Stauen sich auf Ihrer Pendenzenliste viele Tasks – von kleinen To-dos bis zu grossen Aufgaben? Und wissen Sie zuweilen nicht mehr, wo beginnen und wo aufhören? Dann ist es Zeit, sich selbst besser zu managen und zu organisieren. In diesem Beitrag haben wir drei Tipps dazu zusammengestellt.

Tipp 1: Täuschen Sie sich nicht selbst

Psychologen gehen davon aus, dass wir pro Tag rund 20 000 Entscheidungen treffen. Einige davon betreffen auch die Abwägung, welche Aufgaben wir im Arbeitsalltag gleich am Morgen erledigen wollen, uns für den Nachmittag vornehmen oder gleich auf nächste Woche verschieben. Nicht immer fällen wir diese Entscheidungen so rational wie wir dies meinen. Oft bleiben wir an unserer ersten emotionalen Reaktion hängen, die wir blitzschnell treffen: «Das will ich» oder «Das will ich nicht». Wenn wir dann noch einmal überlegen und nachdenken, kommt es gerne zum Selbstbetrug: Wir suchen einfach nach Gründen, um unser erstes Bauchgefühl zu rechtfertigen, zum Beispiel mit der Ausrede «Das kann auch noch bis morgen warten». Und so erledigen wir heute einfach jene Dinge, die wir lieber machen. Unsere Vorlieben spielen uns also gerne einen Streich. Was wir dagegen tun können: Die Folgen abwägen! Wenn ich unwichtigere Dinge priorisiere, nur weil ich sie gerne mache, und die dringenden unliebsamen Aufgaben liegen lasse, ist Stress garantiert.

Tipp 2: Setzen Sie sich Ziele, aber bleiben Sie dennoch agil

Bei all den vielen Aufgaben verlieren wir gerne den Blick fürs Grosse-Ganze. Überlegen Sie sich regelmässig, welche Ziele Sie erreichen wollen. Dabei hilft es, sich Fragen zu stellen aus lang-, mittel- und kurzfristiger Perspektive: Welche Ziele setze ich mir für dieses Jahr? Welche Ziele für den nächsten Monat und welche für diesen Tag? Ziele geben Orientierung und helfen, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Die SMART-Methode hilft bei der Formulierung.

• S für Spezifisch: Umschreiben Sie das Ziel möglichst konkret.
• M für Messbar: Integrieren Sie Kriterien, mit denen Sie die Zielerreichung messen können.
• A für Attraktiv: Formulieren Sie das Ziel motivierend.
• R für Realistisch: Stecken Sie sich weder zu grosse noch zu kleine, sondern realistische, machbare Ziele.
• T für Terminiert: Geben Sie dem Ziel einen Anfang und ein Ende.

So wichtig es ist, Ziele klar zu umreissen, so wichtig ist es auch, auf dem Weg zum Ziel flexibel zu bleiben. Skizzieren Sie nur grob, wie Sie Ihre Ziele erreichen können, und lassen Sie dabei genügend Spielraum, um auf Unerwartetes und Neues spontan reagieren zu können.

Tipp 3: Nutzen Sie das passende Werkzeug, um sich zu organisieren

Es gibt unzählige Tools, die helfen, uns selbst besser zu organisieren. Bei der Planung der Aufgaben und der Priorisierung sind zum Beispiel die ALPEN-Methode oder die ABC-Methode nützlich.