Oliver Hold gehört zu den Digital Champions der ersten Stunde. Aktuell arbeitet er – neben seiner Funktion als Produktmanager Digital Banking – daran, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Werkzeugen zum Denken und Handeln für die Entwicklung von PostFinance zum Digital Powerhouse gut gerüstet sind. Ein wichtiges Thema ist die Nutzung von Tools zur Zusammenarbeit. Hier stellt er jene drei vor, die seine Arbeit besonders effizient machen.

OneNote

OneNote ist eine Software von Microsoft, die den Computer zum digitalen Notizblock macht. Ich nutze OneNote zum Beispiel, um die wichtigsten Informationen aus Meetings oder Mails zu Protokollen zusammenzufassen. Sehr praktisch ist, dass OneNote auch Texte in Bildern erkennt. So kann ich per Stichwort einfach und schnell auf die abgelegten Dokumente zugreifen.

Jira

Jira stammt aus dem IT-Bereich und wurde entwickelt, um Teams in der Softwareentwicklung die Arbeit zu erleichtern. Ich nutze es gerne in Kombination mit OneNote. Auf OneNote greife ich zurück, wenn ich zum Beispiel an einer Idee arbeite und die Notizen für mich behalten will. Jira verwende ich für gemeinsames Aufgabenmanagement (in Form der Arbeitsmanagement-Methode Kanban), um abgeschlossene Arbeitsergebnisse anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen oder um ihnen Inputs zu ihren Arbeiten zu geben.

Confluence

Confluence ist ein gutes Tool, um anderen Mitarbeitenden Informationen zugänglich zu machen. Dank der Möglichkeit, sich täglich Zusammenfassungen der Änderungen per Mail schicken zu lassen, bleibt man auch über seine eigenen Themen hinaus auf dem Laufenden.

Und noch ein paar allgemeine Tipps zum Einsatz von digitalen Arbeitstools

• Sobald man sich daran gewöhnt hat, ermöglichen digitale Tools eine effiziente Arbeitsweise. Und weil man sich beim Arbeiten mit digitalen Tools auch mehr bemüht, weniger Papier ausdrucken, ist die digitale Methode umweltfreundlich und kostensparend.
• Am besten probiert man einfach aus, mit welchen Tools es einem am wohlsten ist und macht sich über die verschiedenen Möglichkeiten und Funktionen schlau.
• Falls ein Tool zur Zusammenarbeit mit andern genutzt werden soll, tauscht man sich am besten gegenseitig aus und erarbeitet gemeinsam eine geeignete Dokumentenstruktur für die betreffenden Projekte.
• Und ganz grundsätzlich: Was die Ordnung und Stichwörter betrifft, braucht es etwas Pflichtbewusstsein.
• Im Kampf gegen die Flut von Mails leistet übrigens das Mailprogramm Outlook wertvolle Dienste: Ich persönlich verwende die Funktion Quick Steps, um meine Mails vorzusortieren, sowie die Funktion Suchordner, um mir später themenbezogen alle noch nicht bearbeiteten Mails anzusehen.
• Das Arbeiten mit digitalen Tools fördert die vernetzte Denkweise und verändert die Arbeitsweise. Dieser Prozess ist niemals abgeschlossen. Die Überlegung, wie die eigene Arbeitsweise noch verbessert werden kann, sollte jederzeit mitschwingen.