Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind das wichtigste Kapital. Sie spielen für den Erfolg jedes Unternehmens eine Schlüsselrolle. Bei zahlreichen Kleinunternehmen stellt der Personalaufwand denn auch einen der grössten Kostenblöcke dar. Umso wichtiger ist es, regelmässig zu messen, wie effizient und effektiv das Humankapital im Unternehmen eingesetzt wird. Erheben Sie dazu einige wichtige Personalkennzahlen und vergleichen Sie diese in bestimmten Zeitabständen (zum Beispiel einmal pro Jahr).

Die Kennzahlen verhelfen Ihnen als Inhaberin, als Inhaber eines Kleinunternehmens zu einem besseren Verständnis über die Zusammenhänge zwischen Personal(-kosten) und der Unternehmensleistung. Und dieses Verständnis können Sie sich zunutze machen, um Ihr Unternehmen zu steuern. Wenn Sie zum Beispiel erkennen, dass der Gewinn pro Mitarbeitenden stetig kleiner wird, können Sie Gegensteuer geben, indem Sie entweder die Kosten senken, die Marge erhöhen oder Leistungssteigerungen ermöglichen. Mit folgenden fünf Personalkennzahlen schaffen Sie eine gute Grundlage, um in Ihrem Kleinunternehmen Optimierungspotenzial aufzudecken:

Personalkennzahl 1: Gewinn pro Mitarbeitenden

Indem Sie den Gewinn ins Verhältnis zu den Anzahl Mitarbeitenden (Summe Vollzeitäquivalente) setzen, erhalten Sie den Gewinn pro Mitarbeitenden. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten. Haben Sie zum Beispiel zwei Mitarbeitende, wovon einer 70% und der andere 30% arbeitet, entspricht deren Arbeitsleistung 1 Vollzeitäquivalent. Das Vollzeitäquivalent (Abkürzung: VZÄ bzw. FTE = Full Time Equivalent) gibt an, wie viele Vollzeitstellen sich rechnerisch bei einer gemischten Personalbelegung mit Teilzeitbeschäftigten ergeben. 

Gut zu wissen

Wenn Sie feststellen, dass sich der Gewinn pro Mitarbeitenden immer mehr verkleinert, sind Massnahmen zur Kostensenkung (z.B. Senkung der Produktions- oder Mitarbeiterkosten) oder Gewinnsteigerung (z.B. durch höhere Margen oder Leistungssteigerungen) angezeigt.   

Personalkennzahl 2: Durchschnittlicher Personalaufwand

Der durchschnittliche Personalaufwand setzt die Gesamtpersonalkosten ins Verhältnis zu den Anzahl Mitarbeitenden. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). Die Personalkosten enthalten neben dem Gehalt auch sonstige Zuwendungen wie Boni, Lohnnebenkosten sowie die Sozialabgaben des Arbeitgebers. 

Gut zu wissen

• Besonders interessant ist diese Kennzahl im Branchenvergleich. Der durchschnittliche Personalaufwand lässt Rückschlüsse ziehen, wie Ihre Mitarbeitenden im Vergleich zu Ihren Wettbewerbern entlohnt werden und kann somit als Grundlage für personalpolitische Entscheidungen dienen.
• Steigen die Personalkosten bei gleichbleibendem Gewinn, ist dies ein Warnsignal. Steigen etwa bei einem Jahresgewinn von CHF 100’000.– die durchschnittlichen Lohnkosten um CHF 30’000.– pro Jahr, ist der Gewinn nach drei Jahren «aufgefressen».  
  

Personalkennzahl 3: Umsatz pro Mitarbeitenden

Indem der Umsatz durch die Anzahl Mitarbeitende geteilt wird, erhalten Sie mit der Kennzahl Umsatz pro Mitarbeitenden Informationen zur Effizienz und zu den Kosten. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

• Aus dem Umsatz pro Mitarbeitenden lassen sich Rückschlüsse auf die Produktivität des Unternehmens ziehen – insbesondere, wenn sich als Vergleichsgrösse der  Branchendurchschnitt heranziehen lässt.
  
• Ein steigender Umsatz pro Mitarbeitenden lässt einen steigenden Gewinn annehmen.
  
• Berücksichtigen Sie bei der Betrachtung dieser Kennzahl auch die möglichen Gründe der Veränderungen über die Zeit. So kann der Umsatz pro Mitarbeitenden zum Beispiel auch ansteigen, weil das Unternehmen Kosten spart. 

Personalkennzahl 4: Fluktuationsrate

Die Fluktuationsrate zeigt die Zahl der freiwilligen und unfreiwilligen Abgänge im Verhältnis zur Anzahl Mitarbeitende. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

Eine hohe Fluktuationsrate bedeutet in der Regel einen hohen Mehraufwand und zusätzliche Kosten für das Unternehmen. Beachten Sie, dass diese Kennzahl immer auch konjunkturabhängig ist. 

Personalkennzahl 5: Altersstruktur

Die Altersstruktur misst den altersmässigen Aufbau der Belegschaft in Prozent. Rechnen Sie dabei mit Vollzeitäquivalenten (siehe Kennzahl Gewinn pro Mitarbeitenden). 

Gut zu wissen

Bei dieser Kennzahl gibt es kein richtig oder falsch. Jedoch kann die Altersstruktur Hinweise zum künftigen Rekrutierungsbedarf liefern, etwa im Falle einer Überalterung. Darüber hinaus zeigen die Ergebnisse natürlich auch auf, ob gewisse Altersklassen unterrepräsentiert sind.

Zusätzlich zur Erhebung und zur Analyse dieser fünf wichtigsten Personalkennzahlen ist es empfehlenswert, im persönlichen Gespräch auch weiche Faktoren regelmässig abzufragen, wie das Commitment des Mitarbeitenden zum Unternehmen, die Arbeitszufriedenheit, das Wohlbefinden des Mitarbeiters im Unternehmen und die Attraktivität als Arbeitgeber. Beachten Sie dabei, dass das Feedback Ihrer Mitarbeitenden nur ehrlich sein kann, wenn eine Vertrauensbasis besteht und sie keine Angst haben müssen, sich auch einmal kritisch zu äussern. Nutzen Sie auch diese Ergebnisse, um daraus Verbesserungen abzuleiten. Denn – gleich wie im Sport – müssen auch die weichen Faktoren stimmen, um gemeinsam mit dem Team Top-Leistungen abrufen zu können.