Die E-Rechnung setzt sich im Geschäftsalltag zunehmend durch. Vom durchgängig digitalen Rechnungsaustausch via ERP- bzw. Buchhaltungssystem profitieren im B2B-Bereich sowohl Rechnungsempfänger wie auch Rechnungssteller. Damit sich das Potenzial der Lösung fürs einzelne Unternehmen entfalten kann, müssen möglichst viele Teilnehmende an die E-Rechnung angebunden sein. Falls Sie in der Rolle der Rechnungsempfänger agieren, liegt der Schlüssel zum Erfolg in der Anbindung Ihrer Lieferanten. Doch wie gelingt es, ausreichend Lieferanten von der Nutzung der digitalen Rechnungen zu überzeugen? Mit der Beantwortung der Fragen in unserer Checkliste kommen Sie zielgerichtet weiter.
Lesezeit 5 Minuten
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Erstellt am 22.05.2023
| Aktualisiert am 14.08.2023
Elektronische Kreditorenrechnungen nutzen: Checkliste
Gehören Sie zu den zukunftsgerichteten Unternehmen, die elektronische Kreditorenrechnungen empfangen können? Willkommen in der E-Rechnungswelt, in der Sie Kosten, Zeit und Ressourcen sparen. Unsere Checkliste unterstützt Sie dabei, das Potenzial der E-Rechnung auszuschöpfen. Der nächste Schritt ist die Anbindung Ihrer Lieferanten.
Checkliste elektronische Kreditorenrechnung: So binden Sie Ihre Lieferanten an
Punkt 1: Vorteile aufzeigen
Stellen Sie eine Liste mit Vorteilen zusammen, die die E-Rechnung Ihnen als Rechnungsempfänger bringt. Ein solches Argumentarium hilft Ihnen, die Wichtigkeit der Lieferantenanbindung und die Dringlichkeit des Projekts gegen innen zu verdeutlichen. Zu den grössten Vorteilen gehören:
- Steigerung der Prozessqualität im Kreditorenmanagement und damit Ersparnis von Zeit und Kosten
- Senkung der Fehlerhäufigkeit, da die Rechnungsübermittlung elektronisch erfolgt und die Rechnungsdaten nicht immer wieder manuell eingegeben werden müssen
- Automatisierung zu Gunsten von Transparenz und Einfachheit, da sämtliche Aktionen rückverfolgt und auf Wunsch elektronisch archiviert werden können
- Steigerung der Lieferantenzufriedenheit dank schnelleren Bezahlprozessen
- Positionierung als moderner und nachhaltiger Auftraggeber
Punkt 2: Ziele definieren
- In welchem Zeitrahmen will Ihr Unternehmen wie viele Lieferanten anbinden?
- In welchen Etappen will Ihr Unternehmen dieses Ziel erreichen?
Punkt 3: Ressourcen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten festlegen
- Welche internen Ressourcen benötigen Sie im Einkauf und im Kreditorenmanagement zur Anbindung der Lieferanten?
- Welche Aufgaben fallen dabei an?
- Wer übernimmt die Gesamtverantwortung?
- Wer übernimmt die Verantwortung für die einzelnen Aufgaben?
Punkt 4: Prioritätenliste der anzubindenden Lieferanten erstellen
Welche Lieferanten will Ihr Unternehmen prioritär anbinden? Mögliche Entscheidungskriterien sind:
- die Anzahl Rechnungen, die über den Lieferanten X abgewickelt werden
- die Wichtigkeit des Lieferanten für Ihr Unternehmen
- die Einfachheit, mit der Sie den Lieferanten anbinden können (siehe Punkt 6)
Punkt 5: Kommunikationsmassnahmen planen
- Zu welchem Zeitpunkt kontaktieren Sie Ihre Lieferanten über die gewünschte Anbindung an die E-Rechnung?
- Auf welchen Kanälen informieren Sie Ihre Lieferanten (Kombination Brief, E-Mail, Newsletter, persönliches Gespräch usw.)?
- Zu welchem Zeitpunkt fassen Sie nach?
Punkt 6: Umsetzung
Der Aufwand zur Anbindung einzelner Lieferanten hängt davon ab, ob ein Lieferant bereits die E-Rechnung nutzt oder nicht.
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Besonders einfach lassen sich Lieferanten anbinden, die elektronische Rechnungen bereits nutzen und im eDirectory-Verzeichnis verzeichnet sind.
Schritt 1: Gleichen Sie Ihre Lieferanten gemäss Ihrer Prioritätenliste (siehe Punkt 4) mit dem eDirectory-Verzeichnis ab und filtern Sie jene heraus, die hier für die E-Rechnung registriert sind.
Schritt 2: Informieren Sie diese Lieferanten aus dem eDirectory-Verzeichnis mit einem Schreiben, das folgende Punkte umfasst:- Machen Sie Ihre Lieferanten darauf aufmerksam, dass Sie als Kunde Lieferantenrechnungen elektronisch über die Schnittstelle von PostFinance empfangen und teilen Sie ihnen Ihre Payer ID mit.
- Bitten Sie Ihre Lieferanten darum, Ihnen eine E-Rechnung an Ihre Payer ID zukommen zu lassen inkl. vorgängiger Information (vor dem ersten Rechnungsversand) per E-Mail.
Schritt 3: Testen Sie den erfolgreichen Eingang der Lieferantenrechnung und bitten Sie den Lieferanten, Rechnungen künftig ausschliesslich als digitale Rechnung zu senden.
Empfehlung: Nicht alle Unternehmen, die mit der E-Rechnung arbeiten, sind auf eDirectory verzeichnet. Stehen auf Ihrer Prioritätenliste Lieferanten, die Sie im eDirectory nicht finden? Dann lohnt es sich, bei den betreffenden Lieferanten direkt nachzufragen, ob sie mit der E-Rechnung arbeiten und ob sie Ihnen die Payer ID zukommen lassen könnten. -
Bei Lieferanten, die noch keine elektronischen Rechnungen nutzen, ist der Aufwand zur Anbindung grösser. Zu unterscheiden sind:
- Lieferanten, die eine Software nutzen, die E-Rechnungsfähig ist: Machen Sie diese Lieferanten darauf aufmerksam, dass Sie als Kunde die elektronische Rechnungsstellung wünschen. Bitten Sie die Lieferanten weiter darum, sich mit ihren Softwarepartnern in Verbindung zu setzen. Diese helfen ihnen bei der Anbindung. Weiter zu den Softwarepartnern, die eine standardisierte Schnittstelle für die E-Rechnung anbieten
- Lieferanten, die eine Software nutzen, die nicht E-Rechnungsfähig ist: Machen Sie diese Lieferanten darauf aufmerksam, dass Sie als Kunde die elektronische Rechnungsstellung wünschen. Bitten Sie sie, mit ihren Softwarepartnern Kontakt aufzunehmen, um eine Schnittstelle zur E-Rechnung zu beantragen.
- Lieferanten, die keine Software nutzen: Machen Sie diese Lieferanten darauf aufmerksam, dass Sie als Kunde E-Rechnungen wünschen und schlagen Sie dieser Lieferantengruppe allenfalls die Erfassung und Übermittlung in der E-Rechnung light vor.
Lieferantenverzeichnis: So einfach finden Sie Lieferanten, die bereits E-Rechnung nutzen
Im Verzeichnis eDirectory.ch finden Sie die meisten der in der Schweiz domizilierten Geschäftspartner, die E-Rechnungen versenden und/oder empfangen und die mit einem Service Provider zusammenarbeiten, der bei eDirectory.ch gelistet ist – wie zum Beispiel PostFinance.
Tipp: Prüfen Sie, ob Ihr eigenes Unternehmen im eDirectory verzeichnet ist. Falls Sie keinen Eintrag finden, informieren Sie bitte Ihren E-Invoicing-Service Provider, damit er die Daten eintragen kann.
Leisten Sie Überzeugungsarbeit für die E-Rechnung: Das sind die Vorteile für Ihre Lieferanten
Berücksichtigen Sie in allen Fällen, dass die Umstellung auf die elektronische Kreditorenrechnung einen Mehraufwand bedeutet. Oft steht die Befürchtung im Raum, dass die Investitionskosten hoch und die Eingriffe in die Prozesse und die IT gross sind. Begegnen Sie diesen Ängsten mit den vielen Vorteilen der elektronischen Kreditorenrechnung, die weit über Einsparungen von Druck- und Versandkosten hinausgehen:
- Schnellerer Zahlungseingang: Mit der elektronischen Rechnungsübermittlung schickt der Lieferant die Rechnung direkt ins Buchhaltungssystem/ERP-System des Kunden. Da auf diese Weise der Kontroll-, Genehmigungs-, und Zahlungsprozess beschleunigt wird, hat der Lieferant sein Geld in der Regel früher auf dem Konto als bei einer Papierrechnung.
- Hohe Transparenz: Digitale Rechnungen sind nachverfolgbar und zwar lückenlos.
- Weniger Fehler: Da manuelle Arbeitsschritte entfallen, sinkt die Fehleranfälligkeit in der Rechnungsstellung. In der Folge muss der Kunde Rechnungen weniger oft ablehnen, was auf beiden Seiten Zeit und Nerven spart.
- Höhere Produktivität: Alles in allem wird der gesamte Rechnungsprozess effizienter. So sparen die Lieferanten Kosten, und gewinnen Kapazitäten, die sie anderweitig wertschöpfend nutzen können.
- Geringere Kosten: Lieferanten sparen Kosten für Papier, Druck und Porto. Die Umstellung auf die E-Rechnung lohnt sich auch finanziell.
- Umweltfreundlichkeit: Mit der E-Rechnung schonen die Lieferanten die Umwelt.
Bleiben Sie dran – es lohnt sich
Die Anbindung Ihrer Lieferanten an die E-Rechnung macht sich für Ihr Unternehmen nachhaltig bezahlt. Je mehr Lieferanten Sie für die E-Rechnung gewinnen können, desto umfassender können Sie Ihre Prozesse im Rechnungsaustausch digitalisieren und so von den Vorteilen der elektronischen Rechnung profitieren.
