Zahlungs- und Lieferbedingungen auszuhandeln lohnt sich

Manuel Rieder, Co-Geschäftsführer der Tarzan GmbH: «Als Label für nachhaltige Streetfashion und Corporate Fashion arbeiten wir mit Lieferanten aus Bulgarien, Slowenien, Portugal, der Türkei und Indien zusammen. Wir haben zum einen die Erfahrung gemacht, dass das günstigste Angebot nicht immer das beste ist und dass sich Muster lohnen. Denn bei der Produktion kann immer etwas schief gehen: Mit Mustern minimieren wir das Risiko, ein Endprodukt in ungenügender Qualität zu erhalten. Gut regeln sollte man auch die Zahlungs- und Lieferbedingungen. Wir zum Beispiel bezahlen wir 30% bei Auftragsvergabe, einen weiteren Teil, wenn die Ware versandbereit ist und den Rest bei Erhalt. Als relativ kleines Unternehmen ist der Verhandlungsspielraum eingeschränkt. Trotzdem fordern wir wenn immer möglich einen vertraglich abgesicherten Rabatt für zu spät gelieferte Ware oder die Zusage, dass die Kleidungsstücke bei Verzögerungen in der Produktion auf Kosten des Exporteurs per Luftfracht geschickt werden müssen. Als sehr wichtigen Erfolgsfaktor bei grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen erachten wir den persönlichen Kontakt, der vieles in der Zusammenarbeit erleichtert. Und so entstehen auch langfristige Partnerschaften wie zum Beispiel mit einem indischen Lieferanten, mit dem wir seit unserer ersten T-Shirt-Produktion zusammenarbeiten.»

Beim Auslandgeschäft sind viele Bestimmungen zu beachten

Angela Hausammann, Audio Bauer Pro AG: «Als weltweit tätiges Unternehmen, das professionelle Mikrofone und Ohrhörer produziert und vertreibt, entwickeln wir für unsere Kunden sehr oft Spezialprodukte nach ihren Wünschen. Dabei ist es enorm wichtig, dass keine Missverständnisse entstehen. Auch wenn viele in Englisch kommunizieren können, ist es manchmal dennoch schwierig, am Telefon oder per E-Mail die Einzelheiten abzuklären. Aus diesem Grund bevorzugen wir die Kommunikation per Skype, damit man zusätzlich noch die Möglichkeit hat, das Produkt zu zeigen. Beim Export ist besonders herausfordernd, dass wir Kunden aus Ländern mit unterschiedlichen Zeitzonen beliefern. Dies erfordert Flexibilität und oftmals die Bereitschaft, Gespräche am Abend oder früh am Morgen zu führen. Und beim Import müssen die strikten Importbestimmungen einzelner Länder berücksichtigt werden, Dokumente wie Handelsrechnungen oder Lieferscheine müssen extra angepasst werden. Beispielsweise gibt es Länder, in denen auf den Handelsrechnungen kein Rabatt erscheinen darf. Wenn ich einem Unternehmen mit keiner oder wenig Erfahrung Tipps für Auslandgeschäft geben soll, sind dies die folgenden:

• Warensendungen an neue Kunden nur per Vorauskasse versenden
• Preise in verschiedenen Währungen anbieten: CHF /EURO /USD und entsprechende Konten eröffnen
• Kontakt nicht nur via E-Mail pflegen, sondern auch per Telefon oder Skype
• Berücksichtigen, dass andere Länder andere Mentalitäten haben, d.h. was in der Schweiz gilt oder normal ist, wird in anderen Ländern ganz anders gesehen bzw. anders gehandhabt
• Alle Abläufe intern dokumentieren inkl. Spezialwünsche / Einfuhrbestimmungen usw.
• Warensendungen immer genauestens überprüfen bevor sie versendet werden, da ein Umtausch ins Ausland mit sehr viel Aufwand verbunden ist

Vorsicht bei den Transportkosten und vor Cyberkriminalität

Reto Lüscher, Voyage Cycling Store: «Da gute Konditionen im Import meist mengenabhängig sind, hat man als kleines Unternehmen oft keine starke Verhandlungsposition. Um ein Entgegenkommen zu erzielen, muss also gute Argumente ins Feld führen und seine Situation seinem Geschäftspartner verständlich erklären. Bei Verhandlungen mit ausländischen Lieferanten zeige ich zum Beispiel auf, dass es für sie auch mit etwas weniger Marge durchaus lohnenswert sein kann, in der Schweiz einen guten Vertriebspartner zu haben – gerade wenn es wie bei unseren Velos um Produkte geht, die auch Beratung vor Ort erfordern. Ein weiteres wichtiges Thema beim Auslandgeschäft ist für uns und wohl auch viele andere KMU die Transportkosten. Denn gerade bei Lieferungen mit geringem Warenwert können diese ein grosser Posten sein. Diesbezüglich ist es mein Tipp, bei Möglichkeit die Lieferungen zu bündeln oder nicht per Spedition als Stückgut auf Paletten, sondern per Päcklidienst zu versenden oder versenden zu lassen. Und noch etwas ganz anderes würde ich als Rat geben: Geben Sie Acht in Bezug auf Cyberkriminalität und geben Sie keine Bankverbindungen über E-Mail an. Wir hatten einen Fall, bei dem sich Cyberkriminelle sehr professionell in die Kommunikation mit einem Kunden im Ausland eingehakt und ihm eine falsche Bankverbindung zugestellt haben. Das Resultat war: Der Kunde zahlte auf dieses ein und wir haben das Geld verloren.»