Sie wollten noch die Zahlen des letzten Monats überprüfen. Aber Ihre Buchhaltungssoftware scheint nicht zu funktionieren. Dann bemerken Sie: keine Internetverbindung, keinen Zugang zur Cloud – wieder mal. Es ist schon später am Abend. Ihr IT-Support ist nicht erreichbar. Solche und ähnliche ärgerliche Situationen haben viele Unternehmer schon mal erlebt. Und meistens gibt man die Schuld dabei der IT.

Wofür steht IT überhaupt?

IT ist ein sehr weit gefasster Begriff. Die Abkürzung selbst steht für Informationstechnik: Es geht also um Informations- und Datenverarbeitung, wofür Technik genutzt wird. Grob können drei Ebenen unterschieden werden: Die Basis bildet die IT-Infrastruktur, also die technischen Systeme – zum Beispiel Server oder Computer. Darauf werden in der zweiten Ebene Applikationen und Betriebssysteme ausgeführt, etwa Microsoft Office. Die dritte Ebene umfasst alle Organisationsprozesse, die mithilfe der anderen Ebenen ausgeführt werden: von der E-Mail über die elektronische Datenablage bis zu komplexen Produktionsprozessen.

IT betrifft Ihre Organisation in umfassender Weise. Deshalb sollten Sie den Aufbau Ihrer IT-Infrastruktur zur Chefsache erklären. Doch wo beginnen Sie? Strukturieren Sie Ihre Planung anhand der folgenden sieben Schritte.

1. Analyse der Ist-Situation

Verschaffen Sie sich zuerst einen Überblick über die Prozesse in Ihrer Firma und den damit verbundenen IT-Bedürfnissen. Welche Hardware und Software benötigen Sie dafür? Dokumentieren Sie die Anforderungen Ihrer Mitarbeitenden an die IT-Infrastruktur. Das ist die Unternehmenssicht oder Innensicht. Gleichzeitig interagieren Sie mit Ihren Kunden und Kundinnen. Wie tun Sie das? Inwiefern greifen Sie dafür auf IT zurück? Wie können Sie das Kundenerlebnis und Ihre Kundenbeziehungen verbessern? Das ist die Markt- oder Aussensicht, die Sie ebenfalls im Blick haben sollten. Bitten Sie Kunden dafür explizit um Rückmeldung, denn so erhalten Sie äusserst wertvolle Informationen.

2. Digital oder analog?

Nach der Analyse der Ist-Situation fragen Sie sich, welche Ihrer Prozesse Sie digital abwickeln wollen. Welchen Mehrwert bringt das? Welche Ressourcen und Infrastruktur fordert die Digitalisierung? Beziehen Sie Ihre Mitarbeitenden in diesen Prozess mit ein. Sie sind es letztendlich, die täglich die IT-Systeme nutzen. Unterstützt oder hindert sie die Technik an der Ausübung ihrer Tätigkeiten? Gleichzeitig sollten Sie die Kundenrückmeldungen in die Entscheidung einfliessen lassen.

3. Nun sollten Sie sich fragen, welche Hard- und Software Sie zur Realisierung benötigen.

Beschreiben Sie Ihre Bedürfnisse – daraus können entweder Ihre eigenen IT-Angestellten oder ein externer Dienstleister ableiten, wie Ihre Infrastruktur aufgebaut sein sollte und welche Systeme und Anwendungen Sie benötigen. Diese sollten genau Ihren Bedürfnissen entsprechen – also keine Lösung von der Stange sein. 

4. Interne oder externe Lösung beim Aufbau einer eigenen IT-Abteilung?

Die Frage nach dem IT-Outsourcing wird häufig gestellt, aber nicht immer genügend genau untersucht. Beleuchten Sie die Frage aus unterschiedlichen Perspektiven:

• Es kommt auf die Grösse Ihrer Firma und Ihres Projektes an: Je grösser, desto eher verfügen Sie über eigene Mitarbeitende.
• Kostenfrage: Auch in kleinen Unternehmen braucht es mindestens zwei IT-Mitarbeitende, damit eine genügend hohe Verfügbarkeit geboten werden kann. Darüber hinaus ist das Thema IT so umfassend, dass eine Person allein kaum alle relevanten Bereiche abdecken kann.
• Die Frage intern oder extern ist etwas plakativ. Es ist vielmehr eine Frage der Gewichtung: Auch wenn Sie so viel wie möglich selbst machen, sind Sie zum Beispiel für Hard- und Software auf externe Dienstleister angewiesen. Der Computer stammt von HP oder Apple, das Windows-Betriebssystem von Microsoft und Photoshop von Adobe.

Zu den Chancen und Risiken einer internen IT-Abteilung und eines externen Partners lesen Sie mehr in den beiden Folgeartikel dieser Serie

5. Projekt aufgleisen / Projektmanagement

Wenn ein IT-Projekt initiiert wird, muss es sauber aufgegleist werden – genauso wie jedes andere Projekt auch. Es empfiehlt sich, einen Projektleiter zu ernennen, der alle Fäden in den Händen hält und die Übersicht behält. Im Idealfall hat diese Person bereits Erfahrung mit IT-Projekten und kann einen Mehrwert in Ihr Unternehmen bringen. 

6. Kosten für IT-Aufbau nicht unterschätzen

Grundsätzlich ist bei IT-Projekten die Regel zu beachten, dass die Initialkosten in den meisten Fällen tiefer sind als die Kosten, die danach anfallen – sei es für den laufenden Betrieb, Änderungen oder Erweiterungen. Deshalb müssen Sie sich auf (unliebsame) Überraschungen gefasst machen. Budgetüberschreitungen sind einzukalkulieren. 

7. Mitarbeitende im Umgang mit IT schulen

Daten sind ein wichtiger Rohstoff und Erfolgsfaktor für die allermeisten Unternehmen. Umso wichtiger ist es, dass Sie und Ihre Mitarbeitenden sorgfältig mit Informationen umgehen und in erster Linie natürlich den Zugang zu Informationen schützen. Was Sie punkto Cyber Security tun und wie Sie sich schützen können, erfahren Sie im Artikel «Ihrem Business zuliebe: So geht IT-Sicherheit».

IT-Management ist eine dauerhafte Herausforderung

Steht Ihre Infrastruktur, ist das Projekt keineswegs abgeschlossen. IT-Infrastruktur will gepflegt sein: Fast täglich fallen zum Beispiel Updates oder Wartungen an. Veraltete Programme werden durch neue ersetzt und sicherlich wird ab und zu etwas nicht nach Wunsch funktionieren. Abgesehen davon sollten Sie ein Augenmerk auf die Sicherheit Ihrer Systeme legen. Was Sie dafür tun können, lesen Sie im Artikel «IT-Sicherheit und Datenschutz: Diese Fehler sollten Kleinunternehmen vermeiden».