Sichten Sie die Dossiers der Kandidaten und prüfen Sie sie auf folgende Aspekte:

• Persönliche Daten: Sind sie vorhanden? Was fällt auf?
• Lebenslauf: Ist er lückenlos? Und sind zum Beispiel die Weiterbildungen sinnvoll aufeinander aufgebaut?
• Zeugnisse: Sind sie vollständig?
• Wechselmotive aus Anschreiben oder Zeugnissen: Sind sie schlüssig?
• Entsprechen die Angaben im Dossier dem Anforderungsprofil?
• Erstellen Sie einen Gesprächsleitfaden, mit dem Sie sowohl fachliche und persönliche Kompetenzen als auch den Cultural Fit systematisch abfragen können. 

Mehr zu den fachlichen und persönlichen Kompetenzen und zum Cultural Fit erfahren Sie im Artikel «Personalauswahl».

• Wer wird aus Ihrem Team am Vorstellungsgespräch teilnehmen?
  
• Wer wird welche Fragen stellen (erstellen Sie dazu einen Gesprächsleitfaden, der genügend Spielraum lässt, um individuell und situativ auf den Bewerber eingehen zu können)?
• Wo wird das Gespräch stattfinden?
• Wer organisiert den Sitzungsraum und sorgt für Getränke?
• Wer nimmt den Bewerber in Empfang?
  
• Wer stellt die Unterlagen über Ihr Kleinunternehmen zusammen (Broschüren, Stellenbeschreibung usw.)?
• Wer macht welche Aussagen zu Gehalt und Nebenleistungen?
• Ist für den engsten Kreis der Bewerbenden ein zweites Vorstellungsgespräch vorgesehen?
  
• Können die Bewerbenden den Arbeitsplatz besichtigen?
• Sollen die Kandidaten die Möglichkeit haben, die potenziellen neuen Teamkollegen beim ersten oder zweiten Vorstellungsgespräch (z.B. in einer Pause) kennenzulernen?
• Wie soll es nach dem Gespräch weitergehen?

Tipp 1: Lesen Sie das Anschreiben und den Lebenslauf direkt vor dem Gespräch noch einmal durch, damit Sie sich auf die Person einstellen können.

Tipp 2: Nutzen Sie als Kleinunternehmen das Bewerbungsgespräch als Chance, den Bewerber so gut kennenzulernen, dass Sie im Anschluss wissen, ob er den gewünschten Mehrwert bringt und zum Unternehmen passt. 

Tipp 3: Sorgen Sie auf alle Fälle dafür, dass sich der Bewerber wertgeschätzt fühlt – indem Sie ihn so behandeln, wie Sie es sich selbst in einer Interviewsituation wünschen würden. 

Tipp 4: Kleinunternehmen können in der Regel nicht mit einer eingängigen Arbeitgebermarke auftrumpfen, die die Stärken des Unternehmens als Arbeitgeber gegen aussen verdeutlicht. Deshalb ist es wichtig, dass Sie im Bewerbungsgespräch die Vorteile gegenüber einer Anstellung im Grossunternehmen herauskristallisieren. Zeigen Sie dem Bewerber zum Beispiel auf, dass das angebotene Jobprofil sehr vielfältig ist und damit interessanter als manche Stelle in einem grösseren Unternehmen.

Nutzen Sie die Kennenlernphase, um Vertrauen aufzubauen. Dazu gehören Small-Talk-Fragen wie «Haben Sie uns gut gefunden?» oder «Sind Sie gut gereist?». 

Laden Sie den Bewerber mit Ihren Fragen zum Sprechen ein. Nur so kommen Sie an die Informationen, die Ihnen den Personalentscheid erleichtern. Je später Sie den Bewerber zum Sprechen bringen, desto schwieriger wird es. Offene Fragen wie die folgenden helfen dabei, dass der Bewerber sich Ihnen öffnet:

• Welches waren für Sie bei Ihrem letzten Arbeitgeber schwierige Situationen in der Zusammenarbeit?
• Welche Aufgaben haben Ihnen an Ihrer letzten Stelle am besten gefallen?
• Wo können wir Referenzen einholen, um uns fachliche und persönliche Qualifikationen bestätigen zu lassen?
• Aus welchen Gründen haben Sie sich für die Stelle in unserem Kleinunternehmen beworben?
• Weshalb sind Sie der geeignete Kandidat für diesen Job?
• Weshalb möchten Sie die Stelle wechseln?
• Wie haben Sie sich auf den Termin bei uns vorbereitet?
• Arbeiten Sie lieber im Team oder allein?
• Was unternehmen Sie, wenn Sie gerade nicht arbeiten?
• Möchten Sie uns etwas über sich selbst erzählen?
• Was ist Ihnen bei der Zusammenarbeit mit dem Vorgesetzten wichtig?

Tipp: Sprechen Sie nicht über Fakten, die aus dem Dossier bereits klar sind, sondern vertiefen Sie einzelne Punkte und hinterfragen sie diese, indem Sie sich zum Beispiel erkundigen, aus welchen Gründen etwas so gelaufen ist. Geben Sie dem Kandidaten mit anerkennenden Worten Sicherheit (z.B. indem Sie Leistungsnachweise loben) und achten Sie darauf, dass sich der Kandidat nicht wie ein Schüler bei einer mündlichen Prüfung fühlt. Stellen Sie offene statt geschlossene Fragen und vermeiden Sie Suggestivfragen (fragen Sie z.B., wenn Sie Zweifel am Wechselgrund haben, nicht: «Gab es denn diese Restrukturierung, die Sie im Dossier erwähnt haben, überhaupt?», sondern «Was hat Sie dazu bewogen, die letzte Stelle nach eineinhalb Jahren aufzugeben?».

Stellen Sie Ihr Kleinunternehmen vor und schildern Sie dem Kandidaten die ausgeschriebene Stelle im Detail. Dazu gehört neben der Beschreibung der künftigen Aufgaben und des Arbeitsplatzes auch ein Einblick ins Team, mit dem der Kandidat zusammenarbeiten würde. 

Geben Sie dem Kandidaten jetzt die Möglichkeit, selber Fragen zu stellen, um noch offene Punkte anzusprechen. 

Verbleiben Sie mit dem Kandidaten mit verbindlichen Abmachungen. Teilen Sie ihm mit, dass Sie sich zum Beispiel innert einer Woche bei ihm melden werden, oder bitten Sie ihn, fehlende Unterlagen innerhalb von drei Tagen nachzureichen. Bedanken Sie sich auf jeden Fall für das Gespräch und sorgen Sie – ganz gleich wie das Gespräch abgelaufen ist – für eine positive Verabschiedung, damit der Kandidat mit einem guten Gefühl das Unternehmen verlässt.