Il vaut la peine de négocier les conditions de paiement et de livraison

Manuel Rieder, co-directeur de Tarzan GmbH: «En tant que label de mode durable Street style et Corporate, nous collaborons avec des fournisseurs en Bulgarie, en Slovénie, au Portugal, en Turquie et en Inde. Nous avons ainsi pu nous rendre compte que l’offre la moins chère n’est pas toujours la meilleure, et qu’il vaut la peine de commander des échantillons. En effet, il y a toujours un risque que quelque chose tourne mal au cours de la production: grâce aux échantillons, nous minimisons le risque de recevoir un produit fini de qualité insuffisante. Les conditions de paiement et de livraison doivent également être bien réglementées. Par exemple, dans notre cas, nous payons seulement 30% lors de l’attribution du mandat, puis une autre partie lorsque les marchandises sont prêtes à être expédiées et, enfin, le montant restant à la réception des produits. Notre entreprise étant relativement petite, la marge de négociation est retreinte. Cependant, dans la mesure du possible, nous demandons une remise garantie par contrat pour toute marchandise livrée en retard et exigeons que l’exportateur s’engage à envoyer les vêtements par fret aérien à ses frais en cas de retard de production. Nous considérons le contact personnel comme un facteur de succès très important dans les relations d’affaires internationales, car il facilite de nombreux aspects de la collaboration. Il permet aussi de former des partenariats sur le long terme, comme par exemple avec l’un de nos fournisseurs en Inde, qui travaille avec nous depuis notre toute première production de t-shirts.»

Les activités internationales sont soumises à de nombreuses dispositions

Angela Hausammann, de Audio Bauer Pro AG: «En tant qu’entreprise active sur le plan international dans le domaine de la production et de la distribution de micros et d’écouteurs professionnels, il nous arrive très souvent de développer des produits spécifiques pour nos clients selon leurs besoins. Dans ce cadre, il est absolument impératif qu’il n’y ait aucun malentendu. Même si le fait de parler anglais ne pose généralement aucun problème, il est parfois tout de même compliqué de clarifier certaines spécificités par téléphone ou par e-mail. C’est pour cette raison que nous privilégions la communication par Skype, qui nous permet en outre de présenter le produit au client. En ce qui concerne l’exportation, l’un de nos défis majeurs est de livrer des clients dans des pays aux fuseaux horaires différents. Cela demande une certaine flexibilité et nous devons souvent être prêts à conduire des entretiens le soir ou très tôt le matin. Pour ce qui est de l’importation, il faut tenir compte des réglementations strictes de chaque pays en la matière, les documents tels que les factures commerciales ou les bulletins de livraison devant être spécialement adaptés en conséquence. Par exemple, dans certains pays, aucune réduction ne doit être mentionnée sur les factures commerciales. Si je devais donner des conseils à des entreprises qui n’ont aucune expérience ou très peu en matière d’activité à l’étranger, ce serait les suivants:

• N’envoyer des marchandises à des nouveaux clients qu’au moyen de commandes contre paiement
• Proposer des prix dans différentes devises (CHF/EURO/USD) et ouvrir les comptes correspondants
• Ne pas communiquer uniquement par e-mail, mais aussi par téléphone ou via Skype
• Tenir compte des différentes mentalités de chaque pays: autrement dit, ce qui vaut pour la Suisse ou y est considéré comme normal peut être vu ou géré complètement différemment dans d’autres pays
• Documenter à l’interne toutes les procédures, notamment les souhaits spécifiques, les dispositions en matière d’importation, etc.
• Toujours contrôler avec précision les envois de marchandises avant expédition, car les échanges à l’international entraînent des charges supplémentaires considérables

Attention aux coûts de transport et à la cybercriminalité

Reto Lüscher, de Voyage Cycling Store: «En importation, comme les conditions offertes dépendent généralement de la quantité, les petites entreprises ne sont souvent pas en position de force lorsqu’il s’agit de négocier. Pour arriver à un compromis, il faut donc faire valoir de bons arguments et expliquer sa situation de manière compréhensible à son partenaire commercial. Lors de négociations avec des fournisseurs étrangers, je leur montre par exemple qu’il peut aussi s’avérer intéressant pour eux d’avoir un bon partenaire de distribution en Suisse, même avec une marge un peu plus faible, notamment en ce qui concerne des produits comme nos vélos, qui nécessitent un conseil sur place. Pour nous, comme pour bien d’autres PME, les coûts de transport constituent également une thématique clé pour toute activité internationale. En effet, précisément dans le cas de livraisons de marchandises de faible valeur, ces coûts peuvent constituer un poste important. À cet égard, mon conseil est, dans la mesure du possible, de regrouper les livraisons et de les (faire) envoyer au moyen d’un service de colis, plutôt que de passer par une expédition de marchandises sur palettes. Je donnerais en outre un conseil d’un tout autre genre: faites très attention à la cybercriminalité et ne communiquez jamais vos coordonnées bancaires par e-mail. Nous avons dû faire face à une situation où des cybercriminels chevronnés étaient parvenus à hacker la communication avec l’un de nos clients et lui avaient envoyé de fausses coordonnées bancaires. Résultat: le client a versé l’argent sur le compte des criminels et nous n’en avons jamais vu la couleur.»