Personeller Wechsel im Vereinsvorstand? Das ist zu tun

Vielleicht haben Sie – zum Beispiel als Kassierer:in eines Vereins – ja Glück, und der Vorstand Ihres Vereins wächst zu einem eingespielten Gremium zusammen, sodass Sie lange Zeit von personellen Wechseln verschont bleiben. Vielleicht aber sind Sie schon in absehbarer Zeit mit der Neuwahl eines Vorstandsmitglieds konfrontiert. Für solche Fälle zeigt Verbandsexperte Hans Lichtsteiner auf, was zu tun ist. Als Kassierer:in müssen Sie unter anderem allfällige neue Zeichnungsberechtigte bei Ihrer Bank nachtragen lassen, sodass Ihr Vereinskonto auf dem aktuellen Stand ist.

Ziehen Sie bei einem Vorstandswechsel die Vereinsstatuten zu Rate

Wie und mit wie vielen Mitgliedern der Vorstand zu bestellen ist, entnehmen Sie den Vereinsstatuten. In der Regel ist dort auch festgehalten, innerhalb welcher Zeit der frei werdende / frei gewordene Vorstandssitz wieder besetzt werden muss.

Setzen Sie Neuwahlen an und lassen Sie das Protokoll der Mitgliederversammlung unterschreiben

Setzen Sie gemäss Statuten die Neuwahl auf die nächste Mitgliederversammlung an oder berufen Sie bei Bedarf eine ausserordentliche Mitgliederversammlung ein. Halten Sie die Wahl des neu gewählten Mitglieds im Protokoll fest und lassen Sie dieses von der Protokollführer:in und von der oder dem Vorsitzenden der Vereinsversammlung unterschreiben.

Passen Sie die Unterschriftsberechtigungen an

Ist das neu gewählte Mitglied unterschriftsberechtigt? Dann lassen Sie bei Bedarf die Unterschriftenregelung ändern, falls eine solche in den Statuten oder einem separaten Dokument festgehalten ist.

Lassen Sie bei Bedarf das neue Vorstandsmitglied im Vereinskonto eintragen, falls es zeichnungsberechtigt ist

Eine wichtige Aufgabe, die in der Regel dem der Kassierer:in zufällt, ist es, das Vereinskonto aktuell zu halten. Falls das neu gewählte Vorstandsmitglied einzeln oder kollektiv zeichnungsberechtigt ist, muss das Vereinskonto entsprechend angepasst werden. Dabei sind ein aktuelles, von der Protokollführer:in und von der oder dem Vorsitzenden der Vereinsversammlung unterzeichnetes, (Wahl-)Protokoll sowie ein Identifizierungsausweis der oder dem neuen Zeichnungsberechtigten vorzulegen.

Lassen Sie – falls Ihr Verein im Handelsregister eingetragen ist – die personellen Änderungen im Vorstand dort nachtragen

Damit ein neu gewähltes Vorstandsmitglied im Handelsregister eingetragen wird, sind dem Handelsregister die folgenden Unterlagen einzureichen:

• Protokoll, aus dem die Wahl hervorgeht. Das Protokoll muss mit der Unterschrift der Protokollführer:in versehen sein.
• Annahmeerklärung der neu gewählten Verwaltungsmitglieder (ausser, wenn sich die Wahlannahme aus dem Protokoll der Generalversammlung oder durch Mitunterzeichnung der Anmeldung ergibt).
• Protokoll, in dem die Art der Zeichnung (z.B. Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift zu zweien) und die Verteilung der Funktion beschlossen wurde (die Zeichnungsberechtigung ergibt sich oft aus den Statuten). Das Protokoll muss mit den Unterschriften der oder des Vorsitzenden der Vorstandssitzung und der Protokollführer:in versehen sein.
• Anmeldung an das Handelsregister, die durch die Präsident:in sowie ein weiteres Mitglied des Vorstands unterschrieben werden muss.
  
• Beglaubigte Vereinsunterschrift: Jede neu gewählte Person, die zeichnungsberechtigt ist und deren Unterschrift dem Handelsregister noch nicht bekannt ist, muss eine beglaubigte Firmenunterschrift einreichen. Die Beglaubigung kann auf der Gemeindeverwaltung, bei einer Notar:in oder beim Handelsregister vorgenommen werden. In der Regel erfolgt die beglaubigte Firmenunterschrift auf der Anmeldung oder einem Beiblatt.

Sorgen Sie mit einer klaren Funktionsbeschreibung für eine einfache Einarbeitung

Wie in einem klassischen Unternehmen ist es auch in einem Verein wertvoll, für jedes Vorstandsmitglied klare Funktionsbeschreibungen zu erstellen. Beschreiben Sie darin folgende Aspekte so detailliert, dass sich neue Kandidat:innen ein klares Bild von ihrer neuen Funktion machen können:

• Aufgaben
• Kompetenzen
• Verantwortung
• Zeitbedarf

Gewinnen Sie Zeit, indem Sie Ihren Vorstand bitten, Rücktritte frühzeitig bekanntzugeben

Sprechen Sie Ihre Vorstandsmitglieder einmal pro Jahr darauf an, ob sie ihre Funktion beibehalten möchten. So verschaffen Sie sich Vorsprung und können in Ruhe ein neues Vorstandsmitglied suchen.

Gut zu wissen für Kassierer:innen eines Vereins

PostFinance bietet Vereinen ein Vereinskonto, mit dem Sie als Kassierer:innen die Vereinsfinanzen unkompliziert verwalten können. Sie möchten mehr erfahren – zum Beispiel, was geschieht, wenn es einen Wechsel bei einer vertretungsbefugten Person gibt?