Chi non ha mai fatto parte del comitato direttivo di un’associazione non ha idea, o quasi, di quanta passione e quanto lavoro ci siano dietro la sua gestione. Non importa che rivestiate il ruolo di presidenti, cassieri o direttori: sotto la gestione di un’associazione ricadono tanti lavori anche complessi che richiedono una grande quantità di tempo. Da un lato, il comitato direttivo funge da interlocutore per i membri e rappresenta l’associazione verso l’esterno; dall’altro, ci sono molti lavori amministrativi da sbrigare e questioni da sottoporre a votazione tra cui, ad esempio, la gestione dei soci, la riscossione delle quote sociali, la contabilità dell’associazione o l’invio degli inviti.
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Gestione delle associazioni: in quali mansioni un software per associazioni può fornirvi un sostegno?
Dalla registrazione dei membri all’organizzazione delle riunioni, passando per la contabilità: dirigere un’associazione comporta grandi oneri amministrativi. Vi mostriamo in quali mansioni un software può aiutarvi nella gestione efficiente della vostra associazione.
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Quali mansioni vengono svolte anche nella vostra associazione?
Ma che cosa sì può fare per risparmiare tempo ed evitare lo stress nella gestione associativa? Per rispondere a questa domanda è utile stilare un elenco dei compiti amministrativi. La seguente panoramica contiene una lista non esaustiva delle mansioni che rientrano nella gestione di un’associazione:
Compiti amministrativi
Gestione dei membri |
Registrare e gestire i membri e altri contatti come gli sponsor e i fornitori (incl. l’indicazione di gruppi/squadre, funzioni e ulteriori informazioni) |
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Coordinamento e comunicazione degli appuntamenti |
Pianificare e coordinare gli appuntamenti e gli eventi (incl. l’invio degli inviti agli appuntamenti o la pubblicazione di alcune date sul sito web) |
Riscossione delle quote sociali / fatturazione |
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Contabilità |
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Controllo dei debitori |
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Traffico dei pagamenti |
Generare/ricevere pagamenti tramite e-finance |
Sito web |
Creazione e amministrazione di un sito web dell’associazione |
Gestione di articoli di servizio |
Amministrazione e vendita di articoli per i fan, ecc. |
Archiviazione dei documenti dell’associazione |
Archiviazione dei documenti dell’associazione |
Corrispondenza dell’associazione |
Invio di lettere ed e-mail e archiviazione della corrispondenza |
Lavorare in modo più efficiente grazie a un software per associazioni intuitivo
Senz’altro avrete già riflettuto sulla possibilità di avvalervi di un software per associazioni che vi aiuti a sbrigare queste mansioni in modo efficiente. Nel sceglierlo assicuratevi che il software soddisfi le esigenze attuali della vostra associazione e che la soluzione risponda a tutti i requisiti. Una caratteristica particolarmente importante è la sua semplicità. Un software per associazioni deve essere il più intuitivo possibile, affinché gli utenti dell’associazione possano orientarvisi rapidamente, senza dover consultare un manuale o frequentare un corso, e lo utilizzino volentieri. Inoltre è importante garantire una collaborazione fluida tra i diversi membri del comitato direttivo, possibilmente con una soluzione online a cui tutti possano accedere da casa.
Soluzioni software a condizioni vantaggiose
In qualità di clienti PostFinance, beneficiate di interessanti condizioni speciali per due soluzioni software realizzate su misura per le associazioni: ClubDesk e CashCtrl. Ognuna di esse comprende come offerta standard almeno le funzioni di fatturazione, controllo automatico dei debitori e amministrazione di membri e partner. Chi, in aggiunta, desidera gestire gli appuntamenti e i documenti dell’associazione o creare un sito web dedicato, con ClubDesk troverà tutto in un’unica soluzione.
Anche il club di pallacanestro BC Divac Zurich era in cerca di una soluzione all-in-one per la propria amministrazione. In un resoconto, il vicepresidente dell’associazione, Željko Gligorević, spiega perché ha trovato in ClubDesk la soluzione ideale.