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Erstellt am 22.07.2019
E-Mail-Knigge: So kommen Ihre Mails richtig an
E-Mails sind im Geschäftsalltag die häufigste Form von elektronischer Kommunikation. Umso mehr braucht es beim Mailschreiben und der Zustellung von elektronischer Post professionelles Verhalten, sonst können schnell ganze Projekte oder im schlimmsten Fall sogar Karrieren in die Brüche gehen. Denn nicht immer wird über elektronische Nachrichten das gewünschte Ziel erreicht. Oft entstehen Missverständnisse oder sogar Konflikte, die sich mit wenig Aufwand einfach vermeiden lassen. Unser E-Mail-Knigge hilft mit neun Tipps dabei, die E-Mail-Kommunikation in Ihrem Unternehmen und mit externen Partnern zu verbessern.
Tipp 1: Klarer Betreff
Zu jeder neuen E-Mail gehört ein klarer Betreff. Dies gilt insbesondere bei Empfängern, die Sie noch nicht so gut kennen. Hat die elektronische Post keinen aussagekräftigen Betreff, kann sie vom Empfänger schnell ungelesen in den Spamordner oder den elektronischen Papierkorb verschoben werden. Deshalb gilt beim Schreiben von E-Mails der Grundsatz: Je genauer die Formulierung des Themas in der Betreffzeile, desto besser.
Tipp 2: Kurz und prägnant schreiben
Für das Mailschreiben gilt grundsätzlich das Motto:«keep it short and simple». Bringen Sie Ihr Anliegen für den Leser kurz und prägnant auf den Punkt und vermeiden Sie nach Möglichkeit das Schreiben unnötig langer Sätze und Texte.
Tipp 3: Gross- und Kleinschreibung verwenden
Verfassen Sie eine E-Mail wie einen normalen Brief und verwenden Sie beim Schreiben Gross- und Kleinschreibung. Wenn Sie zum Beispiel einzelne Wörter oder sogar ganze Passagen in Grossbuchstaben schreiben, landet Ihre E-Mail mit grosser Wahrscheinlichkeit im Spamordner, denn dies ist ein Kriterium für die Spamerkennung. Hinzu kommt, dass der Empfänger die Nachricht als unhöflich auffassen kann und sie so auch schwieriger zu lesen ist.
Tipp 4: Kritik besser am Telefon äussern
Elektronische Nachrichten sind bei der Arbeit grundsätzlich eine gute Sache. Bei sehr dringenden, wichtigen oder persönlichen Angelegenheiten sollten Sie aber lieber auch mal zum Hörer greifen oder das Thema gleich in einem persönlichen Gespräch mit der betreffenden Person in Ihrem Unternehmen besprechen.
Tipp 5: Auf grosse Dokumente im Anhang verzichten
Vermeiden Sie wenn möglich grosse Dateianhänge. Falls die Dokumente für den Austausch notwendig sind, informieren Sie den Empfänger am besten kurz vorher. Denn es wäre ärgerlich, mit Ihrer E-Post das E-Mail-Postfach des Empfängers zu überfüllen oder zu riskieren, dass die elektronischen Dokumente gar nicht erst ankommen.
Tipp 6: Titel richtig nennen
Wie bei einem Brief gilt: Mit einer falschen Anrede bei der Begrüssung können – ohne dass Sie es merken – bereits im ersten Satz die Sympathien des E-Mail-Empfängers verspielt werden. Für viele Menschen gehört die Nennung ihres Titels nämlich nach wie vor zum guten Ton. Beachten Sie zudem unbedingt, dass neben der höflichen und korrekten Anrede auch ein angemessener Schluss zum Inhalt jeder geschäftlichen E-Mail gehört.
Tipp 7: Rechtschreibung und Grammatik prüfen
Vermeiden Sie in der schriftlichen Kommunikation Fehler in der Grammatik und der Rechtschreibung. Denn diese könnten beim Empfänger den Eindruck erwecken, dass Sie ihn nicht wertschätzen oder sein Anliegen nicht genügend ernst nehmen. Lesen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden deshalb immer Korrektur und überprüfen Sie den Inhalt auf Rechtschreib- und Grammatikfehler. Setzen Sie bei wichtigen E-Mails ausserdem auf das «4-Augen-Prinzip» und geben Sie den E-Mail-Text besser noch einmal einem Kollegen oder einer Kollegin zu lesen.
Tipp 8: Lange E-Mail-Verläufe löschen
Das Motto «kurz und prägnant schreiben» gilt in der E-Mail-Konversation auch für das Weiterleiten von E-Mails. Um auch bei längerem E-Mail-Verkehr die Übersicht zu behalten, sollten nur die für den Empfänger relevanten Informationen und Dokumente weitergeleitet werden.
Tipp 9: Empfänger sorgfältig auswählen
Als Absender sollten Sie vor dem Senden der elektronischen Post überlegen, an wen Sie die Nachricht richten wollen. Um eine unnötige E-Mail-Flut zu vermeiden, sollten Sie nur diejenigen Personen ins «CC» nehmen, die auch wirklich in die Thematik eingebunden sind und über den aktuellen Stand informiert werden wollen. Beachten Sie ausserdem beim Verfassen von Antworten, dass allen Personen geantwortet wird, die auf dem Laufenden gehalten werden sollen. Empfänger, für die der E-Mail-Verkehr nicht mehr relevant ist, können nach Absprache aus der Empfängerliste gelöscht werden.
Mit guten E-Mails zum Erfolg
Mit den wichtigsten Tipps aus unserem E-Mail-Knigge sind Sie nun gut gerüstet, um Fehler an der E-Mail-Front zu vermeiden. Wenn Sie sich an die E-Mail-Etikette halten, werden Ihre elektronische Kommunikation automatisch an Seriosität und Ihre Mitteilungen entsprechend an Gewicht gewinnen.
