Sich den Arbeitsweg sparen, die Zeit selbst einteilen oder konzentriert an einem Projekt arbeiten: Bei PostFinance gehört Homeoffice zur Palette an Möglichkeiten, seine Arbeit eigenverantwortlich zu gestalten, und wird, wo jobbedingt möglich, gefördert. «Als Arbeitgeberin möchten wir den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, dort zu arbeiten, wo es für sie am meisten Sinn macht», erklärt Sara Ferroni, Leiterin Personal- und Organisationsentwicklung bei PostFinance. So kämen die einen lieber ins Büro, um Arbeit und Freizeit klar zu trennen oder weil sie mit einer Infrastruktur arbeiten, die ihnen zu Hause nicht zur Verfügung steht, andere schätzten es, sich regelmässig für eine bestimmte Zeit aus dem Büro auszuklinken und sich von ausserhalb einzuloggen, weil sie einen Tapetenwechsel möchten oder sowieso viel unterwegs sind. 

Knackpunkte der Zusammenarbeit auf Distanz

Damit stellt sich die Frage, wie rein virtuelle oder gemischte Teams effizient und reibungslos auf Distanz zusammenarbeiten. Was sind die Knackpunkte und wie lassen sich Konflikte vermeiden? Sara Ferroni fasst die wichtigsten Faktoren zusammen: 

Knackpunkt 1: Verbindlichkeit

Kein «Jetzt kommt gleich ein anderes Telefon» oder «Ich muss noch ein Mail fertig schreiben»: Um Teams aus der Ferne zusammenzuhalten, braucht es Verbindlichkeit. So muss jede und jeder wissen, wer wann wie erreichbar ist. Zudem soll ein institutionalisierter und regelmässiger Austausch stattfinden, zum Beispiel im Rahmen eines Dailys oder immer am selben Wochentag. Verbindlichkeit bedeutet aber auch, Ziele festzulegen und Vereinbarungen einzuhalten und umzusetzen. Und das beginnt schon beim Austausch: Dieser soll nicht nur zu Planungszwecken, sondern auch zur Kollaboration genutzt werden – mit klar definierten Aufgaben und dem Festhalten von Ergebnissen. 

Knackpunkt 2: informeller Austausch

Pausen sind nicht nur zur Erholung da, sondern dienen auch dem informellen Austausch. Und dies darf auch in virtuellen Teams nicht zu kurz kommen. Eine virtuelle Kaffeepause vor dem Bildschirm kann viel bewirken. Sie dient auch dazu, über andere Dinge als die Arbeit zu plaudern, um dann mit neuer Energie und frischem Geist weiterzumachen.

Knackpunkt 3: Unklarheiten

Fragen, fragen, fragen: In virtuellen Teams müssen alle proaktiv Fragen stellen und bei Unklarheiten nachhaken. Gerade weil die nonverbale Kommunikation fehlt, sind Missverständnisse vorprogrammiert. Fragen, nachhaken und aktiv zuhören (indem man zum Beispiel Aussagen regelmässig mit anderen Worten wiedergibt oder zusammenfasst) bringt Klärung.

Knackpunkt 4: Tools

Schnell etwas auf den Flipchart zeichnen geht online schlecht. Jedoch gibt es unzählige Tools, die die Zusammenarbeit über die elektronischen Devices hinweg erleichtern. So kann man ein digitales Whiteboard wie zum Beispiel jenes von Der Link öffnet sich in einem neuen Fenster Microsoft nutzen, um seine Gedanken zu skizzieren. Wichtig ist es, sich im Team auf die Arbeitsinstrumente zu einigen (in Bezug auf welche Tools passen zu welchen Aufgaben und wie müssten allenfalls die Aufgaben der virtuellen Welt angepasst werden) und deren Nutzung auch zu üben. 

Knackpunkt 5: Transparenz

Wer arbeitet woran und wie sind die Fortschritte? Transparenz und ein offener Informationsfluss sind in virtuellen Teams das A und O. Diese können mit einem täglichen Check-in, wöchentlichen Statuskonferenzen und gemeinsamen Boards, die Projektfortschritte sichtbar machen, geschaffen werden. Ebenso kann zum Beispiel mittels Chatfunktionen oder spontaner Skype-Calls rasch und unkompliziert die Hilfe von Kolleginnen und Kollegen eingeholt werden. Das Modell der offenen Tür soll auch online gelten.

Knackpunkt 6: Vertrauen

Und nicht zuletzt braucht die Zusammenarbeit auf Distanz ein grosses Mass an Vertrauen – in die Mitarbeitenden und die Teamkolleginnen und -kollegen. Kritik und Misstrauen, die in Micromanagement und ständiger Kontrolle münden, sind Gift. Förderlich für die Motivation hingegen sind offene und klare Feedbacks – gerne auch positive. Dabei gilt: Lieber ein wenig mehr kommunizieren als zu wenig. Aber nie Konflikte über Chats austragen!

Über Sara Ferroni

Sara Ferroni ist Leiterin Personal- und Organisationsentwicklung bei PostFinance. Ihr Team hat interne Instrumente zur Zusammenarbeit auf Distanz erarbeitet.