Rechnungen erstellen, Zahlungseingänge überprüfen, Rechnungen zahlen, Buchhaltung führen: Für viele Kleinunternehmerinnen und -unternehmer sind administrative Aufgaben ein nötiges Übel, das wertvolle Zeit frisst. Zeit, die sie besser für ihr Kerngeschäft nutzen könnten. Dennoch sind es wichtige Aufgaben, denn gesunde Finanzen sind für jede Firma überlebenswichtig. Wer unnötige Arbeitsschritte vermeiden, die Flexibilität erhöhen und dem Papierkrieg ein Ende bereiten möchte, kann sein Büro Schritt für Schritt digitalisieren.

Belege digitalisieren

Quittungen gehen schnell mal vergessen oder verloren. Oder sie stapeln sich, weil man nicht dazu kommt, sie zu verbuchen oder dem Treuhänder zu senden. Ist diese lästige Arbeit dann endlich erledigt, müssen die ganzen Unterlagen auch noch abgelegt werden. Die einen nutzen dafür noch immer Ordner, die neben viel Zeit auch viel Platz brauchen, während die anderen mit dem Einscannen der Belege beschäftigt sind. Dabei gibt es heute sehr nützliche Tools, die einem viel Arbeit abnehmen. Quittungen können so beispielsweise gleich abfotografiert und hochgeladen oder verschickt werden. Wichtig: Wenn die Originale nicht aufbewahrt werden, muss der Beleg gut lesbar und natürlich wieder auffindbar sein.

Tipp: Mit der App Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster PaperCut können Belege einfach abfotografiert und ins Buchhaltungsportal der Wahl hochgeladen werden.

Debitoren und Kreditoren digitalisieren

Mit Onlinelösungen kann die Büroarbeit rasch und unkompliziert erledigt werden. In der Regel reicht ein einmaliger Import von Kunden- und Produktdaten und schon können Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen online erstellt und verwaltet werden: So können zum Beispiel Offerten nach Auftragsabschluss im Handumdrehen in Rechnungen umgewandelt werden. Lassen sich dann auch noch Rechnungen integrieren, können Zahlungen automatisch abgeglichen werden. Das spart Zeit. Wer auf eine browserbasierte Plattform setzt, hat übrigens nicht nur das Debitoren- und Kreditorenmanagement jederzeit und überall im Griff, sondern benötigt zudem weder eine Installation noch eine Wartung.

Buchhaltung digitalisieren

Sind alle relevanten Arbeitsschritte wie Belege, Rechnungen und Zahlungen automatisiert worden, kann auch die Buchhaltung digitalisiert werden. Dafür stehen zahlreiche Buchhaltungstools zur Wahl, die insbesondere auch kleinen Unternehmen das Leben vereinfachen. Ob einfache Lohnbuchhaltung oder umfassendere Finanzbuchhaltung mit beispielsweise MWST-Abrechnung, Sammelbuchungen und Fremdwährungen: Die passende Lösung deckt die entsprechenden Bedürfnisse ab und ermöglicht idealerweise – auch wenn man nicht dazu verpflichtet ist – eine doppelte Buchführung. Die Verbuchung ist nicht aufwändiger, bietet aber, da sie auf zwei verschiedenen Konten erfasst wird, wegweisende Informationen für die künftige Budgetplanung.

So gelingt die Umstellung

Wer den Umstieg aufs papierlose Büro jetzt angehen will, sollte aber nicht einfach drauflos digitalisieren. Eine detaillierte Planung ist für eine reibungslose Umstellung von zentraler Bedeutung. Das sind die wichtigsten Fragen, die man sich stellen sollte:

• Zeit- und Ablaufplan: Was soll bis wann umgesetzt werden?
• Passende Tools: Welche Bedürfnisse sollen abgedeckt werden?
• Problemlose Integration: Müssen neue Lösungen mit alten Systemen kompatibel sein?
• Externer Treuhänder: Wie funktioniert die künftige Zusammenarbeit?
• Testphase: Funktioniert alles wie gewünscht und fehlerfrei?