Volevate controllare i pagamenti del mese scorso, ma il vostro software di contabilità non sembra funzionare. Poi notate: nessun collegamento a internet, nessun accesso al cloud, ancora una volta. È già sera tardi. Il vostro supporto IT non è raggiungibile. Molti imprenditori hanno già sperimentato in passato situazioni come questa e simili circostanze seccanti. E la maggior parte delle volte, la colpa viene data all’IT.

Che cosa significa IT?

IT è un termine molto ampio. L’abbreviazione stessa sta per tecnologia dell’informazione: si tratta quindi dell’informazione e dell’elaborazione dei dati per i quali viene utilizzata la tecnologia. Si possono distinguere circa tre livelli: la base è l’infrastruttura IT, cioè i sistemi – come server o computer. Su questa base, nel secondo livello, vengono eseguite applicazioni e sistemi operativi, come Microsoft Office. Il terzo livello riguarda tutti i processi organizzativi che vengono eseguiti con l’aiuto degli altri livelli: dall’archiviazione elettronica dei dati e della e-mail ai processi di produzione complessi.

L’IT influisce su tutti gli ambiti della vostra organizzazione. Per questo motivo, la configurazione dell’infrastruttura informatica dovrebbe essere una priorità assoluta della dirigenza. Ma da dove iniziare? Strutturate la vostra pianificazione seguendo questi sette passi.

1. Analisi della situazione effettiva

Prima di tutto, tracciate un quadro d’insieme dei processi della vostra azienda e delle relative esigenze IT. Di quali hardware e software avete bisogno? Documentate i requisiti dei vostri collaboratori in termini di infrastruttura IT. Questo è il punto di vista dell’azienda o l’ottica interna. Allo stesso tempo, interagite con i vostri clienti. Ma in che modo? In quale misura utilizzate l’IT per questo? Come potete migliorare l’esperienza cliente e le vostre relazioni con la clientela? Questo è il punto di vista del mercato o esterno, altro elemento che dovreste avere in mente. Chiedete esplicitamente ai vostri clienti un feedback, poiché questo vi fornirà informazioni estremamente preziose.

2. Digitale o analogico?

Dopo aver analizzato la situazione effettiva, chiedetevi quale dei vostri processi volete gestire digitalmente. Quale valore aggiunto apporta? Quali risorse e infrastrutture richiede la digitalizzazione? Coinvolgete i vostri collaboratori in questo processo: in definitiva, sono loro che utilizzano quotidianamente i sistemi IT. La tecnologia costituisce per loro un supporto o un ostacolo nello svolgimento delle loro attività? Allo stesso tempo, la vostra decisione dovrebbe tener conto dei feedback dei clienti.

3. Ora dovreste chiedervi di quale hardware e software avete bisogno per la realizzazione.

Descrivete le vostre esigenze – sia il vostro personale IT che un fornitore di servizi esterno può dedurre come dovrebbe essere strutturata la vostra infrastruttura e di quali sistemi e applicazioni avete bisogno. Questi elementi devono corrispondere esattamente alle vostre esigenze, quindi non essere una soluzione di serie. 

4. Soluzione interna o esterna per la creazione di un proprio reparto IT?

La questione dell’outsourcing dell’IT viene posta frequentemente, ma non sempre è esaminata in modo sufficientemente dettagliato. Guardate la domanda da diverse prospettive:

• dipende dalle dimensioni della vostra azienda e del vostro progetto. Più è grande, più è probabile che abbiate bisogno di collaboratori interni.
• La questione dei costi: anche nelle piccole aziende sono necessari almeno due collaboratori IT per garantire un livello di disponibilità sufficientemente elevato. Inoltre, il tema dell’IT è così ampio che una sola persona non può coprire tutti i settori rilevanti.
• La questione se effettuare un reparto interno o rivolgersi all’esterno è alquanto incisiva. Si tratta più che altro di ponderazione: anche facendo il più possibile da soli, per l’hardware e il software, ad esempio, si dipende da fornitori esterni di servizi. Il computer proviene da HP o Apple, il sistema operativo Windows da Microsoft e Photoshop da Adobe.

Per saperne di più sulle opportunità e sui rischi di un reparto IT interno e di un partner esterno, consultate i due articoli successivi di questa serie.

5. Avvio / Gestione del progetto

Quando si avvia un progetto IT, ciò va fatto correttamente, proprio come avviene per qualsiasi altro progetto. È consigliabile nominare un responsabile di progetto che abbia in mano le redini di tutto e mantenga la visione d’insieme. Idealmente, questa persona ha già maturato esperienza con progetti IT e può portare valore aggiunto al vostro business. 

6. Non sottovalutare i costi

In linea di principio va osservato che i costi iniziali per i progetti IT sono nella maggior parte dei casi inferiori ai costi successivi, sia che si tratti del normale esercizio, di modifiche o ampliamenti. Pertanto è necessario essere preparati per (spiacevoli) sorprese. I superamenti del budget vanno messi in conto. 

7. Formare i collaboratori su come usare l’IT

I dati sono un’importante materia prima e un fattore di successo per la stragrande maggioranza delle aziende. Per questo motivo è ancora più importante che voi e i vostri collaboratori trattiate le informazioni con attenzione e, soprattutto, proteggiate l’accesso alle informazioni. Nell’articolo «Per il bene della vostra azienda: come funziona la sicurezza IT» scoprite cosa potete fare al livello di cyber security e come proteggervi.

L’IT management è una sfida permanente

Una volta che l’infrastruttura è pronta e funzionante, il progetto non è affatto concluso. L’infrastruttura IT deve essere mantenuta: aggiornamenti o manutenzione, ad esempio, sono necessari quasi quotidianamente. I programmi obsoleti saranno sostituiti da nuovi e di tanto in tanto, sicuramente, qualcosa non funzionerà come desiderato. A parte questo, dovreste prestare attenzione alla sicurezza dei vostri sistemi. Cosa fare in proposito si può leggere nell’articolo«Sicurezza IT e protezione dei dati: gli errori che le piccole imprese dovrebbero evitare».