Was ist Lean Management?

Das Wort «Lean», was so viel wie «schlank» bedeutet, lässt den Grundsatz der Management Methode bereits erahnen: Effizienz. Um diese zu erreichen, gibt es drei Lösungswege: Auf die Wertsteigerung für Kunden und Kundinnen fokussieren, Verschwendungen jeglicher Art vermeiden und sich kontinuierlich verbessern. Seinen Ursprung hat Lean Management in Japan, wo der Ansatz erstmals in der Autoherstellung angewandt wurde. Obwohl Produktionsbetriebe als Erste Lean Management, oder genauer gesagt Lean Production, einsetzten, wurde dessen Grundgedanke in praktisch allen Branchen aufgenommen. Mit der Zeit entstanden so neue Methoden zur Optimierung unternehmerischer Prozesse. Beispiele dafür sind Lean Leadership, Lean Development, Lean Administration und sogar Lean Thinking.

Was bringt Lean Management dem Unternehmen?

Lean Management zeigt auf mehreren Ebenen einen positiven Effekt. Die Arbeit kann dank vereinfachten Prozessen ohne unnötige Zwischenschritte schneller und besser erledigt werden. Das steigert die Produktivität und somit den Umsatz. Kundinnen und Kunden sowie Mitarbeitende profitieren ebenfalls. Wird das Team mit seinen individuellen Kompetenzen mit einbezogen, sind die Mitarbeitenden motivierter und treiben den Veränderungsprozess voran. Durch die Reduktion von Verschwendung werden weitere Ressourcen frei. Je nach Unternehmen und Branche bedeutet das für die Kundschaft tiefere Preise, höhere Qualität, eine bessere Verfügbarkeit oder mehr Individualität.

Welche sind die 5 Lean Prinzipien?

Die Lean Management Methode stützt sich auf folgende fünf Grundprinzipien:

• Wertidentifizierung: Das Unternehmen muss wissen, welchen Mehrwert es seiner Kundschaft liefert.
• Wertstromanalyse: Das Unternehmen muss wissen, in welchen Prozessschritten der Mehrwert entsteht.
• Workflow schaffen: Das Unternehmen muss einen reibungslosen Arbeitsablauf sicherstellen, den es langfristig aufrechterhalten kann.
• Pull-System definieren: Das Unternehmen arbeitet nur dann, wenn Bedarf besteht.
• Kontinuierliche Verbesserung: Das Unternehmen muss seine Prozesse fortlaufend überwachen und optimieren.

Wie lean ist mein Management? Wie mache ich es leaner?

Gemäss Grundprinzip Nummer fünf ist die Optimierung theoretisch nie abgeschlossen. Das mag im ersten Moment extrem und anspruchsvoll klingen, Perfektion ist aber nicht das Ziel. Vielmehr geht es darum, das Bewusstsein zu schärfen und agil auf Veränderungen zu reagieren. Wenn Sie wissen möchten, wie effizient die Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen sind, und wie Sie die Effizienz steigern können, fangen Sie am besten bei den Basics an. Die fünf vorgestellten Prinzipien leisten Orientierungshilfe. Zudem sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Unternehmensziele immer klar und messbar sind. Im Business Blog finden Sie eine Anleitung zu SMART-definierten Zielen.

Kennen Sie den Mehrwert Ihres Unternehmens?

Um diese Frage zu beantworten, machen Sie sich bewusst, wofür Ihre Kundschaft bereit ist, zu bezahlen. Was braucht sie von Ihnen und was nicht? Je besser Sie die Kundenbedürfnisse und -probleme kennen, desto genauer können Sie Ihren Beitrag zur Lösung bewerten und optimieren.

Verschwendungen erkennen und beseitigen

Bestimmt haben Sie im Arbeitsalltag bereits Situationen erlebt, wo Ressourcen verschwendet wurden. Dabei sind nicht nur Energie oder Geld gemeint, sondern jegliche Art von Ressourcen, die zur Wertschöpfung beitragen. Zum Beispiel Arbeitsaufwand, Technologie, Infrastruktur, Energie, Platz, Transport, Know-how usw. Weil Verschwendung immer mit unnötigen Kosten einhergeht, möchten Unternehmer und Unternehmerinnen sie möglichst minimieren. Das prozessorientierte Lean Management schafft hier Abhilfe, da alle Arbeitsabläufe beleuchtet und optimiert werden.

Tools und Methoden zielorientiert einsetzen

Wertstrom-Analyse

Eine Methode, die bei der Prozessoptimierung Unterstützung bietet, ist die Wertstrom-Analyse. Dabei wird der Wertstrom, also alle Schritte, Mitarbeitende und Ressourcen, die an der Entstehung des Endprodukts beteiligt sind, visualisiert. Zugegeben, das ist viel Arbeit. Die Visualisierung verschafft Ihnen aber einen guten Überblick und hilft bei ersten Erkenntnissen und Schlussfolgerungen. Überlegen Sie sich, wie lange welche Prozesse dauern, welche Arbeitsschritte wie viel Zeit benötigen und wo es zu Verzögerungen oder Verschwendungen kommt. Wichtig: Hier muss faktenorientiert vorgegangen werden. Meinungen und Vermutungen können die Ausgangslage verfälschen.

PDCA-Zyklus

Ein einfaches, aber effektives Modell zur kontinuierlichen Verbesserung ist der PDCA-Zyklus. PDCA ist kurz für «Plan», «Do», «Check», «Act». Der Ablauf wiederholt sich immerzu und baut jeweils auf den neu gewonnenen Erkenntnissen auf. Damit passt das Modell perfekt zu den Lean-Prinzipien.

Weitere Tools

Auch ganz spezifische Tools können Unternehmerinnen und Unternehmer dabei unterstützen, ihre Prozesse zu verschlanken. PostFinance bietet beispielsweise das Cash & Multibanking Tool (CMT) und diverse Debitoren-Lösungen an, damit Sie Ihre Finanzen ohne grossen Aufwand jederzeit im Griff haben.

Veränderungen geschehen nicht über Nacht

Schlankes Management hat klare Vorteile und erfreut sich grosser Beliebtheit. Unternehmen sollten sich allerdings bewusst sein, dass es keine One-fits-all-Lösung ist, sondern auf die jeweilige Situation angewendet und adaptiert werden sollte. Um «leaner» zu werden, muss im Unternehmen ein Umdenken stattfinden, das über reine Prozessoptimierung hinausgeht. Es kann hilfreich sein, zuerst die Low hanging fruits zu ernten, indem Lean Management in Teilbereichen umgesetzt wird, die einfach zu verbessern sind und schnelle Erfolge ermöglichen. Von da aus lässt sich der Ansatz Schritt für Schritt beliebig weit ausrollen.