Dalla presentazione della dichiarazione fiscale alle notifiche di trasloco, passando per i conteggi dell’assicurazione sociale: ormai sono sempre di più le operazioni amministrative che possono essere svolte online. Le pubbliche amministrazioni perseguono, infatti, una strategia digitale con uno scopo ben preciso: rendere più efficiente, trasparente e sicuro lo scambio di informazioni con la popolazione e le aziende. Una scelta, questa, che riguarda anche i processi amministrativi che si svolgono in background, come i processi creditori e debitori. Le fatture elettroniche, ossia le fatture che vengono inviate e ricevute in un formato digitale strutturato, ricoprono un ruolo centrale nel piano di e-government della pubblica amministrazione e costituiscono un elemento importante della strategia di digitalizzazione. Dallo «Studio nazionale sul Governo elettronico 2022» emerge che l’elaborazione elettronica delle fatture è la terza offerta online più utilizzata: il 66% delle persone intervistate dichiara di aver usato almeno una volta l’eBill per pagare una prestazione amministrativa. Sono molti, infatti, gli uffici pubblici che permettono di effettuare pagamenti tramite questo tipo di fattura elettronica.

La digitalizzazione interessa anche le fatture fornitori

Se l’eBill è un tipo di fattura pensato per i soggetti privati, l’e-fattura B2B è una soluzione destinata ai partner commerciali. La fattura strutturata in formato digitale per il settore B2B consente alle pubbliche amministrazioni di gestire le fatture in maniera completamente digitale da ERP a ERP (nel formato dati oppure tramite il portale di un service provider, ad es. il Il link si apre in una nuova finestra portale eInvoicing) sia per la ricezione sia per l’invio delle fatture. Oltre a essere utilizzata in diversi uffici comunali e cantonali in ambito B2B, in Confederazione l’e-fattura B2B è ormai obbligatoria per tutti i partner commerciali che forniscono prestazioni con un valore contrattuale superiore a 5’000 franchi. Nell’elenco Il link si apre in una nuova finestra edirectory.ch figurano tante aziende, organizzazioni e autorità svizzere che possono inviare e/o ricevere e-fatture.

La fatturazione elettronica al di fuori della Svizzera

Lo scambio elettronico di fatture non sta prendendo piede solo in Svizzera, ma in tutto il mondo. Nell’ambito dell’Unione europea, tutti gli enti amministrativi devono già essere in grado di ricevere fatture elettroniche e in alcuni stati membri è obbligatoria la trasmissione di fatture elettroniche per gli appalti pubblici. Inoltre, moltissimi paesi hanno già introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica per le aziende. In Germania, ad esempio, dal 2025 tutte le aziende nazionali dovranno essere in grado di ricevere fatture elettroniche.

Perché alle pubbliche amministrazioni conviene passare alla fatturazione elettronica e alla ricezione elettronica delle fatture?

La quantità di fatture che gli enti amministrativi emettono e ricevono ogni anno è enorme. Ecco perché la digitalizzazione dei processi di fatturazione offre loro la possibilità di risparmiare tanta carta e anche molto tempo e denaro. Facciamo un esempio: se un ufficio della circolazione invia fatture digitali alle proprietarie e ai proprietari di veicoli utilizzando eBill e inviandole quindi direttamente nel loro e-banking, in pratica non andrà più persa neanche una fattura. Di conseguenza, l’ufficio dovrà mettere in campo meno risorse per il tracciamento e gli importi in sospeso verranno saldati nei tempi stabiliti. Se pensiamo al numero di proprietarie e proprietari di veicoli di un grande Cantone e alle risorse che possono essere risparmiate con la fatturazione elettronica, si comprende quanto questa soluzione offra un evidente potenziale su tutti i livelli.

Una panoramica sui vantaggi delle fatture elettroniche per le pubbliche amministrazioni

Consiglio: ecco come gli uffici e gli enti amministrativi possono calcolare il proprio potenziale di risparmio

Se una pubblica amministrazione è interessata a digitalizzare le fatture nel quadro della sua strategia di digitalizzazione, può essere utile fare una valutazione del potenziale di risparmio. Quest’ultimo può essere quantificato con l’apposito calcolatore di Billing Solutions, rispondendo a poche domande.

A quali aspetti occorre prestare particolare attenzione nella digitalizzazione delle fatture nell’ambito della pubblica amministrazione?

Da un lato, occorre considerare che nella pubblica amministrazione le fatture digitali non sono ammesse in tutti i casi. Ad esempio, non possono essere utilizzate per le fatture fiscali. Infatti, per poter emettere fatture fiscali digitali, dovrebbero essere prima creati i presupposti legali. Dall’altro, per le fatture relative a enti amministrativi si applicano spesso severi requisiti di sicurezza, in altre parole occorre osservare le direttive di protezione dei dati.

Quali tappe si devono seguire per poter digitalizzare la fatturazione nella pubblica amministrazione e accelerare il workflow?

L’emissione e la ricezione di fatture elettroniche richiede un certo onere iniziale: i nuovi processi, infatti, devono essere avviati e occorre predisporre gli aspetti tecnici necessari all’implementazione. In tal senso, è possibile seguire diversi approcci. Generalmente, nelle pubbliche amministrazioni le soluzioni di fatturazione elettronica non vengono introdotte dall’oggi al domani, bensì gradualmente, ad esempio prima negli uffici che presentano una fatturazione ricorrente senza dati sensibili, poi in quelli legati a requisiti più complessi e infine per le fatture uniche. Inoltre, per la ricezione di fatture digitali è fondamentale coinvolgere anche i propri fornitori. In tal senso, gli uffici e gli enti amministrativi devono affidarsi alla competenza di un fornitore di servizi esperto, come PostFinance, in grado di offrire un’interfaccia adeguata per lo scambio elettronico di fatture e di assisterli nell’intero processo.

Risorse e compiti

Da un lato è importante mettere a disposizione le risorse finanziarie e umane necessarie per il progetto e dall’altro occorre ripartire correttamente i compiti fin dall’inizio e definire le persone di riferimento.

Dati, dati, dati

Per implementare la fatturazione elettronica è essenziale disporre di una base dati priva di errori (gestione dei dati di base). Tuttavia, data la presenza di strutture complesse, questo aspetto rappresenta spesso una sfida per le pubbliche amministrazioni (ad es. quando sono coinvolti diversi uffici) e richiede un certo lavoro preliminare.

Comunicazione e commercializzazione

Una volta implementate le soluzioni di fatturazione elettronica, è necessario che chi le riceve e le emette utilizzi processi di fatturazione elettronica. Perché questa soluzione possa essere avviata con successo, è fondamentale una comunicazione mirata a livello sia interno sia esterno. Difatti, più fatture si inviano e ricevono in formato elettrico, più sarà possibile sfruttarne il potenziale. La nostra guida su come acquisire nuove destinatarie e nuovi destinatari eBill e la nostra guida best practice su come convincere i fornitori a utilizzare l’e-fattura B2B spiegano cosa può fare la pubblica amministrazione affinché questo processo abbia successo e gli investimenti effettuati diano i loro frutti.