En Suisse, environ un milliard de factures sont envoyées chaque année. La majorité d’entre elles sont encore au format papier. Les factures électroniques sont plus simples et plus respectueuses de l’environnement. Nous répondons à toutes les questions concernant les factures numériques.

Quelles possibilités existe-t-il pour recevoir et payer des factures sans support papier?

De plus en plus d’entreprises n’envoient plus leurs factures en version papier, mais plutôt par e-mail au format PDF. Les QR-factures peuvent être lues à l’aide d’un lecteur de code QR ou scannées avec un téléphone portable et le paiement peut être déclenché d’une simple pression du doigt. La facture dématérialisée peut en outre être immédiatement classée sous forme numérique. eBill va encore plus loin: avec cette solution, les factures arrivent directement dans l’online banking et sont payées en quelques clics. Vous pouvez télécharger la facture au format PDF et l’archiver numériquement.

Bon à savoir

Passez à eBill et préservez l’environnement. Une facture papier génère en effet jusqu’à 17 fois plus de gaz à effet de serre qu’une facture eBill, par exemple. Si vous disposez d’un compte privé avec e-finance, vous pouvez activer facilement eBill et ajouter des émetteurs de factures. Avec eBill Donations, vous pouvez en outre sélectionner des organisations que vous souhaitez soutenir et faire un don directement dans e-finance.

Comment numériser les factures que je reçois encore par courrier?

Idéalement, avec le scanner d’une imprimante multifonction qui numérise avec une bonne qualité. Grâce à un chargeur automatique de papier, même les grandes piles de feuilles sont rapidement numérisées. En outre, les imprimantes sont généralement équipées d’un scanner recto verso qui numérise automatiquement le recto et le verso. Si vous n’avez pas beaucoup de documents à numériser, vous pouvez aussi utiliser un appareil séparé ou votre smartphone. Dans ce cas, la lisibilité peut être améliorée grâce à des applications comme Office Lens ou Adobe Scan. Conseil: enregistrez les documents au format PDF ou JPG.

Bon à savoir

Vous pouvez non seulement numériser les factures, mais aussi les quittances, les reçus et les lettres afin de réduire le volume de papier à classer. Attention: ne jetez pas tous les documents après les avoir numérisés. Il est nécessaire de conserver les originaux de certains documents tels que les certificats, les diplômes, les justificatifs, les assurances, les contrats, les mandats pour cause d’inaptitude ainsi que les directives anticipées, les testaments et les documents fiscaux.

Quels sont les avantages de l’archivage numérique des factures?

Un archivage numérique permet de gagner de la place et, si elles sont bien classées, les factures sont en outre faciles à retrouver. Prenez donc un peu de temps pour organiser votre classement (voir conseils). Une fois le système de classement numérique établi, les factures eBill ou les factures reçues par e-mail peuvent être directement enregistrées au bon endroit. En fonction de vos besoins, vous pouvez opter pour un stockage de vos fichiers sur un disque dur ou dans un cloud. Si vous souhaitez pouvoir accéder à votre système de classement également en déplacement via votre smartphone, optez pour une solution cloud. D’ailleurs, si l’on ne souhaite pas créer et gérer soi-même son système de classement, on peut aussi utiliser une application comme Fileee ou Cloudia.

Quatre conseils pour l’archivage au format numérique

• Créer un dossier: Sur votre ordinateur, créez un dossier avec des sous-dossiers pour les factures, les assurances, les finances, les impôts, etc. Vous pouvez encore subdiviser ces dossiers, en séparant, par exemple, les factures relatives au téléphone portable, à la TV/Internet, à l’électricité, à la voiture, à la caisse maladie, etc. Ces sous-dossiers peuvent ensuite encore être subdivisés, par exemple par années.
• Nommer les fichiers: Donnez un nom unique à chacun des documents numérisés, par exemple «Fac_Swisscom_Novembre_2021» ou «2019-01-04_Quittance_Machine_à_café». Utilisez ensuite toujours les mêmes noms de fichier. Ainsi, vous retrouverez rapidement et facilement les documents à l’aide de la fonction de recherche, sans devoir naviguer dans les dossiers.
• Sauvegarder les documents: Sauvegardez vos données sur un disque dur et/ou dans le cloud, et utilisez pour cela des services de cloud sécurisés comme Tresorit ou Wölkli, qui cryptent vos données et les stockent en Suisse. Pour faire votre choix, tenez également compte de vos besoins, car les prix varient en fonction de l’espace de stockage nécessaire.
• Créer des copies de sauvegarde: N’oubliez pas qu’en cas de plantage ou de vol du disque dur ou d’incendie à votre domicile, vous pouvez perdre tous vos fichiers. Créez donc une copie de sauvegarde de vos documents, par exemple à l’aide d’un disque dur externe, d’une clé USB ou d’un back-up dans le cloud.