Wie kann man Risiken rechtzeitig erkennen und – falls sie eintreffen und sich zu einer Krise entwickeln – professionell handhaben?
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Risiken erkennen und handhaben
Eine Krise wie die aktuelle konnte niemand voraussehen. Doch es gibt auch Risiken, die man im Vorfeld erkennen kann. Ein «Krisenradar» kann dabei helfen.
Tipp 1: Krisenradar erstellen
Wo lauern eigentlich Risiken, die unsere Geschäfte stören oder sogar ruinieren können? Um diese Frage zu beantworten, kann es helfen, laufend das Umfeld des Unternehmens und auch interne Entwicklungen abzuchecken. Wo gibt es Änderungen im Marktumfeld, die auf unsere finanzielle Situation Einfluss haben könnten, welche neuen Technologien stellen unser Sortiment infrage, welches Fehlverhalten von Mitarbeitenden könnte unser gutes Image gefährden? Beantworten Sie solche Fragen systematisch und legen Sie einen «Krisenradar» an.
Tipp 2: Szenarien entwickeln
Machen Sie den «Krisenradar» in Ihrem Unternehmen regelmässig zum Thema und bewerten Sie, welche der Themen relevant sein könnten. Entwickeln Sie für jedes gewichtige Risiko verschiedene Szenarien, definieren Sie Massnahmen, mit denen Sie präventiv das Risiko vermindern können, und legen Sie fest, wie das Unternehmen reagieren wird, falls das Risiko eintrifft.
Tipp 3: Krisenstab bilden und Krisenfälle intern simulieren
Bilden Sie einen Krisenstab und trainieren Sie den Ernstfall regelmässig, damit jeder weiss, was seine Aufgaben sind. Nur so erkennen Sie frühzeitig, ob es noch Schwachstellen in den Prozessen gibt. Für den Krisenstab ist es notwendig, sich regelmässig zu treffen und die Pläne aufzufrischen.
Tipp 4: Bereiten Sie sich auch in der Kommunikation für den Krisenmodus vor
- Klare Rollenverteilung: Kommt es trotz allem zu einer Krise, müssen Rollen, Aufgaben und Verantwortlichkeiten innerhalb Ihres Unternehmens klar festgelegt werden. Hauptansprechpartner sollten entsprechend geschult werden. Zudem muss frühzeitig festgelegt werden, wer welche internen und externen Kommunikationskanäle betreibt. Pflegen Sie auch intern Kontakte, damit Sie die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeitenden kennen und das Risiko minimieren, im Ernstfall unbefugte Personen oder verdächtige Aktivitäten anzutreffen.
- Legen Sie für den Krisenfall klare Entscheidungspfade und -prozesse einschliesslich der entsprechenden Konsequenzen und Handlungsempfehlungen fest, beispielsweise eine Kommunikationskaskade. Alle Mitarbeitenden sollten sich immer bewusst sein, an wen sie sich im Krisenfall wenden und wo bei der Kommunikation die Prioritäten liegen. Dabei helfen To-do-Listen, Diagramme und kurze, prägnante Listen, die rasch und flexibel eingesetzt werden können. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten wissen, wer in Ihrer Organisation das finale «Go» gibt, wenn es um die Krisenkommunikation geht. Bereiten Sie Textbausteine bereits im Vorfeld vor. Diese können dann kurzfristig und spezifisch je nach Krisenfall adaptiert werden. Greifen Sie bei der Erstellung der Inhalte auf die «5 W-Fragen» (wer, was, wo, wie, wann) zurück. Die Inhalte müssen vor dem Versand immer intern freigegeben werden.