Chi non ha mai fatto parte del comitato direttivo di un’associazione non ha idea, o quasi, di quanta passione e quanto lavoro ci siano dietro la sua gestione. Non importa che rivestiate il ruolo di presidenti, cassieri o direttori: sotto la gestione di un’associazione ricadono tanti lavori anche complessi che richiedono una grande quantità di tempo. Da un lato, il comitato direttivo funge da interlocutore per i membri e rappresenta l’associazione verso l’esterno; dall’altro, ci sono molti lavori amministrativi da sbrigare, tra cui, ad esempio, la riscossione delle quote sociali, la registrazione dei nuovi indirizzi, la contabilità dell’associazione o l’invio degli inviti.
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Creato il 20.08.2019
Gestione delle associazioni: in quali mansioni un software per associazioni può fornirvi un sostegno?
Dalla registrazione dei membri all’organizzazione delle riunioni, passando per la contabilità: dirigere un’associazione comporta grandi oneri amministrativi. Vi mostriamo in quali mansioni un software può aiutarvi nella gestione efficiente della vostra associazione.
Quali mansioni vengono svolte anche nella vostra associazione?
Ma che cosa sì può fare per risparmiare tempo ed evitare lo stress nella gestione associativa? Per rispondere a questa domanda è utile stilare un elenco dei compiti amministrativi. La seguente panoramica contiene una lista non esaustiva delle mansioni che rientrano nella gestione di un’associazione:
Compiti amministrativi
Gestione dei membri | Registrare e gestire i membri e altri contatti come gli sponsor e i fornitori (incl. l’indicazione di gruppi/squadre, funzioni e ulteriori informazioni) |
|---|---|
Coordinamento degli appuntamenti | Pianificare e coordinare gli appuntamenti e gli eventi (incl. l’invio degli inviti agli appuntamenti o la pubblicazione di alcune date sul sito web) |
Riscossione delle quote sociali / fatturazione |
|
Contabilità |
|
Controllo dei debitori |
|
Traffico dei pagamenti | Generare/ricevere pagamenti tramite e-finance |
Sito web | Creazione e amministrazione di un sito web dell’associazione |
Gestione di articoli di servizio | Amministrazione e vendita di articoli per i fan, ecc. |
Archiviazione dei documenti dell’associazione | Archiviazione dei documenti dell’associazione |
Corrispondenza dell’associazione | Invio di lettere ed e-mail e archiviazione della corrispondenza |
Lavorare in modo più efficiente grazie a un software per associazioni intuitivo
Senz’altro avrete già riflettuto sulla possibilità di avvalervi di un software per associazioni che vi aiuti a sbrigare queste mansioni in modo efficiente. Nel sceglierlo assicuratevi che il software soddisfi le esigenze attuali della vostra associazione. Una caratteristica particolarmente importante è la sua semplicità. Un software per associazioni deve essere il più intuitivo possibile, affinché gli utenti dell’associazione possano orientarvisi rapidamente, senza dover consultare un manuale o frequentare un corso, e lo utilizzino volentieri. Inoltre, è importante che il software possa adeguarsi in futuro all’evoluzione della vostra associazione. Riflettete, ad esempio, sul numero di membri per cui il software dovrà essere utilizzato, oggi e in futuro, oppure sul numero di utenti che dovranno utilizzarlo contemporaneamente.
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