Qu’implique la reconciliation et pourquoi est-elle importante?

Le terme anglais «reconciliation» décrit le rapprochement de données de différentes unités de la comptabilité. Dans le rapprochement des comptes par exemple, la comptabilité est comparée avec des données externes, à savoir des extraits de compte. Si un enregistrement comptable manque ou un paiement est inscrit en double, il faut le rectifier. En effet, l’objectif est de reporter correctement dans les comptes de comptabilisation les soldes effectifs sur vos comptes. C’est d’autant plus important pour vous en tant que commerçante ou commerçant, car les entreprises ont l’obligation légale d’établir des comptes annuels corrects. Outre le rapprochement des comptes, il existe d’autres formes de reconciliation.

• Ainsi, lors du rapprochement des caisses dans un magasin, on vérifie que le stock d’argent réellement présent dans la caisse concorde avec l’avoir comptabilisé.
• Lors du rapprochement des clients, par contre, on contrôle la présence éventuelle de divergences entre les bénéfices et les paiements. Toutes les factures ont-elles été payées? En cas d’activités à l’étranger, les cours des devises ont-ils été saisis correctement? Les réductions de prix ont-elles été prises en compte?
• Dans le cas du rapprochement des transactions, on s’assure que les transactions effectives de votre activité correspondent à celles inscrites dans votre comptabilité. Toutes les transactions signalées ont-elles vraiment été traitées?

Quelles sont les options possibles pour le rapprochement des transactions?

Le domaine du rapprochement des transactions peut être très coûteux pour votre activité commerçante. C’est pourquoi PostFinance propose des options pour comparer vos transactions avec le système de comptabilisation. Dans ce cadre, elle distingue la vente à distance via une boutique en ligne et la vente sur place via des terminaux:

Boutique en ligne

Quand une cliente ou un client fait des achats dans votre boutique en ligne, vous recevez de votre partenaire d’acceptation un fichier Reconciliation pour la transaction selon le mode de paiement, qui doit concorder avec le crédit inscrit sur votre compte. Toutefois, chaque partenaire d’acceptation utilise un format de fichier qui lui est propre. En tant que commerçante ou commerçant, vous devez entrer ces différents formats dans votre système ERP. Pour faciliter ce processus, PostFinance offre à travers le produit Checkout Flex une meilleure visibilité sur les rapports des différents partenaires d’acceptation. En tant qu’entrepreneur, vous pouvez ainsi consulter les transactions autorisées via tous les modes de paiement, les saisir dans votre système ERP et les comparer avec le crédit des partenaires d’acceptation.

Checkout Flex présente un autre avantage pour la comptabilité: une comptabilisation simplifiée dans le livre annexe. Vous pouvez ainsi établir le plan comptable de sorte que l’inscription des enregistrements comptables dans le grand livre (par exemple pour le prestataire Bexio) ou dans d’autres systèmes ERP soit préparée en amont et qu’il ne reste que quelques enregistrements comptables à saisir manuellement.

En outre, dans le domaine de l’e-payment, PostFinance met à disposition un avis de crédit pour le rapprochement manuel des transactions. Deux types de fichiers Reconciliation différents sont possibles, dont un pour l’infrastructure ep2 au format XML pour le rapprochement automatique ou semi-automatique.

Vente sur place via des terminaux

En comparaison avec les transactions à distance, la standardisation des fichiers Reconciliation est un peu plus étendue: grâce au standard ep2, tous les acquéreurs ep2, dont PostFinance pour la PostFinance Card, proposent des fichiers RAF standardisés. Ceux-ci peuvent être traités pour l’exportation dans un système de comptabilisation ou système ERP via un système de gestion Point de vente, par exemple Matchbox de La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre Treibauf ou ReconHub d’La cible du lien s'ouvre dans une nouvelle fenêtre Abrantix. Souvent, les outils des prestataires contiennent déjà des interfaces vers les systèmes ERP, pour que vous puissiez les intégrer directement dans votre comptabilité. PostFinance propose en plus pour votre propre moyen de paiement un avis de crédit pour le rapprochement manuel.