, kann ihn eine freundliche Zahlungserinnerung auf den ausstehenden Betrag aufmerksam machen. Besonders bei Stammkunden empfiehlt sich ein weiteres Gespräch, bevor man die erste Mahnung verschickt. Nicht empfehlenswert ist hingegen, gleich eine Mahnung zu verschicken oder gar zu drohen. Dies ist in der Regel kontraproduktiv und fällt unter Umständen gar unter Nötigung.

Hinweis: Mit Freundlichkeit kommt man weiter, aber man sollte nicht zum Bittsteller werden. Eine erbrachte Leistung soll bezahlt werden. 

Zahlungen einfordern

Auch wenn ein Mahnverfahren – oder letztlich gar eine Betreibung – unerfreulich ist, sollte man seine Forderung höflich und sachlich durchsetzen. Falls nicht vertraglich geregelt, kann jeder Unternehmer selbst entscheiden, wie viele Mahnungen er verschickt und ob er Mahngebühren und Verzugszinsen verrechnen will. Bleibt auch die letzte Mahnung erfolglos, kann man entweder mit dem Debitorenverlust leben oder die Betreibung einleiten.

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