Suchen Sie für Ihre IT-Infrastruktur eine externe Lösung, gibt es verschiedene Chancen und Risiken, die Sie im Hinterkopf behalten sollten. Hier listen wir die wichtigsten Punkte auf. Beachten Sie dabei, dass die Frage intern oder extern etwas gar plakativ ist. Vielmehr geht es um Ihre persönliche Gewichtung; das heisst, ob Sie IT-Dienstleistungen eher von einem anderen Unternehmen kaufen wollen oder ob Sie einen grösseren Anteil über eigene IT-Mitarbeitende abdecken möchten.

Vorteile der Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern

• Der Kunde ist König: Externe Partner bieten Ihnen oft umfassenden IT-Support und garantieren Ihnen die Wartung Ihrer Systeme mit sogenannten Service Level Agreements (SLA). Hier ist es wichtig, dass Sie den Inhalt dieser SLAs gut verhandeln. Sollen zum Beispiel Patches zeitnah eingespielt werden, muss ein Versäumnis Konsequenzen haben. Dies kann in der Form einer Geldleistung gelöst werden oder über zusätzliche unentgeltliche Dienstleistungen usw.
• IT-Unternehmen verfügen in der Regel über Erfahrung in der Umsetzung ähnlicher Projekte und können entsprechend kompetente Beratung anbieten.
• Grundsätzlich stehen Ihnen IT-Partner flexibel zur Verfügung, aber auch das ist natürlich Verhandlungssache.
• Spezialisierte IT-Partner verfügen über hohes fachliches Know-how.
• Die Verantwortung bei Problemen liegt beim IT-Dienstleister, worauf Sie ihn via SLA behaften können. Allerdings können Sie je nach Dienstleistung, die Sie erbringen, trotzdem belangt werden. So sind zum Beispiel Finanzinstitute auch dann gegenüber der Finanzmarktaufsicht (FINMA) verantwortlich, wenn sie gewisse Services outsourcen.
  

Nachteile der Zusammenarbeit mit externen IT-Partnern

• Ein externer IT-Dienstleister kann kostspielig werden, wenn man ihn öfters als nur punktuell braucht.
• Es besteht das Risiko, dass ohne eigene IT-Abteilung entscheidendes Know-how in Ihrer Firma fehlt.
• Die Reaktionszeit ist je nach Problem tiefer als bei eigenen IT-Mitarbeitenden.
• Ein externer Anbieter ist nicht Teil Ihrer Firma, was zu Konflikten führen kann, etwa bezüglich Aufträge, Kompetenzen usw.
• Thema Datensicherheit: Externe IT-Dienstleister haben möglicherweise Zugriff auf sensible Systeme und Daten. Das kann ein gefährliches Einfallstor sein.

Worauf Sie achten sollten

• Wählen Sie einen IT-Dienstleister, der Sie, Ihre Bedürfnisse, Ihr Geschäft und Ihre Prozesse versteht. Das ist zentral.
• Sie müssen mit dem IT-Partner regelmässig zusammenarbeiten. Legen Sie deshalb Wert auf die menschliche Komponente: Passt die Zusammenarbeit? Hierfür können Sie Testläufe mit denjenigen Mitarbeitenden organisieren, die oft im Kontakt mit dem IT-Dienstleister stehen werden. Treten Schwierigkeiten auf, sollten Sie sich nach einem anderen Unternehmen umschauen.
• Auch wenn Sie so viel wie möglich an IT-Services auslagern möchten: Stellen Sie sicher, dass in Ihrer Firma jemand arbeitet, der genügend von der Materie versteht, um die Arbeit Ihres Anbieters beurteilen zu können. 
• Eckpfeiler der Servicequalität sollten Sie in Service Level Agreements (SLA) festhalten: Was passiert zum Beispiel, wenn Ihr Server für mehr als eine Stunde ausfällt? In einem solchen Fall können Sie Strafzahlungen festlegen.
• Seien Sie sich bei Standardprodukten bewusst, dass Sie nie alle Ihre Anforderungen erfüllen können. Standardprodukte haben aber den Vorteil, dass sie oft einfach und günstig zu warten sind oder keine komplizierten Schnittstellen aufweisen.
• Mittlerweile wird in vielen IT-Projekten ein agiler Ansatz verfolgt. Das heisst, Sie erhalten in einem ersten Schritt «nur» ein Halbfabrikat, das dann laufend an die Praxis angepasst und verbessert wird. So verhindern Sie, die Katze im Sack zu kaufen.
• Derzeit lagern viele Unternehmen ihre Daten von eigenen Servern entweder in einen «Dedicated Server» oder in die «Cloud» aus. Das ist nicht das Gleiche: Bei ersterem können Sie sich einen vertrauenswürdigen Schweizer Partner aussuchen, bei dem Sie genau wissen, wo sich Ihre Server befinden. Das hat viele Vorteile, weil Sie sich weder um die Hardware noch um die Sicherheit kümmern müssen, wenn Sie kein eigenes Rechenzentrum betreiben. Etwas heikler sind «Cloud»-Dienste, bei denen nicht klar ist, wo genau Ihre Daten gespeichert werden und je nach Anbieter auch die Qualität des Supports im Problemfall nicht über alle Zweifel erhaben ist. Erfahren Sie im Artikel «IT-Sicherheit und Datenschutz: Diese Fehler sollten Kleinunternehmen vermeiden», wie Sie mit dem Datenschutz in Ihrer IT umgehen können. 

Wenn Sie sich dazu entscheiden, mit einem externen Partner zusammenzuarbeiten, wissen Sie nun, worauf es zu achten gilt. Generell lässt sich sagen: Informieren Sie sich, testen Sie aus, lassen Sie sich beraten und holen Sie mehrere Meinungen bzw. Offerten ein, bevor Sie eine grosse Investition tätigen.